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Mit der Assistenzfunktion kann ein User Spesen im Namen von anderen verwalten. Eine Assistenz kann für diejenigen Personen, welche sie unterstützt, Spesenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen zu erstellen, einreichen und zurückziehen, sowie deren Transaktionsmatching zu verwalten.
Du kannst jeweils nur einen Delegierten für Spesen zuweisen. Du kannst jedoch mehreren Personen Assistentenrechte für Spesen und Rechnungen erteilen. Wenn Du jemandem Assistentenrechte zuweist, behältst du weiterhin Zugriff auf und Kontrolle über deine eigenen Spesen – der einzige Unterschied ist, dass auch jemand anderes sie verwalten kann.
Assistenz-Rollen können für neue oder bestehende Yokoy-User in Deinem Unternehmen eingerichtet werden. Du kannst entweder von einem anderen User selber, oder von Dir als HR-User zugeordnet werden. Siehe: Wie kann ich eine Assistenz für meine Spesenverwaltung hinterlegen?
Einrichten einer Assistenz-Rolle
Wenn Du eine Assistenz hinzufügen möchtest während Du ein neues User-Konto in Yokoy anlegst, siehe: Füge neue Mitarbeitende zu Yokoy hinzu.
Um einem bestehenden User eine Assistenz zuzuweisen, gehe zu HR, Tab User-Verwaltung. Du kannst dann den User, dem Du eine Assistenz zuweisen möchtest, entweder auswählen oder über die Suchleiste finden.
Wenn Du auf einen User klickst, öffnet sich ein neues Fenster. Wähle im Mein/e Assistent/in Dropdown-Menü den User aus, den Du für die Assistenz autorisieren möchtest. Um die Assistenz-Einstellungen abzuschliessen, klicke auf Speichern.
Entfernen einer Assistenz-Rolle
Um eine Assistenz-Zuweisung zu entfernen, kannst Du in der User-Verwaltung den User auswählen, dem Du die Zuweisung der Assistenz entziehen möchtest.
Wenn Du den User ausgewählt hast, öffnet sich ein neues Fenster. Wähle im Dropdown-Menü Mein/e Assistent/in die Option Keine Auswahl. Dadurch wird die Zuweisung der Assistenz-Rolle aufgehoben. Um den Vorgang abzuschliessen, klicke anschließend auf Speichern.