🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigungen für Spesenregeln

Oft legen Firmen bestimmte Grenzen für Ausgaben in verschiedenen Kategorien fest. Zum Beispiel kann Deine Firma ein Maximum von 300 EUR für Flüge festlegen. Mit Spesenregeln kann Yokoy Dein Reglement durchsetzen und Spesen markieren, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

Wenn Du eine Spesenregel erstellst, kannst Du einen Minimal- und/oder Maximalbetrag festlegen. Alle manuell erstellten Spesen werden mit einer Reglement-Verstoß-Warnung versehen, wenn sie die Bedingung nicht erfüllen. Spesenregeln gelten nicht für automatisch generierte Spesen (Tagespauschalen oder Fahrtpauschalen).

Die Währung, in der die Minimal- und Maximalbeträge ausgedrückt werden, ist immer die Währung der Firma. Wenn die Währung der Spesen von der Währung der Firma abweicht, rechnet Yokoy die Spesenbeträge in die Währung der Firma um und prüft dann, ob der Betrag den in der Spesenregel festgelegten Betrag übersteigt.

Spesenregeln einrichten

Um eine Spesenregel in Yokoy zu verwenden:

Erstelle eine Spesenregel (Admin > Spesenregeln)
Weise die Spesenregel einem Mitarbeiterreglement zu.
Weise das Mitarbeiterreglement allen betroffenen Benutzern zu.
Aktiviere die Option Warne bei Regelverstößen für die Firma.

Eine Spesenregel muss einem Mitarbeiterreglement zugewiesen werden. Andernfalls wird die Regel ignoriert und im Spesenformular wird keine Warnung angezeigt.

Spesenregeln erstellen

Um eine neue Spesenregel einzurichten, gehe zu Admin > Spesenregeln.

Klicke auf + Neue Spesenregel und gib alle Details ein. Klicke auf Speichern oder Aktivieren, um die Regel sofort in Kraft zu setzen.

Feld	Beschreibung
Name	Der Name der Spesenregel. Dieser Name wird als Teil der Warnung angezeigt, wenn eine Spese die Spesenregel nicht erfüllt.
Kategorie	Die Kategorie, auf die die Spesenregel angewendet wird. Alle Spesen, die dieser Kategorie (und den ausgewählten Ländern) zugeordnet sind, müssen innerhalb der Minimal- und Maximalbeträge liegen.
Limitiere Regel auf Länderauswahl	Standardmäßig gilt die Spesenregel für alle Länder. Wenn Du keine Länder auswählst, gilt die Regel für alle Länder.
Minimal zulässiger Betrag	Der Mindestbetrag, ab dem Spesen zulässig sind. Lass dieses Feld leer, wenn es nicht zutrifft.
Maximalbetrag	Der Höchstbetrag, bis zu dem Spesen geltend gemacht werden können. Lass dieses Feld leer, wenn es nicht zutrifft.
Beschreibung	Füge bei Bedarf eine Beschreibung der Spesenregel bei.
ID	Individuelle Kennung der Spesenregel, die automatisch generiert wird.

Spesenregeln importieren

Alternativ kannst Du mehrere Spesenregeln per CSV importieren. Alle importierten Spesenregeln werden automatisch aktiviert. Wenn die eingegebene Kategorie nicht existiert, wird die Regel nicht erstellt.

Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.

Klicke auf Datei importieren.
Durch Drücken auf Beispiel kannst du eine Vorlage herunterladen, in die Du Deine spezifischen Spesenregeln eintragen und später in Yokoy aktualisieren kannst. Fülle die Datei aus, drücke auf Datei wählen, um sie in Yokoy hochzuladen, und drücke auf Import starten.

Wenn die Regeln importiert wurden, kannst Du einen Bericht herunterladen, der bei der Behebung von Problemen hilft.

✏️ Hinweis

Die Beispiel-CSV-Datei für das Hochladen von Spesenregeln ist nur in englischer Sprache verfügbar.

🚧 Vorsicht

Du kannst Spesenregeln nicht per CSV-Import deaktivieren. Verwende zum Deaktivieren von Spesenregeln die Yokoy-Webanwendung. Wähle beispielsweise alle Regeln über das Kontrollkästchen aus und klicke auf Deaktivieren.

Spalte	Beschreibung
id	Individuelle Kennung der Spesenregel, die automatisch generiert wird, wenn Du dieses Feld leer lässt.
name	Name der Spesenregel. Dieser Name wird in der Warnmeldung angezeigt.
categoryID	Kategorie, für die die Spesenregel gilt. Die Warnung wird nur für Spesen angezeigt, die der Kategorie zugeordnet sind.
countries	Land, in dem die Spesenregel gilt. Standardmäßig gilt die Spesenregel für alle Länder (keine ausgewählt); Du kannst jedoch bestimmte Länder auswählen (oder alle auswählen, um den gleichen Effekt wie bei der Auswahl von „keine“ zu erzielen).
minAmount (optional)	Der Mindestbetrag, ab dem Spesen zulässig sind. Spesen unter diesem Betrag werden gekennzeichnet. Nichtzutreffendes bitte leer lassen.
maxAmount (optional)	Der Höchstbetrag, bis zu dem Spesen zulässig sind. Alle Spesen, die diesen Betrag übersteigen, werden gekennzeichnet. Nichtzutreffendes bitte leer lassen.
description (optional)	Füge bei Bedarf eine Beschreibung der Spesenregel hinzu.