Wie verwalte ich bestehende Mitarbeitende in Yokoy?

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Um bestehende Benutzer in Yokoy zu verwalten, gehe in den Bereich HR und klicke auf die Registerkarte User-Verwaltung. Klicke nun auf den Benutzer, den Du bearbeiten möchtest.

Ein neues Fenster öffnet sich, in dem folgende Felder angepasst werden können:

Feld	Beschreibung
Vorname	Vorname des Benutzers.
Nachname	Nachname des Benutzers.
E-Mail	Geschäftliche E-Mail-Adresse des Benutzers. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein; ansonsten wird der Benutzer in Yokoy im inaktiven Status angelegt.
Mitarbeiterkonto (ERP)*	Das Konto im ERP-System, auf dem Du die privat bezahlten Spesen buchen möchtest. Das kann ein Kreditorenkonto sein, wenn Dein Unternehmen beschlossen hat, die Spesen über die Kreditorenbuchhaltung zu erfassen, oder ein Durchlaufkonto, wenn die Buchung im Hauptbuch erfolgt.
Sprache – Datumsformat	Wähle zwischen den verfügbaren Spracheinstellungen. Die Sprache wird für die Willkommens-E-Mail verwendet. Der Benutzer kann sie später selbst ändern.
Währung (optional)	Die Standard-Spesenwährung des Benutzers. Das ist nur relevant, wenn Du die Buchungen basierend auf der Benutzerwährung exportierst.
Büroadresse (optional)	Gib die Büroadresse des Benutzers ein. Diese Adresse kann als Standard-Abfahrtsort für Reise- und Kilometerabrechnungen verwendet werden.
Privatadresse (optional)	Gib die die Privatadresse des Benutzers ein. Diese Adresse wird als Standard-Abfahrtsort für Reise- und Kilometerabrechnungen verwendet.
Alle Benachrichtigungen deaktivieren	Wenn Benachrichtigungen deaktiviert sind, kannst Du diesen Benutzer nicht mehr an offene Aufgaben erinnern.
Manager	Aktiviert für den Benutzer die Manager-Ansicht, in der Genehmigungen durchgeführt werden. Das ist relevant für benutzerdefinierte Workflows, bei denen es möglicherweise keine formalen Vorgesetzten für Genehmigungen gibt.
Reglement (nur sichtbar, wenn Mitarbeiter-Reglemente aktiviert und eingerichtet sind)	Abhängig von Deinem Unternehmen können für verschiedene Benutzer spezifische Mitarbeiter-Reglemente definiert werden. Hier kannst Du eine Richtlinie auswählen, die für den neuen Benutzer gilt.
Spesen: Mein Assistent / Mein Stellvertreter (optional)	Weise dem Benutzer gegebenenfalls einen Assistenten zu. Der Assistent kann Spesen im Namen des Benutzers einreichen. Falls der Benutzer ein Vorgesetzter ist und das Unternehmen die Genehmigung durch Vorgesetzte nutzt, können Sie einen Benutzer zuweisen, der Spesen im Namen des Benutzers genehmigen darf. Der Benutzer kann Assistent und Stellvertreter auch selbst in Mein Profil definieren.
Rechnungsdelegierter	Weise einen Benutzer zu, der im Namen des Benutzers Rechnungen einreichen (Einreichungsdelegierter) oder genehmigen (Genehmigungsdelegierter) kann.
Kostenobjekt(e) (optional)	Wähle das Standard-Kostenobjekt für den Benutzer. Dieses wird bei Spesen verwendet, um das Feld Kostenobjekt vorab zu befüllen, kann jedoch vom Benutzer bei jeder Spese geändert werden. Du kannst dieses Feld auch leer lassen. Nach der ersten eingereichten Spese eines Benutzers wird das Feld Kostenobjekt im Spesenformular automatisch mit dem Kostenobjekt aus der eingereichten Spese gefüllt.

Abhängig von der Genehmigungsstrategie, die Dein Unternehmen verfolgt,

stehen unterschiedliche Felder zur Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Genehmigungsstrategie mit Vorgesetzten

Wenn Dein Unternehmen eine Genehmigungsstrategie mit Vorgesetzten verwendet, werden zusätzlich die folgenden Felder angezeigt:

Feld	Beschreibung
Vorgesetzter	Wähle den Vorgesetzten des Benutzers aus.
Genehmigungslimit	Lege ein Genehmigungslimit für den Benutzer fest. Wenn eine Spese dieses Limit überschreitet, muss sie vom Vorgesetzten genehmigt werden.
Mein Stellvertreter (optional)	Wähle bei Bedarf einen Stellvertreter für die Genehmigungsrechte des Vorgesetzten aus. Alternativ kann der Vorgesetzte unter Mein Profil selbst einen Stellvertreter auswählen.

Mein Profil: Delegierter:

Genehmigungsstrategie mit Kostenobjekten

Wenn Dein Unternehmen eine Genehmigungsstrategie mit Kostenobjekten verwendet, erscheinen keine zusätzlichen Felder. Stelle jedoch sicher, dass Du unter Kostenobjekte alle erforderlichen Kostenobjekte einrichtest, bei denen Du den Genehmiger des Kostenobjekts, ein Genehmigungslimit und ein übergeordnetes Kostenobjekt festlegen kannst, falls eine Spese das Genehmigungslimit des ausgewählten Kostenobjekts überschreitet. Unter Kostenobjekte kannst Du Dir auch einen Überblick über die Genehmiger der einzelnen Kostenobjekte verschaffen.

Um Deine Änderungen zu bestätigen, klicke auf Speichern. Zusätzlich kannst Du unter Mein Profil die für Dich geltenden Kostenverteilungseinstellungen einsehen. Dazu gehören Dein Vorgesetzter, Dein Standard-Kostenobjekt und der Kostenobjektverantwortliche dafür.

Mein Profil: Einstellungen für die Kostenzuweisung:

Klicke auf Speichern, um Deine Änderungen zu bestätigen.