Benachrichtigungen zu Spesen

Um Dein Ausgabenmanagement zu optimieren, zeigt Yokoy Benachrichtigungen an, die Dich darüber informieren, wenn eine Spesenabrechnung gegen die Richtlinien Deiner Firma verstößt oder einen Fehler aufweisen könnte.

Benachrichtigungen werden in Echtzeit angezeigt, wenn Du eine Spesenabrechnung eingibst. Yokoy zeigt drei Arten von Benachrichtigungen in Spesen an:

Wenn eine Benachrichtigung ausgelöst wird, kannst du die Spesen entweder entsprechend der Warnung anpassen oder die Spesen mit der Warnung einreichen, sodass Manager/Genehmiger und Finance-Nutzer die Warnung ebenfalls sehen können. Alle Benachrichtigungen werden oben im Spesenformular zusammengefasst. Warnungen hindern Dich nicht daran, eine Spese einzureichen.

Warnungen können aus zwei Gründe auftreten: richtlinienbasierte Warnungen oder KI-basierte Warnungen.

Diese Benachrichtigungen werden je nach Konfiguration Deiner Firma ausgelöst. Du kannst diese Benachrichtigungen sehen oder auch nicht, wenn Du Deine Spesen einreichst. Wenn beispielsweise in Deiner Firma Spesen für das Wochenende erlaubt sind, wird die Wochenendwarnung nicht für Spesen ausgelöst, die Du am Wochenende hast.

Deine Firma kann eine Spesenregel aufstellen, die den maximalen oder minimalen Betrag der Spesen festlegt. Wenn eine Spese gegen diese Richtlinie verstößt, wird sie gekennzeichnet. Außerdem siehst Du Informationen über die Richtlinie, gegen die Deine Spese verstößt.

Wenn eine Spese am Wochenende erstellt wird (d.h. das Spesenabrechnungsdatum fällt auf ein Wochenende), wird die Spese gekennzeichnet.

Wenn Deine Firma Kategorien konfiguriert hat, die automatisch eine Warnung auslösen, wird die Spesenabrechnung gekennzeichnet.

Wenn Du ein Duplikat der Tagespauschale für denselben Tag erstellst oder bereits eine Tagespauschale geltend gemacht hast, wird die Spese markiert. Finance-Benutzer können das Duplikat finden, indem sie auf die Benachrichtigung in der Spese klicken.

Wenn Zuschläge, wie Trinkgelder oder Gebühren, gemäß den Spesenrichtlinien Deiner Firma zulässig sind, kann eine Spesenabrechnung gekennzeichnet werden, wenn der Zuschlag den zulässigen Höchstbetrag überschreitet.

Wenn eine Spese mit einer Firmenkarte bezahlt wurde, kann sie eine Warnung auslösen, die besagt, dass sie nicht ausbezahlt wird. Dies bedeutet, dass Du keine direkte Erstattung erhältst, sondern stattdessen Dein Firmenkartenkonto belastet wird.

Wenn eine Spesen den Schwellenwert für Spesenbeträge, die eine offizielle Rechnung erfordern, überschreitet, wird die Spesen gekennzeichnet. In der Schweiz liegt der Schwellenwert für die Anforderung einer offiziellen Rechnung beispielsweise bei 400 CHF.

Wenn Deine Firma den Genehmigungsprozess für Spesen automatisiert hat, aber eine Spese eine Warnung ausgelöst hat, wird eine manuelle Überprüfung durch Finanzabteilung ausgelöst und eine Benachrichtigung angezeigt.

Wenn das von Dir in Deinen Spesen gewählte Kostenobjekt nicht mit dem Standard-Kostenobjekt übereinstimmt, das Dir von Deinem Yokoy-Admin zugewiesen wurde, wird die Spese markiert.

Wenn Deine Firma verlangt, dass Du den Steuersatz auswählst, der auf die Spesen angewendet wird. Wenn Yokoy die Mehrwertsteuerinformationen nicht aus den Spesen extrahieren kann oder Du keinen Steuersatz auswählst, kennzeichnet Yokoy die Spesen. Diese Benachrichtigung wird für alle Spesen ohne Mehrwertsteuerinformationen angezeigt.

Wenn Du eine Spese ohne Beleg erstellst, werden diese Spesen automatisch gekennzeichnet. Wenn Deine Firma Spesen ohne Beleg nicht zulässt, musst Du möglicherweise zusätzliche Unterlagen beifügen, um die Spesen zu rechtfertigen. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Du versuchst, Spesen ohne zusätzliche Unterlagen einzureichen.

Wenn Du eine Fahrtpauschale erstellst, in der Yokoy automatisch die Anzahl der Meilen oder Kilometer berechnet und Du dann die Fahrtpauschale manuell änderst, kann es sein, dass Du eine Benachrichtigung erhältst, dass die Anzahl den vom Yokoy-Admin Deiner Firma festgelegten Schwellenwert überschreitet.

Neben den richtlinienbasierten Warnungen kann Yokoy auch Spesen kennzeichnen, wenn sie als Duplikat erkennt werden oder die Beträge in den Spesen nicht ordnungsgemäß extrahiert wurden.

Wenn Yokoy den Beleg als bereits eingereichte Spesen in Deiner Firma erkennt, wird die Spesenabrechnung markiert. Spesen werden als Duplikate markiert, wenn es mehr als eine Spesenabrechnung gibt, die identisch zu sein scheint.

Yokoy's KI verwendet diese Kriterien, um Duplikate zu identifizieren (abhängig von der Konfiguration Deiner Firma):

Um als potenzielles Duplikat eingestuft zu werden, muss die Spesenabrechnung mit allen Kriterien übereinstimmen, die vom Yokoy-Admin Deiner Firma ausgewählt wurden. Wenn Dein Admin beispielsweise unter Admin > Firmeneinstellungen > Compliance in Yokoy Währung und Totalbetrag ausgewählt hat, markiert Yokoy alle Spesen, die dieselbe Währung und denselben Totalbetrag aufweisen, unabhängig von den Informationen im Dokument, d.h. es werden falsche Positive erstellt, bei denen das Datum der Spesenabrechnung abweichen kann.

Die Benachrichtigung über Duplikate hängt von der Benutzerrolle ab:

Manager/Genehmiger können das Duplikat der Spesen finden, indem sie nach der in der Warnung aufgeführten Spesen-ID suchen, vorausgesetzt, sie haben Zugriff auf diese Spesen. Finance-Nutzer können auf die Benachrichtigung klicken, um auf die potenzielle doppelte Spesenabrechnung zuzugreifen.

Wenn es ein Problem bei der Validierung von Daten gibt, kennzeichnet Yokoy eine Ausgabe. Dies kann der Fall sein, wenn Yokoy die Speseninformationen nicht automatisch aus einem Beleg extrahieren kann.

Wenn Du den Totalbetrag einer Spese manuell änderst und der manuell eingegebene Betrag um einen bestimmten Prozentsatz, der von Deinem Yokoy-Admin festgelegt wird, höher ist als der von der KI extrahierte Betrag, kennzeichnet Yokoy die Spesenabrechnung mit einer Benachrichtigung, dass der von der Yokoy-KI extrahierte Wert nicht mit dem Gesamtbetrag der Spese übereinstimmt.