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Du kannst alle von Yokoy gesendeten Daten auf der Registerkarte Finance > Export log (oder auch Audit > Export-Log, je nach Deinen Berechtigungen) einsehen.
Es enthält einen Bericht über alle Exportaufträge. Jeder Exportauftrag kann exportierte Spesen-, Kartentransaktions- oder Rechnungsberichte enthalten. Die Liste enthält eine Beschreibung des Status des Exports sowie die Gründe für mögliche Fehlschläge.
In der Spalte Generierte Dateien kannst Du zusätzliche Dateien anzeigen und herunterladen, wie z. B. Auszahlungsdateien, Anhänge und andere Berichte.
Welche Dateien hier verfügbar sind, wird unter Admin > Firmeneinstellungen > Datenexport und ERP-Konfiguration festgelegt.
Wenn Dein Unternehmen einen dateibasierten Export zur Datenübertragung verwendet, kannst Du die erzeugten Dateien herunterladen, um die Gründe für den fehlgeschlagenen Export zu sehen. So kannst Du zum Beispiel sehen, welche Ausgaben erfolgreich exportiert wurden. Wenn Dein Unternehmen eine API-basierte Integration verwendet, musst Du in Deinem Finanzsystem überprüfen, ob die Berichte erfolgreich exportiert wurden.
💡 Tipp
Du kannst die in der Tabelle angezeigten Spalten ändern, indem Du auf die drei vertikal ausgerichteten Punkte auf der rechten Seite klickst.
Spalte | Beschreibung |
Ausgaben Symbol | Für jeden Exportdatensatz siehst Du auf der linken Seite der Tabelle ein Symbol, das anzeigt, ob die exportierten Daten Spesen oder Kartentransaktionen enthalten. |
ID | Eindeutige Datensatz-ID der exportierten Daten. |
Datum | Export Zeit und Datum. |
Exporteur | Name des Users, der den Export durchgeführt hat. |
#Exportiert | Number of expenses, card transactions or invoices that were included as part of the export, if multiple were included. |
Status | Status des Exportauftrags. Er kann 'Abgeschlossen' oder noch 'In Bearbeitung' sein. |
Generierte Dateien | Je nach Konfiguration Deines Unternehmens kannst Du auf Download-Dateien (z. B. eine Spesenübersicht oder eine Buchungsdatei) Deiner exportierten Ausgaben zugreifen. |
Export zurücksetzen | Nur zur Verwendung durch Yokoy Support. |
🚧 Warnung
Als Finance-User kannst Du einen kompletten Exportauftrag nicht im Export-Log rückgängig machen. Du kannst nur einzelne Spesen rückgängig machen über Finance > Suche, wenn dies in Deinen Firmeneinstellungen aktiviert ist.
Wenn du einen Exportauftrag rückgängig machen musst, weil die Dokumente Fehler enthalten oder die Informationen nicht in deinem Zielsystem angekommen sind, wende dich an den Yokoy Support.
Woher weiß ich, ob meine Berichte erfolgreich exportiert wurden?
Die Spalten Status und #Exportiert zeigen an, ob der Export erfolgreich war. Der Exportstatus kann entweder In Bearbeitung oder Abgeschlossen sein. Ein Exportauftrag kann Ausgaben, Rechnungen oder Transaktionen mit dem Status Bereit für Export oder Exportiert enthalten, je nachdem, ob die Dokumente erfolgreich exportiert wurden. #Exportiert gibt die Anzahl der Dokumente an, die in den Exportauftrag aufgenommen wurden.
Du hast zum Beispiel 4 Einzelspesen über Finance > Export exportiert. Wenn Du im Export-Log nachschaust, wie weit der Export fortgeschritten ist, siehst Du #Exportiert als 3 von 4 und den Gesamtstatus des Exportauftrags als Abgeschlossen. Das bedeutet, dass der Exportauftrag abgeschlossen ist, aber nur 3 von 4 Ausgaben in das Finanzsystem exportiert wurden. Yokoy konnte die restlichen Ausgaben aufgrund von Fehlern nicht exportieren.
Um den Grund dafür herauszufinden, gehe zu Finance > Export und Du wirst sehen, dass die 3 Ausgaben, die exportiert wurden, jetzt den Status Exportiert haben und die einzige Ausgabe, die nicht exportiert wurde, den Status Bereit für Export hat und Warnungen enthält.
✏️ Hinweis
Wenn Dein Unternehmen Ausgaben und Rechnungen über API direkt in Dein Finanz- oder ERP-System exportiert, kann der Status des Exportauftrags als In Bearbeitung angezeigt werden, obwohl die Ausgaben und Rechnungen korrekt im System erfasst wurden. Yokoy markiert diese Aufträge erst dann als Abgeschlossen, wenn das Zielfinanzsystem den Empfang des Auftrags bestätigt hat.
🚧 Warnung
Es kann vorkommen, dass Ausgaben, Transaktionen und Rechnungen während des Exportvorgangs aufgrund von Übertragungsproblemen blockiert werden. Das bedeutet, dass der Exportauftrag im Export-Log als In Bearbeitung angezeigt wird, #Exportiert unvollständig ist und die einzelnen Dokumente unter Finance > Export ein sich drehendes Symbol aufweisen. Falls das der Fall ist, wende Dich an den Yokoy Support, um Hilfe zu erhalten.