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Im Bereich Finance > Export findest Du verschiedene Ausgabenarten:
Spesen: alle überprüften privat bezahlten Spesen, einschließlich Tagespauschalen und individuelle Fahrtpauschalen.
Reisen: alle überprüften Spesen, die im Rahmen einer Reise anfallen, einschließlich Fahrtpauschalen und Tagespauschalen.
Kartentransaktionen: alle überprüften Spesen, die mit einer Firmenkarte bezahlt und mit einem entsprechenden Spesenbericht gematched wurden.
Reisekosten: alle überprüften Reisekosten, die durch Dienstleistungen eines integrierten Reiseanbieters entstanden sind.
Rechnungen: alle genehmigten und überprüften Rechnungen.
Wenn Du auf eine einzelne Spese klickst, werden Dir die Details des Spesenberichts angezeigt. Klicke auf eine bestimmte Transaktion, um sowohl die Kartentransaktion als auch den Spesenbericht zu sehen, mit dem sie gematched wurde.
Du kannst die Spesen entweder zur Prüfung zurückschicken oder auf Exportieren klicken.
Wenn du auf eine Reise klickst, siehst du alle Spesen, Tagespauschalen und Fahrtpauschalen, die in dieser Reise enthalten sind, sowie die Reiseinformationen (einschließlich benutzerdefinierter Felder, falls zutreffend) und die Reiseroute. Du kannst eine PDF-Datei der Reise oder ihrer Anhänge herunterladen, die gesamte Reise und ihre Spesen zur Überprüfung zurücksenden oder einzelne oder alle Spesen der Reise exportieren.
Die Registerkarte Reisen enthält alle mit einer bestimmten Reise verbundenen Spesen mit dem Statu Bereit für Export oder Exportiert. Reisespesen erscheinen auch separat auf der Registerkarte Spesen. Wenn Du eine Reise exportierst, verschwinden auch die zugehörigen Spesen aus der Registerkarte Spesen,
da diese gemäß den Exporteinstellungen Deines Unternehmens für Spesen einzeln exportiert werden, unabhängig davon, ob sie Teil einer Reise sind oder nicht.
🚧 Vorsicht
Um die Registerkarte Reisen zu sehen, muss ein Yokoy-Admin sie unter Admin > Firmeneinstellungen, Datenexport und ERP-Konfiguration aktivieren, indem er die Schaltfläche Export der gesamten Reise aktivieren anklickt. Standardmäßig ist diese Registerkarte ausgeblendet.
✏️ Hinweis
Eingereichte Reisen, die keine Spesen enthalten, werden automatisch exportiert.
💡 Tipp
Um einen Submitter auszuwählen, dessen Spesen Du exportieren möchtest, klicke einfach auf das Dropdown-Feld Mitarbeiter/in.
Das Format, in dem Spesen und Rechnungen aus Yokoy exportiert werden, hängt von den Einstellungen Deines Unternehmens ab. Wenn Dein Unternehmen Yokoy direkt mit Deinem Finanz- und Buchhaltungssystem integriert hat (über API),
löst der Export eine automatische Buchung in Deinem System aus.
Wenn Dein Unternehmen in den Unternehmenseinstellungen eine bestimmte Austauschdatei eingerichtet hat, erzeugt der Export die entsprechende Exportdatei. Du kannst dich auch dafür entscheiden, den Prozess zu automatisieren.
💡 Tipp
Ob der Export erfolgreich war, kannst Du auf der Registerkarte Finanzen > Export-Log überprüfen.
Einzelne Spesen manuell exportieren
Es gibt zwei Möglichkeiten, einzelne Spesen zu exportieren:
Öffne die Spese mit einem Klick darauf, scrolle zum Ende des Spesen-Berichts und klicke auf Exportieren.
Klicke auf das blaue Export-Symbol rechts neben der Spese in der Tabelle.
Mehrere Spesen manuell exportieren
Wenn Du mehrere Spesen-Berichte exportieren möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen neben der Spese oder klicke auf das Alle auswählen-Kontrollkästchen. Klicke dann auf die Schaltfläche Exportieren oberhalb der Tabelle, um alle ausgewählten Spesen auf einmal zu exportieren.
Export aus Yokoy
Sobald Du die Spesen ausgewählt hast, die Du exportieren möchtest, musst Du das früheste Buchungsdatum eingeben. Dieses Datum wird als Buchungsdatum für das Dokument in Deinem Buchhaltungssystem verwendet.
✏️ Hinweis
Beim Exportieren von Rechnungen wird das hier eingegebene früheste Buchungsdatum ignoriert, wenn bereits ein Buchungsdatum auf der Rechnung ausgewählt wurde.
🚧 Vorsicht
Wenn beim Export von Rechnungen das früheste Buchungsdatum vor dem Belegdatum liegt, wird das Belegdatum zum Buchen der Rechnung verwendet.
Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, Du kannst aber auch ein früheres Buchungsdatum wählen. Wenn Du ein Datum in der Zukunft wählst, erscheint eine Fehlermeldung. Nachdem Du das Datum bestätigt hast, wird Dein Export erstellt.
Buchungsdaten für Ausgaben
Die Prioritätsreihenfolge zur Bestimmung des Buchungsdatums beim Export von Rechnungen lautet wie folgt:
Buchungsdatum
Spesendatum
Das Datum, an dem Spesentransaktionen im Buchhaltungssystem erfasst werden, wird wie folgt bestimmt:
Wenn das Buchungsdatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet (und das Spesendatum entsprechend auf das Buchungsdatum aktualisiert).
Wenn das Buchungsdatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Buchungsdatum verwendet (und es erfolgt keine Änderung des Buchungsdatums).
Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Spesendatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet.
Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Spesendatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Spesendatum verwendet.
Buchungsdaten für Rechnungen
Die Prioritätsreihenfolge zur Bestimmung des Buchungsdatums beim Export von Rechnungen lautet wie folgt:
Buchungsdatum (optional)
Rechnungsdatum (verpflichtend)
Das Datum, an dem Rechnungstransaktionen im Buchhaltungssystem erfasst werden, wird wie folgt bestimmt:
Wenn Buchungsdaten aktiviert sind und die Rechnung ein Buchungsdatum hat, das nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Buchungsdatum der Rechnung übernommen, und es erfolgt keine Änderung beim Export.
Wenn Buchungsdaten aktiviert sind und die Rechnung ein Buchungsdatum hat, das vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet. Das Buchungsdatum wird aktualisiert, sobald die Rechnung erfolgreich gebucht wurde.
Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Rechnungsdatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet.
Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Rechnungsdatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Rechnungsdatum verwendet.
Automatisch Spesen exportieren
Alternativ zum manuellen Auswählen und Exportieren von Spesen kannst Du
den Prozess automatisieren, um die Informationen direkt an das Finanzsystem
Deines Unternehmens zu senden oder die Exportdatei zu erstellen.