In Yokoy kannst Du wählen, wie Deine Firma Spesen mit Standard-Workflows verwaltet, die geschäftliche Genehmigung mit Prüfung durch die Finanzabteilung kombinieren. Alternativ kannst Du Deine eigenen benutzerdefinierten Workflows erstellen, die festlegen, wie Spesen genehmigt und dann in Deiner Organisation geprüft werden.
Die geschäftliche Genehmigung (Genehmigungsstrategie) geht immer der Prüfung durch die Finanzabteilung (Finanzprüfungsstrategie) voraus. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen geschäftlichen Genehmigungen erteilt werden, bevor die Spesen zur Prüfung durch die Finanzabteilung an das Finanzteam weitergeleitet werden.
Genehmigungsstrategie
Deine Firma kann eine von 4 Strategien wählen:
Keine Genehmigung: Eingereichte Spesen gehen direkt an das Finance-Team zur Prüfung, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.
Genehmigung auf Kostenobjekt-Basis: Eingereichte Spesen müssen vom jeweiligen Kostenobjekt-Verantwortlichen gemäß der Kostenobjekt-Hierarchie genehmigt werden, bevor sie zur Prüfung an Finance gesendet werden. Wenn es Schwellenwerte für die Kostenobjekt-Genehmigung gibt, können weitere Genehmigungen erforderlich sein, wenn die Spesen den Schwellenwert überschreiten.
Genehmigung durch den Linienvorgesetzten: Die eingereichten Spesen müssen vor der Finanzprüfung vom Vorgesetzten jedes Submitters genehmigt werden. Wenn Schwellenwerte für die Genehmigung durch den Vorgesetzten festgelegt wurden, sind möglicherweise zusätzliche Genehmigungen erforderlich, wenn die Spesen den Schwellenwert überschreiten.
Benutzerdefinierter Workflow: In diesem Fall entscheidest Du selbst, wie eingereichte Ausgaben genehmigt werden müssen, indem Du Deinen eigenen Workflow im Workflow Designer erstellst. Dies ermöglicht es Dir, die Genehmigungsstrategien für Vorgesetzte und Kostenstellen zu kombinieren oder sogar anhand von Attributen der Ausgabe festzulegen, wer genehmigt und wann. Beispielsweise kann ein Dokument zur Genehmigung sowohl an den Vorgesetzten als auch an den Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet werden, wenn die Ausgabe über 100.000 € liegt.
🚧 Vorsicht
Du kannst Deine gewünschte Genehmigungsstrategie jederzeit ändern. Die neue Strategie gilt jedoch nur für neue Ausgaben, die ab diesem Zeitpunkt bearbeitet werden. Bereits vorhandene Ausgaben verwenden weiterhin die vorherige Genehmigungsstrategie.
Wenn Du bestehende Ausgaben mit einer neuen Genehmigungsstrategie verarbeiten möchtest, musst Du die Ausgabe löschen und erneut einreichen.
Finanzprüfungsstrategie
Die Finanzprüfungsstrategie stellt sicher, dass alle erforderlichen Buchhaltungs- und Finanzprüfungen durchgeführt werden, bevor die Spesen exportiert und im Finanzsystem Deiner Firma verbucht werden.
Deine Firma kann eine von drei Strategien wählen:
Manuelle Finanzprüfung: Vollständig genehmigte Spesen werden von den Manager-Benutzern an den Bereich Finance auf der Registerkarte Prüfung gesendet und müssen vom Finanzteam manuell geprüft werden, bevor sie auf der Registerkarte Finance > Export erscheinen. In der Vergangenheit wurde diese Option von den meisten Firmen angewendet und gilt als die konservativste Prüfungsstrategie.
Vollständig automatisierte Prüfung: Durch Auswahl dieser Option wird der Prozess der Finanzprüfung vollständig automatisiert. Spesen, die von Manager-Benutzern vollständig genehmigt wurden, werden direkt an die Registerkarte Finance > Export weitergeleitet, wobei die Registerkarte Finance > Prüfung vollständig übersprungen wird. Wenn die automatische Genehmigung durch das Kostenobjekt oder den Vorgesetzten ebenfalls aktiviert ist, ist die Spese automatisch bereit für den Export, nachdem ein Benutzer eine Spese eingereicht hat.
🚧 Vorsicht
Sei vorsichtig bei der Wahl dieser Strategie, da keine manuelle Überprüfung erfolgt (auch nicht bei Ausnahmen).
Automatisierte Prüfung, wenn keine Warnungen vorliegen: Wenn diese Option ausgewählt wird, wird die Spese nur dann automatisch geprüft, wenn keine Warnungen vorliegen. Wenn Warnungen vorliegen, wird die Spese zur manuellen Finanzprüfung auf die Registerkarte Finance > Prüfung verschoben, bevor sie auf der Registerkarte Export landet. Es wird empfohlen, diese Strategie zu verwenden, wenn der Spesenprozess so weit wie möglich automatisiert werden soll, Ausreißer und Ausnahmen jedoch weiterhin manuell geprüft werden sollen.