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Um Reisen einzurichten, aktiviere die Funktion in Admin > Firmeneinstellungen.
Sobald Du die Funktion aktiviert hast, musst Du festlegen, wie Spesen (z.B. Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen) im Rahmen einer Reise berechnet werden.
Reisen aktivieren
So kannst Du Submittern ermöglichen, mehrere Spesen in einer einzigen Reise zu bündeln:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Scrolle nach unten zum Abschnitt Reisen aktivieren.
Klicke auf die Schaltfläche Reisen aktivieren.
Allgemeine Einstellungen
Wenn Du Reisen aktivierst, kannst Du festlegen, wie die Submitter Reisen erstellen, z. B. ob die Reisen mindestens eine weitere Spese (außer Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen) mit Beleg oder kein Beleg enthalten müssen. Du kannst auch den Status von automatisch generierten Spesen wie Fahrtpauschalen oder Tagespauschalen festlegen sowie die Verwendung von Kostenobjekten in Reisen ändern.
Option | Beschreibung | Pfad |
Erlaube nur, dass Spesen mit Quittungen und ohne Quittungen im Rahmen einer Reise eingereicht werden. | Submitter können nur Ausgaben mit Quittungen und ohne Quittungen im Rahmen einer Reise einreichen. Andernfalls werden diese Spesen abgelehnt. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Status der automatisch erstellten Ausgaben auf Entwurf setzen | Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle automatisch generierten Spesen (d.h. Fahrtpauschalen und Tagespauschalen) in einer Reise auf den Status Entwurf gesetzt und müssen vom Benutzer bestätigt werden, bevor sie zur Genehmigung gesendet werden. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Kopieren von Reisen aktivieren | Ermöglicht dem Submitter, eine Reise zu kopieren, um sie als Vorlage zu verwenden. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Automatisches Ausfüllen von Reisenamen deaktivieren | Standardmäßig wird der Name der Reise anhand des Start- und Zielorts generiert. Du kannst diese automatische Eingabe deaktivieren, sodass Benutzer immer einen neuen Namen für die Reise eingeben müssen. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Deaktivieren Sie die Kostenträgerauswahl im Formular "Reisen und Spesen" | Die Submitter können keine Kostenobjekte für Spesen oder Reisen auswählen, die Kostenobjekte sind jedoch weiterhin obligatorisch. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Spesen automatisch dem Kostenobjekt zugewiesen, dem die Submitter auf der Registerkarte HR > Usermanagement zugeordnet sind. | Admin > Firmeneinstellungen,Definition Spesenrapport |
Kostenträger (Fahrten) deaktivieren | Wenn diese Option aktiviert ist, müssen die Submitter bei Reisen kein Kostenobjekt auswählen. | Admin > Firmeneinstellungen,Definition Spesenrapport |
Reisen exportieren
Unter Admin > Firmeneinstellungen, Datenexport und ERP-Konfiguration kannst Du festlegen, ob Finance-User die Spesen vollständig als Reise exportieren können. Sobald eine Reise überprüft wurde, sind die Spesen innerhalb der Reise verfügbar als:
einzelne Spesen in Einzelspesen
gruppierte Spesen in Reisespesen
Wenn Du Spesen als Reise exportierst, werden alle Spesen, die zu einer Reise gehören, in einem einzigen Exportauftrag zusammengefasst.
Reisen werden für den Export angezeigt, wenn mindestens eine Spese den Status Bereit für Export hat und alle anderen Spesen entweder den Status Bereit für Export oder Exportiert haben. Alle abgelehnten Spesen werden ignoriert. Die Reise zeigt immer den niedrigsten Status im Genehmigungsprozess von allen Spesen innerhalb der Reise an.
Wenn eine Reise beispielsweise fünf Spesen enthält, von denen vier den Status Bereit für Export haben und eine In Prüfung, wird der Gesamtstatus der Reise als In Prüfung angezeigt. Dies bedeutet auch, dass Finance-User nicht die gesamte Reise exportieren können. Nur die einzelnen Spesen können über die Registerkarte Spesen exportiert werden.
✏️ Hinweis
Obwohl alle Spesen einer Reise im selben Exportauftrag enthalten sind, erfolgt der Datenexport selbst auf Spesenebene. Daher gilt die Exportlogik, die für Spesen definiert wurde (z.B. Aufteilung der Tagespauschale für den Export in ein Gehaltsabrechnungssystem).
Du kannst auch einen PDF-Bericht über alle exportierten Reisen erstellen und den Namen des Ordners festlegen.
Option | Beschreibung | Pfad |
Export der gesamten Reise aktivieren | Erlaubt Finance-Usern, alle Reisespesen in einer einzigen Aktion zu exportieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Reisen zu Finance > Export hinzugefügt. | Admin > Firmeneinstellungen, Datenexport und ERP-Konfiguration |
PDF pro Reisekosten aktivieren | Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Finance-User nach dem Export einen PDF-Bericht über alle Spesen einer Reise herunterladen, indem sie die exportierte Reise auf der Registerkarte Finance > Export Log suchen und die Export Datei der Reisespesen unter dem Download-Symbol auswählen. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen |
ZIP-Ordnername für den Export der Reisekosten | Wenn die Option Reiseberichte aktivieren aktiviert ist, gib einen Standard-Dateinamen für den ZIP-Ordner mit den Reisespesen an. Ansonsten wird er automatisch benannt. Du kannst Platzhalter verwenden. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen |
Reisespezifische Benachrichtigungen
Unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance kannst du spezielle Warnungen für Reisen einrichten, die Submitter daran hindern, eine Reise einzureichen, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt.
Option | Beschreibung | Pfad |
Erlauben sie keine Reisen mit überschneidenden Daten | Durch Aktivieren dieser Option wird verhindert, dass Reisen erstellt werden, deren Start- oder Enddatum mit einer bereits erstellten Reise übereinstimmt. | Admin > Firmeneinstellungen, Compliance |
Finanzabteilung erlauben, Spesen innerhalb von Reisen hinzuzufügen | Wenn diese Option aktiviert ist, können Finance-User zusätzliche Spesen zu einer Reise hinzufügen. Andernfalls müssen Finance-User die Reisen an den Submitter zurückschicken, um zusätzliche Spesen hinzuzufügen. | Admin > Firmeneinstellungen, Compliance |
Grenzübergänge
Wenn du Grenzübergänge aktivierst, verlangt das Reiseinterface, dass Du die Zeit des Grenzübergangs eingibst. In bestimmten Ländern, wie z. B. Österreich, ist diese Information entscheidend für die Berechnung der genauen Tagespauschale für jeden Tag der Reise. Der Grund dafür ist, dass die Höhe der Zahlung von der Anzahl der Stunden abhängt, die der Arbeitnehmer im jeweiligen Land verbracht hat, weshalb diese Information wichtig und notwendig ist.
Option | Beschreibung | Pfad |
Grenzübergänge aktivieren | Aktiviere diese Option, um Reisen mit detaillierter Reiseroute zu aktivieren. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Grenzüberschreitender Typ | Wähle die Standardeinstellungen oder die Detaillierte Reiseroute. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Allgemeine Trip Einstellungen |
Einstellungen für Tagespauschalen
Wenn Du Tagespauschalen als Teil einer Reise erfassen willst, musst Du sie aktivieren, damit sie in der Reise erscheinen. Tagespauschalen müssen in den Admin > Firmeneinstellungen, Definition-Spesenrapport aktiviert werden. Andernfalls werden andere Einstellungen, die Tagespauschalen betreffen, ignoriert.
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Scrolle nach unten zum Bereich Definition-Spesenrapport.
Aktiviere das Reise-Kontrollkästchen unter Pauschale aktivieren.
Einstellungen für Fahrtpauschale (Standort)
Wenn Du Fahrtpauschalen als Teil einer Reise erfassen willst, musst Du sie aktivieren, damit sie in der Reise erscheinen. Fahrtpauschalen müssen in den Admin > Firmeneinstellungen, Definition-Spesenrapport aktiviert werden. Andernfalls werden andere Einstellungen, die Tagespauschalen betreffen, ignoriert.
Außerdem musst du den Startort für Reisen festlegen.
Option | Beschreibung | Pfad |
Ortseingabeart | Bestimme, welche Art von Daten erforderlich sind, um den Start- und Zielort einer Reisespese anzugeben. Du kannst wählen zwischen:
Hinweis: Google ermöglicht es Nutzern, einen Point of Interest (d.h. eine benannte Stecknadel) an einem bestimmten Ort in Google Maps zu platzieren. POIs sind keine gültigen Adressen und werden daher von Yokoy nicht unterstützt. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Standorteinstellungen |
Gespeicherte Adressen für Reisen und Fahrtpauschalen | Legt die Standard-Abfahrts- und -ankunftsadresse fest, die vorgeschlagen wird, wenn der Submitter eine Reise erstellt.
| Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Standorteinstellungen |
Genaue Adresse durchsetzen | Wenn diese Option aktiviert ist, müssen die Nutzer beim Erstellen einer Reise eine vollständige Adresse eingeben. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Standorteinstellungen |
Mindestentfernung für Fahrtpauschalen | Gib die Mindestentfernung ein, die zurückgelegt werden muss, um die Fahrtpauschale zu erhalten. | Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen > Standorteinstellungen |
Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps | Wenn die Fahrtpauschale automatisch in Reisen berechnet wird, zeigt Yokoy eine Warnung an, wenn ein Nutzer die voreingestellte Entfernungsschwelle überschreitet. | Admin > Firmeneinstellungen, Compliance |
Google Maps Entfernungsschwelle | Wenn Du die Google Maps Entfernungsschwelle für Fahrtpauschalen aktivierst, hast Du die Möglichkeit, eine bestimmte Entfernungsschwelle festzulegen. | Admin > Firmeneinstellungen, Compliance |