Yokoy hat zwei Rollen, die es Kollegen ermöglichen, bei der Verwaltung der Ausgaben anderer zu helfen: die Assistenzfunktion und die Stellvertretungsfunktion. Beide Rollen sind zwar ähnlich, da sie Dir bei Deinen Aufgaben in Yokoy helfen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele. In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen den Rollen für Dich erläutert.
Assistenzfunktion
Als Assistenz kannst Du Spesen, Reisen und Rechnungen im Namen anderer Benutzer erstellen, einreichen und zurückziehen sowie das Matching von Transaktionen überprüfen und Transaktionen bei Bedarf manuell mit Spesen matchen.
Die Assistenzfunktion funktioniert auf der Ebene des Einreichers (Submitters) und ermöglicht es daher anderen Benutzern, ihre Submitter-Verantwortlichkeiten mit Dir zu
teilen.
Dir wurde die Assistenzfunktion zugewiesen, wenn Du die Option Assistenz im Menü Submitter siehst.
Du kannst:
Als Assistent kannst Du Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben für andere Benutzer erhalten, wenn dies für Deine Firma aktiviert ist und wenn diese sich dafür entschieden haben, Dich über ihre Aufgaben zu benachrichtigen.
Stellvertretungsfunktion
Ein Delegierter ist eine Person, an die ein Vorgesetzter oder Kostenobjekt-Verantwortlicher (vorübergehend) seine Genehmigungsrechte delegiert hat. Als Delegierter kannst Du Spesen und Rechnungen, die eingereicht wurden, nachdem Du zum Delegierten ernannt wurdest, genehmigen, zurücksenden oder ablehnen.
Im Gegensatz zur Assistenzfunktion, bei der sowohl Submitter als auch Assistenz gleichzeitig an Spesen arbeiten können, bedeutet die Stellvertretung eine vollständige Übertragung der Managerrolle und ihrer Aufgaben für einen festgelegten Zeitraum.
Mit einer Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie kann für jedes Kostenobjekt ein Stellvertreter definiert werden.
Dir wurde die Stellvertretungsfunktion zugewiesen, wenn Du das Menü Manager siehst (falls Du nicht bereits Manager in Yokoy bist) und die Registerkarte Meine Aufgaben > Genehmigungen in der Web-App oder die Registerkarte Genehmigungen in der Mobile-App siehst.
Wenn Du bereits eine Managerrolle innehast, wirst Du anfangen, Spesen zur Genehmigung von anderen Teammitgliedern oder anderen Kostenobjekten zu erhalten, je nach Genehmigungsstrategie Deiner Firma.
Du kannst:
Als Stellvertreter erhältst Du Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen anstelle des primären direkten Vorgesetzten oder Kostenobjekt-Verantwortlichen. Wenn Du als Genehmigender für andere Benutzer oder Kostenobjekte fungierst, erhältst Du außerdem Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen, die Dich selbst betreffen.