🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigungen für Workflow Designer
Mit dem Workflow Designer kannst Du Workflows für Rechnungen und Spesen einrichten und konfigurieren. Du kannst eine benutzerdefinierte Geschäftslogik einrichten und Genehmigungsabläufe mithilfe von Workflow-Knoten kombinieren. Du kannst beispielsweise einen benutzerdefinierten Workflow einrichten, um die folgenden Prozesse auszuführen:
Rechnungen: Konfiguriere Genehmigungs-Workflows, um Rechnungsdokumente entsprechend dem Kostenobjekt, der Kategorie und/oder einer anderen benutzerdefinierten Logik an bestimmte Genehmigende weiterzuleiten.
Spesen: Konfiguriere Genehmigungs-Workflows, um Spesendokumente entsprechend dem Kostenobjekt, der Kategorie und/oder einer anderen benutzerdefinierten Logik an bestimmte Genehmigende weiterzuleiten.
Arbeiten mit dem Workflow Designer
Um auf den Workflow Designer zugreifen zu können, musst Du Deinen Benutzer unter Admin > Finanz/HR - Rollen aktualisieren und in der Dropdown-Liste Einstellungen für jedes Unternehmen Workflow Designer auswählen:
✏️ Hinweis
Um die Einstellungen für den Workflow Designer in Finance/HR-Rollen anzuzeigen, muss Yokoy Dir zuvor Zugriff gewährt haben.
Sobald Du dies getan hast, siehst Du die Menüoption: Admin > Workflow Designer.
Der Workflow Designer verwendet Knoten, um die Geschäftslogik zu bestimmen, die bei der Verarbeitung von Spesen und Rechnungen in Yokoy angewendet wird. Du kombinierst verschiedene Knoten, um bestimmte Geschäftsergebnisse zu erzielen. Der Workflow Designer verwendet fünf Arten von Knoten:
Startknoten: Startpunkt, an dem das Dokument in den Workflow eintritt. Es kann nur einen Startknoten im Workflow geben.
Statusknoten: Gib den Status des Dokuments an.
Bedingungsknoten: Stelle Bedingungsklauseln dar. Sie sind Wenn-Sonst-Bedingungen, die auf einer bestimmten Logik basieren, die entweder wahr oder falsch ist.
Aktivitätsknoten: Stellen Aktionen oder Aufgaben hinter den Kulissen in Yokoy dar.
Genehmigungsknoten: Ergänzen Aktivitätsknoten, um die Geschäftslogik eines Genehmigungsablaufs zu reproduzieren.
Statusknoten sind sowohl für Rechnungs- als auch für Spesen-Workflows üblich. Bedingungs-, Aktivitäts- und Genehmigungsknoten sind spezifisch für jeden Workflow-Typ. Du verbindest die Knoten über Pfade.
Workflows können den Status Entwurf oder Veröffentlicht haben. Nur Workflows mit dem Status Veröffentlicht können aktiviert werden. Entwürfe und veröffentlichte Workflows können auf der Registerkarte Alle Workflows angezeigt werden. In der Tabelle werden der Name und die ID des Workflows, sein Status und Typ sowie das Erstellungsdatum aufgeführt. Auf der Registerkarte Aktive Workflows werden Workflows angezeigt, die für mindestens eine Firma aktiviert wurden. Du kannst die Workflow-ID und die Firma anzeigen, in der der Workflow aktiviert wurde.
Um einen vorhandenen Workflow anzuzeigen, doppelklicke auf den Workflow in der Registerkarte Alle Workflows, um ihn in den Workflow-Designer zu laden.
❗️Warnung
Auf der Registerkarte Alle Workflows werden alle Workflows für die Organisation angezeigt. Sie kann veröffentlichte ältere Workflows enthalten, die nicht mit dem Workflow Designer erstellt wurden. Ältere Workflows können nicht mit dem Workflow Designer verwendet werden.
Um diese Workflows anzuzeigen, musst Du sie im Workflow Designer mithilfe einer der Vorlagen neu erstellen.
Der Workflow Designer enthält in der oberen rechten Ecke eine Reihe von Tools (1), mit denen Du eine Workflow-Vorlage hochladen und einen Workflow herunterladen kannst, um eine lokale Kopie des Workflows zu erhalten. Die Workflow-Konfiguration wird in einer JSON-Datei gespeichert. Du kannst Workflows auch umbenennen und löschen (je nach Workflow-Status).
Mit den Schaltflächen Rückgängig machen (Strg+Z/ ⌘+Z) und Wiederherstellen (Strg+Umschalt+Z/⌘+Umschalt+Z) in der Symbolleiste kannst Du mit dem Entwurfs-Workflow arbeiten und die zuvor ausgeführten Aktionen rückgängig machen oder wiederherstellen.
Du kannst den Workflow vergrößern und verkleinern, den Workflow an den Arbeitsbereich anpassen und den Arbeitsbereich für die Bearbeitung sperren, indem Du die Navigationswerkzeuge (2) in der linken unteren Ecke des Arbeitsbereichs verwendest. Die Arbeitsbereichskarte (3) hilft Dir, durch den Workflow zu navigieren.
Um einen Workflow von Grund auf neu zu erstellen, ziehe einen Knoten aus dem Knotenbereich, der auf der linken Seite des Arbeitsbereichs angezeigt wird, per Drag & Drop in den Arbeitsbereich. Wenn Du auf einen Knoten klickst, kannst Du die Beschriftung bearbeiten. Je nach Knotentyp kannst Du auch andere Optionen bearbeiten. Du erstellst einen Ablauf von einem Knoten zu einem anderen, indem Du auf den Knotenausgang (dargestellt durch ein Dreieck) klickst und den Pfad zu einem anderen Knoteneingang ziehst. Du kannst einen Knoten entfernen, indem Du auf den Mülleimer (Löschen) klickst.
Wenn Du den Workflow durch Ziehen und Ablegen der Knoten auf der Arbeitsfläche und deren Verbindung mit Pfaden erstellt hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen zu speichern, oder auf Veröffentlichen, um den Workflow zur Aktivierung verfügbar zu machen. Wenn der Workflow den Status Entwurf hat und nicht Veröffentlicht ist, kannst Du alternativ den Workflow löschen.
Workflow-Vorlagen
Um die Erstellung von Workflows zu erleichtern, kannst Du eine unserer vorgefertigten Vorlagen verwenden, um sofort mit der Erstellung von Workflows zu beginnen. Yokoy bietet eine Reihe von Vorlagen für Rechnungen und Spesen. Diese Vorlagen sind im Arbeitsbereich verfügbar.
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