Ein Kostenobjekt ist ein hierarchisches Konstrukt, dem Kosten, die innerhalb einer Firma entstehen, zugeordnet werden können. Zum Beispiel Kostenstellen, Teams oder Projekte. Kostenobjekte werden auf Firmenebene (juristische Person) erstellt.
Kostenobjekte können:
hierarchisch (Eltern-/Kind-Beziehung) sein und für die Kostenobjekt-Genehmigung und zur Gruppierung von Kosten verwendet werden.
beschränkt sein auf Spesen oder Rechnungen oder für beides verwendet werden.
sichtbar oder verborgen sein für alle Mitarbeitende oder bestimmte Mitarbeitende
Pro Zeileneintrag kann nur ein Kostenobjekt exportiert werden. Du kannst Kosten auf mehrere Kostenstellen/Projekte aufteilen, verschiedene Kostenobjekte auswählen oder andere Kostenobjekte insgesamt verwenden. Dazu „teilt“ Yokoy den Einzelposten und generiert effektiv zwei Unterposten, wobei jeder einzelnen Unterzeile der Spesenbuchung ein einzelnes Kostenobjekt zugewiesen wird.
Verwendung von Kostenobjekten als Submitter
Kostenobjekte werden als Teil des Spesen- oder Rechnungsformulars ausgewählt. Wenn Submitter beispielsweise eine Spese erstellen, sehen sie entweder ihr Standard-Kostenobjekt oder, falls keines festgelegt ist, das zuletzt ausgewählte Kostenobjekt. Bei Rechnungen kannst Du ein Standard-Kostenobjekt pro Lieferant auswählen, sodass Yokoy Rechnungen dieses Lieferanten automatisch mit Smart Coding versieht.
✏️ Hinweis
Yokoy-Admins können festlegen, dass Kostenobjekte nicht für Submitter angezeigt werden. In diesem Fall ist das Finance-Team dafür verantwortlich, die Kostenobjekte während der Prüfung zu kontrollieren und gegebenenfalls zuzuweisen.
Je nach Firmeneinstellungen können Submitter das Kostenobjekt aktualisieren und die Kostenzuweisung vollständig ändern, indem sie ein anderes Kostenobjekt auswählen.
Bei Spesen können Submitter zusätzliche Kostenobjekte zu einer Spesenposition hinzufügen. Dadurch wird eine weitere Zeile hinzugefügt, in der der Submitter ein anderes Kostenobjekt auswählen und den Prozentsatz oder den Betrag anpassen kann, der jedem Kostenobjekt zugewiesen werden soll. Dadurch wird der Einzelposten für Spesen „aufgeteilt“, wodurch effektiv zwei Unterposten mit einem einzigen Kostenobjekt generiert werden, das jeder einzelnen Unterzeile des Spesenpostens zugewiesen ist.
Der jedem Kostenobjekt zugewiesene Betrag muss in der Summe immer dem Gesamtbetrag der Spesen entsprechen. Wenn Du den Betrag oder den Prozentsatz eines Kostenobjekts anpasst, werden die anderen Kostenobjektzuweisungen automatisch angepasst. Ebenso muss die prozentuale Aufschlüsselung immer 100% ergeben. Du kannst Prozentsätze mit bis zu zwei Dezimalstellen angeben. Wenn Du beispielsweise 33,337% eingibst, wird dies auf 33,34% aufgerundet.
✏️ Hinweis
Wenn sich die Submitter dafür entscheiden, die Spesen aufzuteilen und einen Teil des Totalbetrags der Forderung einer zusätzlichen Kategorie (und damit einem zusätzlichen Kostenobjekt) zuzuweisen, wird der Restbetrag in der Aufschlüsselung der Kostenobjekte automatisch entsprechend dem eingegebenen Prozentsatz angepasst.
Bei Rechnungen können Submitter das jeder Rechnungsposition standardmäßig zugewiesene Kostenobjekt akzeptieren oder gegebenenfalls ein anderes auswählen.
Verwendung von Kostenobjekten als Finance-Nutzer
Finance-Nutzer können das von Submittern zugewiesene Kostenobjekt in Spesen und Rechnungen einsehen, wenn sie die Dokumente überprüfen (Finance > Prüfung).
Finance-Nutzer können immer sichtbare und eingeschränkte Kostenobjekte sehen und auswählen.
Finance-Nutzer können ein anderes Kostenobjekt auswählen, zusätzliche Kostenobjekte hinzufügen oder sogar eine zusätzliche Kategorie (und damit ein zusätzliches Kostenobjekt) auswählen, bevor sie die Prüfung abschließen.
Kostenobjekt-Genehmigung
Ein Kostenobjekt kann verwendet werden, um den Genehmigungsablauf für Spesen oder Rechnungen festzulegen, entweder als Teil der Yokoy-Standard-Genehmigungsstrategie oder als benutzerdefinierter Workflow, der mit dem Workflow Designer erstellt wurde.
In diesen Fällen ist der Kostenobjekt-Verantwortliche für die Genehmigung aller Spesen oder Rechnungen verantwortlich, die dem Kostenobjekt zugeordnet sind.
Geltungsbereich des Kostenobjekts
Wenn Du Kostenobjekte einrichtest, können diese standardmäßig als Kostenträger für sowohl Spesen als auch Rechnungen verwendet werden.
Du kannst das Kostenobjekt jedoch bei der Einrichtung des Kostenobjekts auf einen bestimmten Bereich beschränken. Wenn Du beispielsweise den Umfang eines Kostenobjekts auf Spesen beschränkst, können Benutzer das Kostenobjekt nur in diesem Kontext auswählen, d. h. im Spesenformular.
Sichtbarkeit von Kostenobjekten
Standardmäßig sind Kostenobjekte für alle Benutzer (Submitter, Manager und Finance-Nutzer) sichtbar. Das bedeutet, dass Submitter Kostenobjekte in Spesen und Rechnungen sehen und auswählen können. Du kannst die Sichtbarkeit von Kostenobjekten jedoch so einschränken, dass nur Finance-Nutzer oder bestimmte Benutzer (je nach Yokoy Plan Deiner Organisation) sie sehen können.