In Yokoy kannst Du:

Bei der Ersteinrichtung des Connectors werden Benutzer und Lieferanten direkt aus Business Central in Yokoy erstellt.

Der Yokoy-Connector enthält jedoch eine Aufgabe in Business Central Update Data in Yokoy, mit der Du Stammdaten in großen Mengen aktualisieren kannst. Du kannst beispielsweise Benutzer, Kostenobjekte und Tags, Kategorien und Lieferanten in Yokoy in großen Mengen aktualisieren.

Bei dieser Aufgabe kannst Du Business Central-Filter verwenden, um die Mitarbeitenden (Benutzer), Dimensionswerte (Kostenobjekte und/oder Tags), Hauptbuchkonten (Kategorien) und Lieferanten (Lieferanten) auszuwählen.

Du kannst diese Business-Central-Aufgabe so einrichten, dass sie regelmäßig ausgeführt wird, um sicherzustellen, dass Deine Stammdaten auf dem neuesten Stand bleiben.

Spesen werden in Yokoy gemäß dem Standardprozessablauf Deiner Firma bearbeitet:

Nach der Bearbeitung werden die Spesen entweder manuell (auf Veranlassung des Finance-Teams) oder automatisch (mithilfe eines automatischen Exportauftrags) von Yokoy an Business Central exportiert.

Yokoy exportiert Spesen nach Dokumententyp:

Spesen können weiter in Standardspesen und Tagespauschalen/Fahrtpauschalen aufgeteilt werden, sodass Du Tagespauschalen/Fahrtpauschalen in ein separates Lohnbuchhaltungssystem exportieren kannst, anstatt in Business Central. Dies wird in Yokoy unter Admin > Firmeneinstellungen festgelegt und als separates Exportsystem konfiguriert.

In Business Central werden Yokoy-Spesen im Hauptbuch als Hauptbucheinträge erstellt. Diese Einträge werden dann gemäß dem Standardverhalten von Business Central gebucht (d. h. es werden Sachkonten- und MwSt.-Einträge erstellt, soweit erforderlich).

Je nachdem, ob die Spesen erstattungsfähig (z. B. vom Mitarbeitenden bezahlte Mahlzeiten) oder nicht erstattungsfähig (z. B. mit der Firmenkarte bezahlte Mahlzeiten oder Reisekosten) sind, bestimmt die Konfiguration den für den Export zu verwendenden Kontotyp.

Für jeden Einzelposten der Spesen gibt Yokoy das Land, den Steuerbetrag und den Steuersatz an (einschließlich der Gruppe für die Buchung von Mehrwertsteuer auf Unternehmen und Produkte).

Wenn die Währung der Spesen mit der Währung der Berichterstattung (d. h. der lokalen Währung) übereinstimmt, führt Business Central eine Validierung durch, um zu überprüfen, ob der berechnete Betrag dem von Yokoy gesendeten Steuerbetrag entspricht. Wenn die Steuerbeträge übereinstimmen, wird keine Aktion ausgeführt. Wenn die Steuerbeträge nicht übereinstimmen, berechnet Business Central den Steuerbetrag auf der Grundlage der bereitgestellten Gruppen für die Buchung von Mehrwertsteuer, Geschäft und Produkt neu.

Wenn die Währung der Spesen nicht die Landeswährung ist, validiert Business Central den von Yokoy gesendeten Steuerbetrag nicht. Der Steuerbetrag wird auf der Grundlage der eigenen Wechselkurse neu berechnet. Siehe Spesen in Fremdwährungen.

Sobald Du die Spesen genehmigt und geprüft hast, exportierst Du die Spesen über Finance > Export.

Wenn Du Spesen aus Yokoy exportierst, bereitet Yokoy die Journalposten für die Übermittlung an Business Central vor. Wenn während des Exportvorgangs Fehler auftreten, wird eine API-Warnung mit Informationen zur Art des Fehlers angezeigt, damit Du das Problem beheben kannst.

Einzelposten für Spesen werden im Hauptbuch erstellt. Die Yokoy-ID der Spesen wird in der Spalte Externe Dokumentennummer angezeigt.

Wenn Belege in einer Fremdwährung in Yokoy verarbeitet werden, rechnet Yokoy die Beträge in die Währung der Firma um, und zwar unter Verwendung der von Yokoy verwendeten Wechselkurse.

Je nach Konfiguration der Firma werden die Beträge entweder in der Währung der Firma (Buchungswährung) oder in der Originalwährung des Belegs übertragen.

Wenn die Währung der Firma verwendet wird, ist diese in der Regel identisch mit der lokalen Währung in Business Central, sodass keine Währungsumrechnung durchgeführt wird (nur bei der Verarbeitung des Belegs in Yokoy). Bei steuerpflichtigen Beträgen überprüft Business Central, ob der von Yokoy gesendete Betrag dem Betrag entspricht, den es auf der Grundlage des verwendeten Steuerkennzeichens und des Nettobetrags berechnet. Wenn der Yokoy-Betrag nicht mit dem berechneten Betrag übereinstimmt, verwendet Business Central seine eigene Berechnung.

Wenn Du Spesenbelege importieren möchtest, werden diese mit der entsprechenden Hauptbucheintragung als eingehendes Dokument verknüpft. Klicke auf den Beleg, um ihn herunterzuladen.

Wenn Du Dich dafür entscheidest, weitere Belege als Anhänge zu importieren, werden diese außerdem auf der Registerkarte Eingehende Dokumente für die entsprechende Journalbuchung angezeigt.

Mit Yokoy Spend Management Connector für MS Dynamics 365 Business Centralkannst Du diese Rechnungstypen verarbeiten:

Nachdem Du eine Rechnung in Yokoy erstellt hast und die genehmigte Rechnung aus Yokoy exportierst, wird in Business Central entweder eine Bestellung oder eine Einkaufsrechnung generiert, die je nach den Einstellungen des Connectors automatisch oder manuell gebucht werden kann (siehe Buchungslogik in Business Central).

Bei Rechnungen ohne Bestellung musst Du das Kostenobjekt, die Kategorie und den Steuersatz auf der Ebene der Einzelposten auswählen, wenn Du die Rechnung in Yokoy bearbeitest. In der Regel werden Kategorie und Steuersatz automatisch von der KI von Yokoy zugewiesen. Bei Rechnungen mit Bestellung werden das Kostenobjekt und die Kategorie von der Bestellung/dem Wareneingang übernommen.

Um eine Rechnung ohne Bestellung zu erstellen, die in Business Central gebucht werden kann, lade eine neue Rechnung in Yokoy hoch.

Für jeden Einzelposten musst Du Folgendes manuell auswählen:

Wenn diese Rechnungen in Business Central exportiert werden, werden die Einzelposten der Rechnung als G/L-Konten behandelt und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit dem Inventar (Artikel), dem Anlagevermögen oder den Artikelgebühren.

Bestellungen werden in Yokoy automatisch aus der Business Central-Bestellung erstellt. Du kannst sowohl offene als auch freigegebene Bestellungen verwenden, um eine Bestellung in Yokoy zu erstellen.

Die Bestellung muss Folgendes enthalten:

Sobald die Bestellung in Yokoy erstellt wurde, wird die Yokoy-Bestellnummer im Feld Yokoy-Bestellnummer in Business Central angezeigt. Wenn Du Änderungen an der Bestellung vornimmst, werden diese Änderungen automatisch in Yokoy aktualisiert.

Wenn Du die Bestellung aus irgendeinem Grund manuell von Business Central an Yokoy senden musst, kannst Du auf der Karte Bestellung auf Bestellung an Yokoy senden/aktualisieren klicken. Wenn Du Details der Bestellung (mit dem Status Offen) änderst, kannst Du die Informationen in Yokoy aktualisieren, indem Du auf dieselbe Schaltfläche klickst.

Die Bestellung wird in Yokoy unter Rechnungsbearbeiter > Bestellungen angezeigt:

Die Bestellnummer entspricht der Nummer der Bestellkarte in Business Central.

Bei Bestellungen, die Standardartikel enthalten, gibst Du die Bestellung für ein Kostenobjekt ein, indem Du die Dimension in der Bestellung auswählst (Registerkarte Auftrag > Dimensionen).

Sobald eine Bestellung in Yokoy erstellt wurde, kannst Du die entsprechende Rechnung hochladen und die Einzelposten der Rechnung und der Bestellung matchen.

Nur für Bestellungen mit Einzelposten für Artikel oder Sachanlagen ist ein Wareneingang erforderlich. In der Regel ist für Artikelgebühren Einzelposten kein Wareneingang erforderlich.

Wareneingänge werden in Yokoy automatisch aus dem in Business Central gebuchten Einkaufsbeleg erstellt (den Du durch den Erhalt einer Bestellung erhältst). Wareneingänge sind immer mit einer Bestellung verknüpft und werden für das Three-Way Matching verwendet.

Ein automatisierter Job erstellt Wareneingänge in Yokoy, sobald ein neuer gebuchter Einkaufsbeleg generiert wird.

So wird ein Wareneingang manuell erstellt (falls erforderlich):

Das Yokoy-interne ID-Feld in Business Central wird mit der Yokoy-ID für den Wareneingang aktualisiert.

Der entsprechende Wareneingang kann in Yokoy Rechnungsbearbeiter > Bestellungen angezeigt werden, indem die entsprechende Bestellung ausgewählt und die Wareneingangsnummer im Wareneingang angezeigt wird. Die Wareneingangsnummer entspricht der Nummer des gebuchten Wareneingangs.

Einzelposten von Bestellungen werden mit Einzelposten von Rechnungen gematcht, wobei ein Two-Way Matching durchgeführt wird, wenn kein gebuchter Einkaufsbeleg/Wareneingang vorhanden ist (d. h. für Anlagengüter und Artikelgebühr-Zeilenarten).

Wenn Du einen gebuchten Einkaufsbeleg/Wareneingang mit einer Bestellung in Business Central verknüpfst, führt Yokoy ein Three-Way Matching durch und überprüft sowohl die Beträge als auch die Mengen mit der Bestellung und dem Wareneingang.

Wenn Du einen Einzelposten einer Rechnung mit einem Artikelbelegzeilen-Typ gematched hast, wird in Yokoy eine fehlende Wareneingangsmeldung angezeigt. Wareneingänge sind für Sachanlagen und Artikelgebührenbelegzeilen-Typen nicht erforderlich.

Sobald Du die Bestellung in Business Central erhältst und den gebuchten Einkaufsbeleg erstellst, musst Du möglicherweise den Einzelposten der Rechnung entmatchen und ihn erneut mit dem Einzelposten des Wareneingangs matchen.

Mit Business Central kannst Du mehrere gebuchte Einkaufsbelege erstellen, um Teillieferungen zu verarbeiten. Da Yokoy nur eine Eins-zu-eins-Beziehung zwischen Wareneingang und Rechnungspositionen zulässt, musst Du die Mengen und Beträge der Einzelposten manuell anpassen, um mehrere gebuchte Einkaufsbelege zu berücksichtigen.

Du erstellst beispielsweise eine Bestellung für einen Artikel mit einer Menge von 1.000 Stück. Dieser Artikel wird in zwei Sendungen geliefert, 250 und 750. Du erstellst zwei gebuchte Einkaufsbelege/Wareneingänge, um die Lieferung dieser Sendungen zu dokumentieren. In der Rechnung wird jedoch die gesamte bestellte Menge in einem einzigen Einzelposten angegeben.

In Yokoy passt Du zur Bearbeitung dieser Rechnung die Menge und den Betrag im ursprünglichen Rechnungseinzelposten an, damit Du den Einzelposten mit einem der gebuchten Einkaufsbelege matchen kannst. Anschließend musst Du einen zusätzlichen Einzelposten mit derselben Beschreibung, demselben Kostenobjekt, derselben Kategorie usw. mit der verbleibenden Menge und dem verbleibenden Betrag erstellen.

Mit Business Central kannst Du Einzelposten ohne Inventar erstellen, die Du mit Yokoy verarbeiten kannst.

Einzelposten, die nicht zum Inventar gehören, sind:

Es gibt zwei Szenarien für Dokumente, die diese Art von Zeilen enthalten:

Nicht inventarisierte Einzelposten in der Bestellung werden in Yokoy automatisch als Nicht-Wareneingang-Einzelposten erkannt (und erfordern daher kein Two-Way oder Three-Way Matching).

Da Yokoy die finanziellen Dimensionen nicht von der Bestellung erbt, musst Du das Kostenobjekt und/oder die Kategorie auf Ebene der Einzelposten angeben, bevor Du die Rechnung in Business Central exportieren kannst.

Unabhängig davon, ob Yokoy die Bestellung aktualisiert oder eine neue Einkaufsrechnung in Business Central für Artikelgebühren erstellt, ist das wichtigste Detail bei dieser Art von Zeile in Business Central, dass die Gebühren nach der Erstellung der Zeile den Belegzeilen zugeordnet werden müssen. Daher sollte nach der Erstellung der Zeile der Standardprozess von Business Central für die Zuordnung von Artikelgebühren befolgt und der Beleg dann gebucht werden.

Sobald Du Rechnungen gematched und eingereicht (sowie genehmigt) hast, exportierst Du die Rechnungen wie gewohnt über Finance > Export.

Für den Connector kannst Du einen automatischen Exportauftrag einrichten. Du kannst das Exportprotokoll in Yokoy verwenden, um zu überprüfen, ob der Exportauftrag erfolgreich abgeschlossen wurde.

Wenn Du Rechnungen aus Yokoy exportierst, ruft Business Central alle Rechnungsdaten aus Yokoy ab, einschließlich der Originalrechnung als Anhang.

Je nach Art der Rechnung (ohne Bestellung oder mit Bestellung) kann das in Business Central aktualisierte Dokument variieren:

Business Central ist für die Berechnung von Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen für jede Zeile auf der Grundlage der Menge und des Stückpreises verantwortlich.

Wenn die Rechnungswährung von der Landeswährung abweicht, wird diese Information in Business Central unter Währungscode gespeichert und Business Central ist dafür verantwortlich, alle Beträge bei der Buchung in die Landeswährung umzurechnen.

Wenn Du eine Bestellrechnung aus Yokoy exportierst, wird die Bestellung in Business Central mit den Details der Einzelposten aktualisiert: zu fakturierende Menge, Stückpreis, Steuersätze usw.

Darüber hinaus zeigt Business Central im Abschnitt Allgemein der Bestellung die Yokoy-ID der Rechnung im Feld Yokoy-Rechnungs-ID an:

Die Bestellung wird dann je nach der in der Connector-Einrichtung konfigurierten Buchungslogik automatisch oder manuell als gebuchte Einkaufsrechnung vom Finance-Team verbucht.

Wenn Du eine Rechnung ohne Bestellung aus Yokoy exportierst, erstellt Business Central eine neue Einkaufsrechnung mit den Informationen aus der Rechnung und erstellt die Einzelposten mit der zu fakturierenden Menge, dem Stückpreis usw. Die Yokoy-Rechnungs-ID wird in das Feld Yokoy-Rechnungs-ID eingefügt, damit Du eine Rechnung in Yokoy zurückverfolgen kannst.

Die Einkaufsrechnung wird dann je nach der in der Connector-Einrichtung konfigurierten Buchungslogik automatisch oder manuell als gebuchte Einkaufsrechnung vom Finance-Team gebucht.

Je nach spezifischer Konfiguration in Business Central können diese Aktionen stattfinden:

Je nach Herkunft der Rechnung (keine Bestellung, mit Bestellung usw.) wird die PDF-Rechnung im Reiter Anhänge des entsprechenden Business-Central-Dokuments angehängt.