Mit der Integration von Yokoy in Microsoft Dynamics 365 Business Central kannst Du die Stärken von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der KI-gestützten Ausgabenverwaltungslösung von Yokoy kombinieren.

Durch die Integration von Yokoy werden Daten automatisch mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgetauscht, sodass Du den Prozess überall dort automatisieren kannst, wo Ausgaben anfallen.

MS Dynamics 365 Business Central ist für die Verwaltung der Datenflüsse zu und von Yokoy verantwortlich. Es verwendet die Yokoy-API (OAuth2.0-Authentifizierung), um Stamm- und Transaktionsdaten wie Bestellungen und Wareneingänge an Yokoy zu senden und Rechnungsdaten für die Buchung abzurufen. Die Webhooks von Yokoy benachrichtigen Business Central über Änderungen des Dokumentstatus und geben Business Central die Kontrolle darüber, wann Daten abgerufen und gebucht werden. Bei Spesen ist Yokoy für die Übermittlung der Spesen an Business Central verantwortlich. Business Central ruft Belege und Anhänge von der Yokoy-API ab.

Jede Firma in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist mit einer Yokoy-Firma verknüpft. Wenn Du mehr als eine Firma hast, musst Du in Yokoy eine zusätzliche Firmen einrichten.

Mit der Integration kannst Du Bestellungen und Einkaufbelege zur Verarbeitung mit den Rechnungen an Yokoy senden und die Einzelposten von Bestellungen und/oder Wareneingängen mit den Einzelposten von Rechnungen matchen (two-way matching und three-way matching).

Die Integration unterstützt die Postenarten Artikel, Anlagevermögen und Artikelgebühr. Sie unterstützt nicht die Postenarten Ressource und Verrechnungskonto.

Rechnungsdokumente werden von Business Central als base64-codierte PDFs abgerufen und an die Bestellung oder Einkaufsrechnung angehängt. Das Dokument kann auf der Registerkarte Attachments (Anhänge) für die Bestellung oder Einkaufsrechnung eingesehen werden.

Yokoy kommuniziert Änderungen des Yokoy-Rechnungsstatus über Webhooks an Business Central. Business Central ist dann dafür verantwortlich, die Rechnungsdaten von Yokoy abzurufen und als gebuchte Einkaufsrechnungsdokumente zu verbuchen (wenn die automatische Verbuchung aktiviert ist).

Du kannst Rechnungen bei der Einreichung in Business Central buchen, indem Du entweder die Bestellung mit einer Zahlsperre aktualisierst oder eine temporäre Einkaufsrechnung mit einer Zahlsperre erstellst, oder wenn die Rechnungen vollständig genehmigt und bereit für den Export sind, die Rechnungsdaten als gebuchte Einkaufsrechnung verbuchen und den entsprechenden Kreditorenbuchungseintrag erstellen.

Im Falle von Spesen ist Yokoy dafür verantwortlich, diese direkt im Hauptbuch zu verbuchen.

Beim Rechnungsexport wird die Währungsumrechnung vollständig von Business Central übernommen. Das bedeutet, dass Du Business Central's Wechselkurse verwendest, um alle Umrechnungen in die Währung der Firma und alle erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.

Der Genehmigungsablauf für Rechnungen und/oder Spesen wird vollständig von Yokoy verwaltet, entweder über einen Standard-Workflow für Vorgesetzte oder Kostenobjekte oder über einen benutzerdefinierten Workflow.

Die Yokoy-Integration für MS Dynamics 365 Business Central unterstützt diese Versionen:

Die Integration kann derzeit als Erweiterung installiert werden – entweder als Erweiterungspaket (als lokale Bereitstellung), oder von der Microsoft AppSource.

Yokoy-Rechnungen werden als Einkaufsrechnungen (für Rechnungen ohne Bestellung) und Bestellungen (für Rechnungen mit Bestellung) zur Verarbeitung in Business Central als Kreditorenzahlungen gebucht.

Rechnungsdokumente werden von Business Central als Base64-codierte PDF-Datei abgerufen und der Bestellung bzw. Einkaufsrechnung angehängt.

Das Dokument kann im Tab Anhänge der Bestellung bzw. der Rechnung eingesehen werden.

Die Yokoy-Integration kann so konfiguriert werden, dass alle Bestellungen/Einkaufsrechnungen automatisch als gebuchte Einkaufsrechnungen verbucht werden. Alternativ können Finance-Nutzer Bestellungen oder Einkaufsrechnungen manuell mit der entsprechenden Business-Central-Funktion verbuchen.

Business Central ist für alle Berechnungen des Nettobetrags, Bruttobetrags und Steuerbetrags verantwortlich, basierend auf den von Yokoy bereitgestellten Feldern für Menge und Stückpreis.

Zusätzlich kannst Du entscheiden, Buchungsbelege zu erfassen:

Die Installation des Yokoy Connectors in Business Central fügt ein zusätzliches Feld Yokoy-Zahlungsstatus zu den Bestell- und Einkaufsrechnungskarten in Business Central hinzu. Nur Rechnungen mit dem Yokoy-Zahlungsstatus Genehmigt werden im Bericht Vorgeschlagene Kreditorenzahlungen berücksichtigt bzw. zur Anwendung freigegeben. Wenn der Yokoy-Zahlungsstatus nicht genehmigt ist (unabhängig davon, ob die Buchung bei Genehmigung oder vorläufig vor der Genehmigung erfolgt), ist die Rechnung für Zahlung & Anwendung gesperrt.

Wenn Du den Rechnungs-Workflow für eine vorläufige Buchung einrichtest (d. h. Daten werden an Business Central gesendet, bevor die vollständige Genehmigung erfolgt) im Workflow Designer in Yokoy, bleibt der Yokoy-Zahlungsstatus auf Nicht genehmigt, bis die Rechnung in Yokoy genehmigt und exportiert wird.

Erst dann ändert sich der Status auf Genehmigt. Es wird stark davon abgeraten, den Yokoy-Zahlungsstatus manuell von "Nicht genehmigt" auf "Genehmigt" zu ändern, da dies die Konsistenz des vorläufigen Buchungskonzepts beeinträchtigen kann.

Wenn der Finance-Nutzer die Rechnung exportiert (was möglicherweise so eingerichtet wurde, dass dies automatisch geschieht), ruft Business Central die Rechnungsdaten von Yokoy ab, generiert den Kreditorenbuchungseintrag und verbucht die Rechnung als gebuchte Einkaufsrechnung (für Rechnungen ohne Bestellung) und als gebuchte Einkaufsrechnung über die Bestellung (für Rechnungen mit Bestellung).

Der Yokoy-Zahlungsstatus wird auf Genehmigt aktualisiert, sobald die Rechnung exportiert wurde.

Typischer Prozess in Yokoy

Hinweis: Die in Klammern angegebenen Status sind der resultierende Status der Aktion.

Wenn eine Rechnung in Yokoy erstellt wird, werden auch Kreditorenbuchungen in Business Central erstellt, obwohl gebuchte Einkaufsrechnungen mit einer Zahlungssperre versehen werden, um zu verhindern, dass sie vom Vorschlag für Kreditorenzahlungen (339)-Bericht erfasst werden. Wenn die Rechnung in Yokoy genehmigt und dann (entweder manuell oder automatisch) exportiert wird, entfernt Business Central die Zahlungssperre und aktualisiert die Kreditorenbuchungen.

Wenn die Rechnung abgelehnt wird, kannst Du Yokoy so einrichten, dass automatisch eine Gutschrift gebucht wird, um die gebuchte Einkaufsrechnung auszugleichen. Du kannst wählen, ob Yokoy automatisch Gutschriften buchen soll oder ob Du abgelehnte Rechnungen manuell bearbeiten möchtest.

Typischer Prozess in Yokoy

Hinweis: Die in Klammern angegebenen Status sind der resultierende Status der Aktion.

Wird die Rechnung abgelehnt, wird die gebuchte Einkaufsrechnung mit Zahlungssperre in Business Central mit einer Gutschrift storniert.

In diesem Beispiel wird die Rechnung nach dem Einreichen gebucht, aber der Workflow könnte auch so eingerichtet werden, dass die Rechnung in Business Central nach der Genehmigung, aber vor der Prüfung gebucht wird.

Beim Export von Rechnungen nach Business Central ordnet der Yokoy-Connector die Rechnungsdaten wie folgt zu:

Falls in Yokoy kein Buchungsdatum angegeben ist, übernimmt der Yokoy-Connector das Rechnungsdatum als Buchungsdatum.

Etwaige in der Yokoy-Rechnung festgelegte Fälligkeitsdaten werden in Business Central nicht übernommen, da die Fälligkeitstermine aus den zugehörigen Zahlungsbedingungen abgeleitet werden.

Spesen werden in Yokoy gemäß dem Workflow der Firma bearbeitet (d. h. Einreichen > Genehmigen > Prüfung).

Nach der Verarbeitung werden sie von Yokoy entweder manuell (auf Veranlassung des Finance-Teams) oder automatisch über einen Exportauftrag an Business Central exportiert.

Spesen (Einzelspesen, Kartentransaktionen und Reisespesen) werden auf Hauptbuchkonten gebucht. Die Integration kann so konfiguriert werden, dass Spesen automatisch auf die entsprechenden Hauptbücher gebucht werden oder dass der entsprechende Eintrag im Journal erstellt wird, sodass das Finance-Team den Eintrag manuell buchen kann.

Mit Yokoy kannst Du Gutschriften in Business Central buchen (vorausgesetzt, die Option Gutschriften erstellen wurde für die Firma aktiviert). In Business Central werden sie als Gutschrift behandelt.

Du kannst Spesenbelege (und Anhänge) in Business Central importieren. Wenn Du Belege importierst, werden sie mit dem entsprechenden Hauptbucheintrag verknüpft. Der Beleg (und alle Anhänge) wird auf der Registerkarte Incoming documents (Eingehende Dokumente) für jeden Hauptbucheintrag zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus werden beim Buchen des Hauptbucheintrags Belege aus dem Lieferanten-Hauptbucheintrag zur Verfügung gestellt.

Die Integration ermöglicht es Dir, alle Stammdaten in Microsoft 365 Business Central zu verwalten und mit Yokoy zu synchronisieren:

Du kannst wählen, ob Du alle Stammdatentypen oder nur bestimmte Datentypen

(z. B. nur Lieferanten) synchronisieren möchtest. Die Synchronisierung der Stammdaten erfolgt automatisch über Aufträge, Du kannst jedoch auch bestimmte Datensätze direkt von der Karte aus manuell synchronisieren.

User werden direkt aus Business Central synchronisiert, wodurch Yokoy-User je nach Bedarf im aktiven oder inaktiven Status erstellt werden. Yokoy-User können über die Mitarbeiterkarte erstellt werden. Du kannst einzelne oder mehrere Lieferanten/Mitarbeitende mithilfe von Filtern importieren.

Lieferanten können über die Kreditorenkarte erstellt werden.

Du kannst finanzielle Dimensionen (Projekte, Abteilungen, Bereiche usw.) als spezifische Kostenobjekte oder Tags in Yokoy abbilden, was Dir eine größere Flexibilität bei der Einrichtung Deiner Finanzbuchhaltung ermöglicht.

Die Synchronisierung von Stammdaten erfolgt automatisch über Jobs. Es ist jedoch auch möglich, bestimmte Datensätze manuell direkt über die Karte zu synchronisieren.

Für Transaktionsdaten kannst Du konfigurieren, wie und wann Microsoft Dynamics 365 Business Central Bestellungen (POs) und Wareneingängen (GRs) an Yokoy sendet, damit ein two- oder three-way Matching mit Rechnungen durchgeführt werden kann, bei dem sowohl Kopf- als auch Einzelposten-Daten auf Abweichungen überprüft werden.

Business Central zeigt auf den Registerkarten für Bestellungen und Wareneingänge Informationen darüber an, welche Bestellungen und Wareneingänge an Yokoy gesendet wurden.

Benutzer können bei Bedarf in Yokoy über die Registerkarte Mitarbeiter in Business Central erstellt werden.

Die Berichtsstruktur (d. h. die Vorgesetzten) wird nicht aus Business Central übernommen. Du musst die Berichterstattung in Yokoy einrichten, wenn Du die Genehmigung durch den Vorgesetzten (oder einen benutzerdefinierten Workflow, der die Genehmigung durch den Vorgesetzten für die Eskalation der Genehmigung vorsieht) verwenden möchtest.

Die Schwellenwerte für Vorgesetzte, Stellvertretungen und Assistenz (falls zutreffend), das zugewiesene Kosten-Objekt und die Sprachpräferenzen müssen manuell im Benutzerprofil eingerichtet werden.

Die Yokoy-Integration sendet diese Informationen von Business Central an Yokoy:

Die Yokoy-Integration unterstützt die Synchronisierung von Dimensionen. Du kannst Dimensionen mit Yokoy-Kostenstellen (Objekten) und Yokoy-Tag-Dimensionen verknüpfen. Da Yokoy nur eine Kostenstelle pro Einzelposten/Journalbuchung unterstützt, können zusätzliche Dimensionen mithilfe von Tags verknüpft werden.

Dimensionen, die Du möglicherweise in Yokoy synchronisieren möchtest:

Du kannst beispielsweise die Business-Central-Dimensionswerte von Abteilung als Kostenobjekte und die Bereichs-Dimensionswerte Europa Nord, Europa Nord (EU), Europa Nord (Nicht-EU) mit der Yokoy-Tag-Dimension Land synchronisieren und so Tags für Europa Nord, Europa Nord (EU), Europa Nord (Nicht-EU) erstellen.

Alle aktiven Dimensionen werden automatisch als aktive Kostenobjekte importiert. Wenn die Dimension oder der Dimensionswert in Business Central gesperrt ist, werden sie dennoch als Kostenobjekt in Yokoy importiert, jedoch mit inaktivem Status. Genehmigungslimits, Kostenobjekt-Genehmiger, automatische Genehmigungslimits und Kostenobjekt-Stellvertretungen müssen manuell in Yokoy festgelegt werden.

Alle aktiven Dimensionen werden als aktive Tags importiert. Wenn die Dimension oder der Dimensionswert in Business Central gesperrt ist, werden sie dennoch als Tags in Yokoy importiert, jedoch mit inaktivem Status. Genehmiger für Spesen und Rechnungen müssen in Yokoy eingerichtet werden.

Jedes Hauptbuchkonto kann bei Bedarf als Rechnung und/oder Spesen-Kategorie in Yokoy synchronisiert werden.

Durch die Integration wird die grundlegende Definition der Kategorie in Yokoy erstellt (Name, Beschreibung, Konto), aber du kannst die Kategorien nach der Synchronisierung in Yokoy bearbeiten, um ein Symbol in Yokoy anzuzeigen.

Lieferanten werden den Yokoy-Lieferanten zugeordnet. Änderungen auf der Kreditorenkarte werden automatisch mit Yokoy synchronisiert. Du kannst Änderungen jedoch auch manuell von Business Central aus übertragen.

Business Central stellt grundlegende Details für den Yokoy-Lieferanten bereit:

Die Standardlieferanteneinstellungen müssen manuell eingerichtet werden. Die Zahlungsbedingungen für die Firma werden nicht aus Business Central synchronisiert.

Business Central-Bestellungen werden in Yokoy für das Two-Way und Three-Way Matching verwendet.

Mit dem Connector enthält die Registerkarte Bestellungen zusätzliche Felder, um zu verfolgen, ob die Bestellung in Yokoy erstellt wurde, die entsprechende Yokoy-Bestellnummer und den Yokoy-Zahlungsstatus.

Der Yokoy-Zahlungsstatus verfolgt den Genehmigungsstatus der zugehörigen Rechnung. Dieses Feld wird verwendet, um zu bestimmen, ob eine Zahlungssperre auf den Gebuchte Einkaufsrechnung-Eintrag angewendet werden soll, um eine Zahlung zu verhindern, falls Du die Buchung im Kreditorenbuch bei Einreichung anstelle der Buchung bei Export eingerichtet hast.

Die Integration unterstützt diese Zeilen in der Bestellung:

Kopfdaten der Bestellung

Einzelposten-Daten der Bestellung

Gebuchte Einkaufsbelege werden in Yokoy als Wareneingänge (Good receipts = GR) verarbeitet.

Wareneingänge sind immer mit einer Bestellung verknüpft und werden für das three-way Matching verwendet.

Im Allgemeinen werden Einzelposten für Artikel (-Kosten) und Anlagevermüogen in Yokoy als Nicht-GR-Einzelposten betrachtet. Du kannst sie jedoch bei Bedarf mit einem gebuchten Einkaufbeleg verknüpfen.

Kopfdaten des Wareneingangs

Einzelposten-Daten des Wareneingangs