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Erstelle eine Spesenabrechnung
In der Yokoy Mobile App und der Yokoy Web App kannst Du Abrechnungen für Firmenkartenspesen erstellen.
Mobile App
Öffne die Yokoy Mobile App und wähle die Schaltfläche mit den drei vertikalen Punkten in der unteren rechten Ecke aus.
Wähle aus, wie Du den Spesenbericht erstellen möchtest.
Du kannst entweder ein Foto aufnehmen, indem du auf Kamera öffnen tippst,
ein Bild aus der Galerie oder ein Dokument hochladen, indem du auf Beleg hinzufügen tippst, oder einen Spesenbericht ohne Beleg erstellen, indem du auf Spese ohne Beleg tippst.
Web App
Öffne die Yokoy Web App und bestimme, wie Du die Spesenabrechnung erstellen möchtest. Dies kann entweder durch einen Datei-Upload mit dem Büroklammer-Symbol, oder als Spese ohne Beleg mit dem Notiz-Symbol gemacht werden.
Du findest beide dieser Symbole entweder oben auf Deinem Bildschirm im Meine Aufgaben Menü, oder in der linken Menüleiste.
Speseninformationen validieren
Der nächste Schritt besteht darin, alle Speseninformationen zu validieren.
Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
✏️ Hinweis
Einige Felder sind Pflichtfelder, das heißt, Du kannst die Spese nicht einreichen, wenn diese leer bleiben.
Begründung / Beschreibung*: Standardmässig der Name des Verkäufers
Kategorie*: Die Kategorie, in welche diese Spese fällt.
In der mobilen App findest Du dieses Feld unterhalb vom Anzahl Teilnehmer Feld
Land*: Das Land, in dem die Spese getätigt wurde
Originalwährung des Belegs*: Die lokale Währung, in welcher die Spese getätigt wurde
Totalbetrag*: Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg erscheint
Trinkgeld, Zuschläge: Wenn Du einen zusätzlichen Betrag, beispielsweise Trinkgeld, hinzufügen möchtest, siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an?
Datum der Bezahlung*: Das Datum, an dem die Spese getätigt wurde
Zahlungsmethode*: Die Zahlungsmethode zeigt an, wie Du eine Spese bezahlt hast. Wenn Du mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden erfahren möchtest, siehe Welche verschiedene Zahlungsmethoden gibt es in Yokoy?
Firmenkarte*: Wenn Du eine Spese mit einer Firmenkarte bezahlt hast, musst Du angeben, mit welcher Karte die Transaktion durchgeführt wurde.
Anzahl Teilnehmer*: Standardmässig ist dies 1, aber wenn der Beleg die Spesen mehrerer Personen abdeckt, beispielsweise für ein Geschäftsessen
Kostenobjekte*: Die Kostenobjekte, zu dem diese Spese gehört.
Zusätzliche Kategorien: Wenn Deine Firma zusätzliche Kategorien konfiguriert hat, in welche Du Deine Spese einordnen solltest, füge diese hier hinzu.
Reise: Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, kannst Du sie mit dem Feld Zu Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen.
Belege hinzufügen: Füge bei Bedarf weitere Belege hinzu.
Kommentar: Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
Feld | Benötigt? | Beschreibung |
Beschreibung | Benötigt | Beschreibung der Spese. In der Regel füllt Yokoy AI dieses Feld automatisch mit dem Namen des Händlers oder einem anderen extrahierten Text aus. |
Kategorie | Benötigt | Die Kategorie, zu der diese Spese gehört. Auf dem Handy findest du dieses Feld unter dem Feld Teilnehmer. |
Spesen-Land | Benötigt | Das Land, in dem die Spese entstanden ist. |
Belegwährung | Benötigt | Die Landeswährung, in der die Spese bezahlt wurde. |
Gesamtbetrag | Benötigt | Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg angegeben ist. |
Zusätzliche Kosten | Optional | Wenn Du eine zusätzliche Gebühr (z. B. Trinkgeld) hinzufügen möchtest, siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an? |
Zahlungsdatum der Spese | Benötigt | Das Datum, an dem die Spese entstanden ist. |
Zahlungsmethode | Benötigt | Die Zahlungsmethode zeigt, wie Du eine Ausgabe bezahlt hast. In diesem Fall wählst du Firmenkarte aus. Um mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden zu erfahren, siehe Welche verschiedene Zahlungsmethoden gibt es in Yokoy? |
Firmenkarte | Benötigt | Hier musst Du angeben, welche Karte Du zur Bezahlung der Ausgabe verwendet hast. |
Teilnehmer | Benötigt | Standardmäßig wirst du als Teilnehmer hinzugefügt. Wenn der Beleg jedoch Spesen für mehrere Personen abdeckt, zum Beispiel bei einem Geschäftsessen, kannst du entsprechend weitere Teilnehmer hinzufügen. |
Kostenstellen | Benötigt | Das Kostenobjekt, zu dem diese Spese gehört. Je nach Unternehmenseinstellung wird dieses Feld angezeigt oder nicht. |
Zusätzliche Kategorien | Optional | Falls Dein Unternehmen zusätzliche Kategorien zur Klassifizierung der Spese eingerichtet hat, kannst Du diese hier auswählen. |
Reise | Optional | Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, kannst Du sie mit dem Feld Zur Reise hinzufügen einem bestehenden Reisebericht zuordnen. |
Unterstützende Dokumente hinzufügen | Optional | Füge bei Bedarf zusätzliche Dokumente hinzu. |
Kommentar | Optional | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu. |
Spesenabrechnung löschen, speichern oder einreichen
Nachdem Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, hast Du drei Möglichkeiten, wie Du fortfahren kannst:
Klicke auf Löschen, wenn Du die gesamte Spesenabrechnung löschen möchtest.
Klicke auf Speichern, wenn Du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchtest.
Klicke auf Einreichen, wenn Du die Spesenabrechnung einreichen möchtest.
Deine eingereichten Spesen findest Du im Web in Submitter > Einzelne Spesen oder in der mobilen App unter Spesen > Eingereicht.
Bis die Spesen exportiert und ausgezahlt sind, kannst Du sie möglicherweise zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Weitere Informationen zu Spesenwarnungen findest Du unter Benachrichtigungen zu Spesen.
Für einen Überblick über den Spesenstatus erhältst Du unter Was bedeuten die verschiedenen Status in Yokoy?