🌐 Web-App 📱 Mobile-App | 👤 Submitter, Finance-Rolle
Bei bestimmten Spesen wie Mahlzeiten muss Deine Firma die Mitarbeitenden und Gäste, für die die Spesen anfallen, aus verschiedenen Gründen nachverfolgen:
Unternehmensrichtlinie: Überprüfung, ob die Spesen dem festgelegten Budget pro Person entsprechen.
Auswirkung auf die Tagespauschale: Überprüfung, ob die Mitarbeitenden die entsprechende Mahlzeit von den Tagespauschalen für den Tag abgezogen haben.
Länderspezifische Anforderung: Bereitstellung einer Liste der Teilnehmenden und der Firmenzugehörigkeit für alle Mahlzeiten-Spesen (z.B. in Deutschland erforderlich).
Mit Yokoy kannst Du Teilnehmende angeben, die Benutzer auswählen, die von den Spesen abgedeckt wurden, und angeben, ob es sich um einen Yokoy-Benutzer oder eine dritte Partei handelt. Finance-User mit Bearbeitungsberechtigungen für Spesen können bei Bedarf auch Teilnehmende zu den Spesen hinzufügen.
Standardmäßig wirst Du automatisch als Teilnehmender ausgewählt (es sei denn, dies wurde von Deinem Yokoy-Admin deaktiviert). Wenn ein Assistent in Deinem Namen eine Spese erstellt, wird dieser der Spesenabrechnung ebenfalls als Standard-Teilnehmender hinzugefügt.
Yokoy kennzeichnet alle Spesen, bei denen Du, als Submitter der Spesen, nicht als Teilnehmender aufgeführt bist. Yokoy-Admins können diese Warnung jedoch bei Bedarf deaktivieren.
Während die Teilnehmenden ausgewählt werden, zeigt Yokoy eine Informationsmeldung an, die die Kostenaufschlüsselung pro Person in der Währung der Spesen angibt:
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Teilnehmende in der Web-App | Teilnehmende in der Mobile-App |
Arten von Spesen-Teilnehmenden
Du kannst drei Arten von Teilnehmenden zu einer Spese hinzufügen:
Yokoy-Firmenbenutzer: Yokoy-Benutzer aus Deiner Firma. Diese Teilnehmenden werden schwarz dargestellt.
Yokoy-Organisationsbenutzer: Yokoy-Benutzer aus einer anderen Firma,
aber aus derselben Organisation. Diese Teilnehmenden haben eine dunkelgraue Farbe.
Externe Teilnehmende: Eine dritte Partei aus einer anderen Organisation.
Diese Teilnehmenden werden hellgrau dargestellt.
Es werden keine Benachrichtigungen an externe Teilnehmende gesendet. Die Informationen werden ausschließlich für die Berichterstattung Deiner Firma gesammelt.
Hinzufügen eines Yokoy-Benutzers zu einer Spese
Beim Erstellen oder Überprüfen einer Spesenabrechnung gibst Du die entsprechenden Teilnehmenden im Feld Anzahl Teilnehmende an.
Du kannst nach anderen Yokoy-Benutzern suchen, indem Du ihren Namen in das Feld Anzahl Teilnehmende eingibst. Standardmäßig kannst Du nur nach Benutzern in derselben Firma suchen.
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Yokoy-Benutzer als Teilnehmende in der Web-App | Yokoy-Benutzer als Teilnehmende in der Mobile-App |
Mitarbeitende in anderen Firmen Deiner Organisation müssen als externe Teilnehmende erstellt werden, es sei denn, Dein Yokoy-Admin hat die Funktion so konfiguriert, dass Du nach anderen Benutzern in der gesamten Organisation suchen kannst.
Die Suchliste zeigt die neuesten Teilnehmenden an, mit Ausnahme der bereits ausgewählten.
Einen externen Teilnehmenden hinzufügen
Um externe Teilnehmende hinzuzufügen, klicke auf + Externen Teilnehmer hinzufügen.
Gib den Vor- und Nachnamen des Teilnehmenden, dessen E-Mail-Adresse und den Namen der Firma ein.
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Externe Teilnehmende in der Web-App | Externe Teilnehmende in der Mobile-App |
Standardmäßig musst Du mindestens den Vornamen der Teilnehmenden eingeben. Die anderen Felder können je nach Firmeneinstellungen Deiner Firma Pflichtfelder sein oder auch nicht. Diese Informationen werden zusammen mit den Spesen für die Berichterstattung gespeichert.
🚧 Vorsicht
Sobald externe Teilnehmer erstellt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Falls Änderungen erforderlich sind, muss der Teilnehmer entfernt und erneut hinzugefügt werden.
Des Weiteren dürfen mehrere externe Teilnehmer nicht dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, da Yokoy die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal nutzt.
Teilnehmer aus einem Kalender importieren
🏢 Professional- und Enterprise-Pläne
Diese Funktion steht nur Kunden mit den Professional- und Enterprise-Plänen zur Verfügung.
Du kannst auswählen, Spesendetails aus deinem Arbeitskalender zu importieren, indem du auf Kalenderteilnehmer importieren klickst. Du kannst Ereignisse aus deinen Kalendern auswählen und die Teilnehmer der Ereignisse als Spesenteilnehmer importieren und bei Bedarf den Titel des Ereignisses für geschäftliche Zwecke der Ausgabe übernehmen.
🚧 Vorsicht
Dein Yokoy-Admin muss diese Funktion für dein Unternehmen aktiviert haben, und du musst dein Google-Konto in deinem Benutzerprofil verbinden. Andernfalls siehst du den Button Teilnehmer importieren nicht.
Um auszuwählen, welches Ereignis mit der Ausgabe verknüpft werden soll:
Wähle den Kalendar sowie den Tag aus.
Wähle aus der Liste der für den Kalender und das Datum gefundenen Ereignisse das relevante Ereignis aus, das die Teilnehmer enthält.
Klicke auf Überprüfung des Imports.
Das Popup-Fenster zeigt die Details der zum Ereignis eingeladenen Personen und ob sie die Einladung akzeptiert haben (Angenommen, Abgelehnt oder Keine Antwort).
Du kannst den Ereignistitel als Ausgaben-Beschreibung übernehmen, indem du Ereignisname als Beschreibung verwenden (Use event name as description) auswählst.
Wenn Du externe Teilnehmer eingeladen hast, musst Du alle erforderlichen Informationen ausfüllen, wie Vorname, Nachname und Unternehmen. Wenn Du jemanden aus Deinem Unternehmen oder einem anderen Unternehmen in Yokoy eingeladen hast, zeigt Yokoy den Namen des Nutzers an.
Sobald alle erforderlichen Daten eingegeben sind, klicke auf Import beenden. Alle importierten Teilnehmer werden der Spese hinzugefügt.
