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Beim Erstellen einer Spesenabrechnung ist eines der auszufüllenden Felder die Zahlungsmethode für die Spese. Anhand der Zahlungsmethode kann Deine Firma bestimmen, wie Du die Ausgabe bezahlt hast, sodass die Kostenerstattung mit der Zahlungsmethode übereinstimmt.
In Yokoy gibt es zwei verschiedene Zahlungsarten:
Privat bezahlt: Eine privat bezahlte Ausgabe ist ein Kauf, welcher mit Deinem Privatkonto (d.h. Deinem persönlichen Bankkonto oder Deiner persönlichen Kreditkarte) getätigt wurde. Der Spesenbetrag wird nach Prüfung durch das Finance Team Deiner Firma auf Dein privates Bankkonto überwiesen.
Firmenkarte: Eine Ausgabe, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurde, ist ein Kauf, welcher mit einer bestimmten Firmenkarte getätigt wurde (d.h. einer Karte, die in der Regel mit den Finanzkonten Deiner Firma verbunden ist). Es gibt zwei Fälle von Firmenkartenspesen:
Betriebsausgaben: Betriebsausgaben sind Käufe, die für geschäftliche Zwecke getätigt werden. Der Spesenbetrag wird, nachdem er mit der entsprechenden Kartentransaktion gematcht und vom Finance Team Deiner Firma geprüft wurde, auf Deiner Firmenkarte gutgeschrieben.
Privatausgaben: Privatausgaben sind Käufe, die für persönliche Zwecke getätigt werden. Wenn Du eine private Ausgabe mit einer Firmenkarte getätigt hast, dann gehe wie folgt vor. Anstatt eine Spesenabrechnung zu erstellen, navigiere zur Submitter / Kartentransaktionen Registerkarte und klicke auf die Transaktion, die Deiner Ausgabe entspricht. Wähle dann Als privat markieren aus. Diese Ausgabe wird Dir anschliessend gemäss Deiner Firmenrichtlinien in Rechnung gestellt.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du eine Firmenkartenspese einreichen kannst, und hier erfährst Du mehr über das Matching von Spesen und Transaktionen.