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Yokoy verwendet verschiedene Statusangaben, um Dir bei der nächsten Schritte zur Bearbeitung Deiner Aufgaben zu helfen. Die Bedeutung jedes Status variiert je nachdem, ob Du ihn bei einer Spesen, einer Reise, einer Kartentransaktion oder einer Rechnung siehst.
Ausgaben-Status
Die Spesen-Status helfen dir dabei zu erkennen, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses sich deine Ausgabe befindet.
Status | Bedeutung | Was Du als Submitter tun kannst |
Entwurf | Du hast eine Spesenabrechnung erstellt, diese aber noch nicht eingereicht. | Öffne die Spesenabrechnung, überprüfe die Angaben und klicke, falls diese korrekt und vollständig sind, auf Einreichen. |
Zur Korrektur | Deine Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungs- oder Überprüfungsprozesses zurückgeschickt. | Öffne die Kostenabrechnung, nehme die erforderlichen Änderungen vor und reiche sie erneut ein. |
In Genehmigung | Deine Spesenabrechnung wurde eingereicht und an den Leiter Deines Kostenobjekts bzw. Deinen Linienvorgesetzten weitergeleitet. | Von Deiner Seite sind keine Massnahmen erforderlich.
Jedoch kannst Du die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Deines Unternehmens erlaubt ist. |
In Prüfung | Deine Kostenabrechnung wurde vom Leiter Deines Kostenobjekts bzw. Deinem Linienvorgesetzten genehmigt und zur Prüfung an Dein Finanzteam weitergeleitet. | Von Deiner Seite sind keine Massnahmen erforderlich.
Jedoch kannst Du die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Deines Unternehmens erlaubt ist. |
Abgelehnt | Deine Spesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Spesen können nicht erneut eingereicht werden. | Es ist keine Aktion durchführbar |
Bereit für den Export | Dieser Status gilt nur für privat bezahlte Spesen, die exportiert werden können. | Es ist keine Aktion durchführbar
Jedoch kannst Du die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Deines Unternehmens erlaubt ist. |
Bereit für den Export - Firmenkarte | Dieser Status gilt nur für Firmenkartenspesen und bedeutet, dass die Firmenkartenspese vollständig genehmigt wurde. Bitte achte jedoch darauf, dass die Spese mit der entsprechenden Transaktion gematcht wurde, da sie andernfalls nicht exportiert werden kann. | Es ist keine Aktion durchführbar |
Exportiert - Privat | Dieser Status gilt nur, wenn privat bezahlte Ausgaben zur Erstattung exportiert wurden. | Es ist keine Aktion durchführbar |
Exportiert - Firmenkarte | Dieser Status gilt nur, wenn die Ausgabe mit Deiner Firmenkarte bezahlt wurde. Ausgaben können nur exportiert werden, wenn die Kartenausgaben mit den entsprechenden Transaktionen abgeglichen worden sind. | Es ist keine Aktion durchführbar |
Reisespesen
Reisen enthalten eine Sammlung von Ausgaben. Du kannst anhand des Reise-Status erkennen, ob Deine Reise zur Einreichung bereit ist.
Status | Bedeutung | Was Du als Submitter tun kannst |
Entwurf | Du hast eine Reisespese erstellt und dieser eine neue Auslage hinzugefügt, die noch nicht geprüft wurde | Klicke auf die Auslage innerhalb der Reisespese, vervollständige die Informationen und klicke auf Bereit! sobald Du alle Informationen in der Auslage geprüft hast. Nachdem Du ebenfalls die Informationen der gesamten Reisespese geprüft hast, klicke auf Einreichen, um die Reisespese einzureichen. |
Bereit | Du hast eine Reisespese erstellt und alle darin enthaltenen Auslagen bereits überprüft. Die Reisespese ist jetzt bereit zur Einreichung. | Öffne die Reisespese, überprüfe alle Angaben nochmals auf ihre Richtigkeit und klicke auf Einreichen. |
Karten-Transaktionsstatus
Kartentransaktionen können einen von zwei Status anzeigen, um Dir dabei zu helfen zu erkennen, ob die entsprechende Spese für mit der Firmenkarte bezahlte Spesen erstellt wurde.
Status | Bedeutung | Was Du als Submitter tun kannst |
Matched | Die Transaktion auf Deiner Firmenkreditkarte wurde mit einer entsprechenden Spesenabrechnung abgeglichen und kann nun zur Buchung exportiert werden. Von Deiner Seite sind keine Massnahmen erforderlich | Es ist keine Aktion durchführbar |
Not matched |
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Weitere Informationen zum Matchen von Kartentransaktionen findest Du in diesem Artikel. |
Status von Rechnungen
Rechnungen können auf ihrer Reise durch Yokoy mehrere Status anzeigen:
Status | Bedeutung | Was Du als Submitter tun kannst |
Neu | Die Rechnung wurde von einem Submitter oder Rechnungsbearbeiter importiert oder per E-Mail empfangen. Sie wurde noch nicht bearbeitet. | Rufe die Rechnung auf, um zu prüfen, ob alles korrekt ist, und reiche sie anschließend ein. |
Entwurf | Die Rechnung wurde vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter bearbeitet, die Änderungen wurden gespeichert, aber die Rechnung wurde noch nicht eingereicht. | Reiche die Rechnung zur Genehmigung ein. |
In Genehmigung | Die Rechnung wurde entweder vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter eingereicht und muss von einem oder mehreren Manager-Usern genehmigt werden – je nach Genehmigungsablauf. | Rufe die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reiche sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen deines Unternehmens zulässig ist. |
In Prüfung | Die Rechnung wurde von den zuständigen Manager-Usern genehmigt und muss nun von Finance geprüft werden. | Rufe die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reiche sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen deines Unternehmens zulässig ist. |
Bereit für Export | Die Rechnung wurde von Finance geprüft und kann nun exportiert werden. | Rufe die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reiche sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen deines Unternehmens zulässig ist. |
Exportiert | Die Rechnung wurde von Finance exportiert, um sie im ERP-System Deiner Firma zu verbuchen und anschließend zu bezahlen. | Es ist keine Aktion durchführbar |
Zur Korrektur | Die Rechnung wurde vom Manager oder Finance-User an den Submitter oder Rechnungsbearbeiter zur Korrektur zurückgesendet, da einige Teile Fehler enthalten, die korrigiert werden müssen. | Korrigiere die Angaben in der Rechnung und reiche sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein. |
Abgelehnt | Die Rechnung wurde vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter abgelehnt und kann nicht mehr eingereicht werden.
Je nach Firmeneinstellungen kann der Submitter oder Rechnungsbearbeiter während des Ablehnungsvorgangs eine Nachricht an den Lieferanten senden, damit dieser über die Gründe für die Ablehnung und mögliche Korrekturanfragen informiert wird. | Es ist keine Aktion durchführbar
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✏️ Note
Submitter haben in einigen Fällen keine Berechtigungen, um Rechnungen zu bearbeiten oder zurückzurufen.