Der Inhalt dieses Beitrags gilt sowohl für unsere Mobile App als auch für unsere Web App.
Schritt 1: Erstelle eine Spesenabrechnung
In der Yokoy Mobile App und der Yokoy Web App kannst Du Abrechnungen für Firmenkartenspesen erstellen.
In der Mobile App:
Öffne die Yokoy Mobile App und wähle das blaue "+" Symbol in der unteren rechten Ecke aus.
Bestimme dann, wie Du die Spesenabrechnung erstellen möchtest. Dies kann entweder mit einem Foto mit dem Foto-Symbol, durch einen Datei-Upload mit dem Büroklammer-Symbol, oder als Spesenabrechnung ohne Beleg mit dem Notiz-Symbol gemacht werden.
In der Web App:
Öffne die Yokoy Web App und bestimme, wie Du die Spesenabrechnung erstellen möchtest. Dies kann entweder durch einen Datei-Upload mit dem Büroklammer-Symbol, oder als Spesenabrechnung ohne Beleg mit dem Notiz-Symbol gemacht werden. Du findest beide dieser Symbole entweder oben auf Deinem Bildschirm im Meine Aufgaben Menü, oder in der linken Menüleiste.
Schritt 2: Speseninformationen eingeben und validieren
Der nächste Schritt besteht darin, alle Ausgabeninformationen einzugeben und zu validieren. Achte dabei auf die folgenden Felder:
Beachte: Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden, und falls Du keine Angaben machst, wirst Du die Spesenabrechnung nicht einreichen können.
Begründung / Beschreibung*: Standardmässig der Name des Verkäufers
Kategorie*: Die Kategorie, in welche diese Ausgabe fällt. In der mobilen App findest Du dieses Feld unterhalb vom Anzahl Teilnehmer Feld
Land*: Das Land, in dem die Ausgabe getätigt wurde
Originalwährung des Belegs*: Die lokale Währung, in welcher die Ausgabe getätigt wurde
Totalbetrag*: Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg erscheint
Trinkgeld, Zuschläge: Wenn Du einen zusätzlichen Betrag, beispielsweise Trinkgeld, hinzufügen möchtest, lese bitte diesen Artikel
Datum der Bezahlung*: Das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde
Zahlungsmethode*: Wähle für eine Firmenkartenspese die Zahlungsmethode Firmenkarte
Firmenkarte*: Gebe an, mit welcher Karte die Transaktion durchgeführt wurde
Anzahl Teilnehmer*: Standardmässig ist dies 1, aber wenn der Beleg die Ausgaben mehrerer Personen abdeckt, beispielsweise für ein Geschäftsessen
Kostenobjekte*: Die Kostenobjekte, zu dem diese Ausgabe gehört
Zusätzliche Kategorien: Wenn Deine Firma zusätzliche Kategorien konfiguriert hat, in welche Du Deine Ausgaben einordnen solltest, füge diese hier hinzu
Reise: Wenn die Ausgabe Teil einer Geschäftsreise ist, kannst Du sie mit dem Feld Zu Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen
Belege hinzufügen: Füge bei Bedarf weitere Belege hinzu
Kommentar: Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu
Schritt 3: Spesenabrechnung löschen, speichern oder einreichen
Nachdem Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, hast Du drei Möglichkeiten, wie Du fortfahren kannst:
Klicke auf Löschen, wenn Du die gesamte Spesenabrechnung löschen möchtest.
Klicke auf Speichern, wenn Du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchtest.
Klicke auf Einreichen, wenn Du die Spesenabrechnung einreichen möchtest.
Du kannst Deine eingereichte Spesen im Submitter / Einzelspesen Menü einsehen. Bis zum Export kannst Du die Spesenabrechnung jederzeit zurückziehen, ändern und erneut einreichen.
Deine Firmenkartenspese wird nach der Einreichung automatisch mit der entsprechenden Transaktion gematcht. Du kannst das Matching in der Submitter / Kartentransaktionen Registerkarte oder in der Submitter / Einzelspesen Registerkarte überprüfen.
Weitere Informationen zum Matching Deiner Firmenkartenspese mit der dazugehörigen Kartentransaktion findest Du in diesem Artikel, und eine Anleitung zur Korrektur von falschen Matchings hier.
Jetzt kannst Du erfolgreich Firmenkartenspesen einreichen!