🏢 Professional und Enterprise-Plan
Bestimmte Vorlagen sind auf Yokoy Professional oder Enterprise-Pläne beschränkt. Dein Unternehmen muss einen dieser Pläne besitzen, sodass Du mit ihm Deinen Workflow erstellen kannst.
Um den Aufbau von Workflows zu erleichtern, kannst Du eine der einsatzbereiten Vorlagen nutzen und direkt mit dem Erstellen beginnen. Yokoy bietet eine Vielzahl an Vorlagen für Rechnungen und Spesen. Diese Vorlagen sind im Canvas verfügbar.
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Um das zu tun:
Klicke auf das Vorlagen-Symbol.
Wähle eine Vorlage aus.
Klicke auf Anwenden.
Dies lädt den Workflow mit allen Knoten und Pfaden auf der Arbeitsfläche.
Du kannst ihn dann nach Deinen Anforderungen anpassen oder einfach auf Veröffentlichen klicken, um ihn in Deiner Organisation zu testen.
Vorlagen für Rechnungs-Workflows
Vorlagen für Rechnungs-Workflows ermöglichen es Dir, gängige Aufgaben wie Kostenstellenfreigabe, Vorgesetztenfreigabe oder Tag-Freigabe durchzuführen.
Die verfügbaren Vorlagen für Rechnungs-Workflows sind:
Kostenobjekt-Workflow: Der meistgenutzte Genehmigungs-Workflow von Yokoy. Er leitet Rechnungsdokumente an den/die Kostenstellenverantwortliche(n) weiter. Wird der Freigabe-Schwellenwert überschritten und der User wählt im Freigabeknoten An übergeordnetes Kostenobjekt eskalieren aus, wird die Freigabe weiter eskaliert.
Genehmigungs-Workflow durch den Vorgesetzten: Rechnungen werden an den Vorgesetzten des Submitters weitergeleitet. Die Genehmigung wird entlang der Eskalationskette nach den Genehmigungslimits der jeweiligen Genehmigenden hochgestuft.
Genehmigungsgruppen (nur Enterprise): Rechnungen werden an Genehmigende einer speziell definierten Gruppe weitergeleitet. Du kannst die Eigenschaften der Vorlage an die Anforderungen Deiner Organisation anpassen.
Rechnungen werden an den Standard-Genehmiger des Lieferanten weitergeleitet, der in den Lieferantendaten hinterlegt ist.
Tag-Genehmigungs-Workflow: Rechnungen werden an die Tag-Genehmiger weitergeleitet. Wenn mehrere Tag-Genehmiger zugewiesen sind, kann jeder einzelne die Genehmigung erteilen und den Genehmigungsprozess beenden.
SAP-Genehmigungs-Workflow (nur Enterprise): SAP-spezifischer Genehmigungs-Workflow. Rechnungen werden an die in der Z-Tabellen-Objekt hinterlegten Genehmiger weitergeleitet. Die Rechnung durchläuft mehrere Genehmigungs- und Freigabestufen.
Vorlagen für Spesen-Workflows
Anstatt die vordefinierten Yokoy-Genehmigungsstrategien (Kostenstellen- oder Vorgesetzten-Genehmigung) zu verwenden, bieten Dir diese Vorlagen mehr Flexibilität im Genehmigungsablauf. Du kannst eine Spesen-Workflow-Vorlage nutzen und den Ablauf mit zusätzlichen Schritten/Aktionen individuell an Deine Organisation anpassen.
Die verfügbaren Spesen-Workflow-Vorlagen sind:
Kostenobjekt-Genehmigungsflow: Der am häufigsten genutzte
Standard-Genehmigungflow von Yokoy. Er leitet Spesendokumente an den Kostenstellenverantwortlichen weiter.
Vorgesetzten-Genehmigungs-Workflow: Spesen werden an den Vorgesetzten des Submitters weitergeleitet. Die Genehmigung wird je nach Genehmigungslimit der Genehmiger:innen entlang der Eskalationskette hochgestuft.
Tag-Genehmigung (Professional und Enterprise): Spesen werden an die Tag-Genehmiger weitergeleitet. Sind mehrere Tag-Genehmiger zugewiesen, kann jeder einzelne die Genehmigung erteilen und den Genehmigungsprozess beenden.
Genehmigungsgruppen (nur Enterprise): Spesen werden an Genehmiger einer speziell definierten Gruppe weitergeleitet. Du kannst die Eigenschaften der Vorlage an die Anforderungen Deiner Organisation anpassen.
Kombination Kostenstelle und Vorgesetzter (nur Enterprise): Eine Kombination aus Kostenstellen- und Vorgesetzten-Workflow. Zuerst werden die Spesen an die Kostenstelle geleitet, anschließend an den Vorgesetzten.
Kombination Kostenstelle und Genehmigungsgruppen (nur Enterprise):
Eine Kombination aus Kostenstellen- und Genehmigungsgruppen-Workflow. Zuerst werden die Spesen an die Kostenstelle geleitet, anschließend an die Genehmigungsgruppe.