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Eine Genehmigungsgruppe ist eine bestimmte Gruppe von Usern,
die in einem Workflow zur Genehmigung von Dokumenten verwendet werden kann.
Um eine Genehmigungsgruppe einzurichten, verwende die Knoten Genehmiger zuweisen mit Eigenschaft (Assign approvers with property) und Endgültige Genehmigung (Final approval) oder Alle Genehmiger müssen genehmigen
(All approvers must approve). Der erste Knoten weist dem Rechnungsdokument die entsprechende Genehmigergruppe zu, während der zweite Knoten die Genehmigungslogik – bspw. ob einer oder alle zustimmen müssen, d. h. mit der any/all Genehmigungslogik – festlegt.
Beide Knoten müssen in Kombination verwendet werden, um einen funktionierenden Genehmigungsgruppen-Workflow zu erstellen.
Dieser Genehmigungs-Workflow kann auch mit anderen Genehmigungsprozessen kombiniert werden.
Konfiguration des Workflows
So konfigurierst Du einen Workflow zur Genehmigung von Kostenobjekten:
Schritt | zu benutzende Knoten | Erforderte Optionen |
1a | Neu (Status) | Veröffentlichen |
1b | Entwurf (Status) | Veröffentlichen |
1c | Zur Korrektur (Status) | Veröffentlichen |
2 | (Aktivität) |
|
3 | / Alle Genehmiger müssen genehmigen (Genehmigung) | Du kannst einen dieser Genehmigungsknoten verwenden – je nachdem, ob alle Genehmiger zustimmen müssen oder ob ein einzelner Genehmiger ausreicht, um das Dokument freizugeben und in den nächsten Schritt (In Prüfung) zu überführen. |
4a | Zur Korrektur (Status) | Zurückschicken |
4b | Entwurf (Status) | Zurückrufen |
4c | In Prüfung (Status) | Keine Aktion |
✏️ Hinweis
Die zu verwendenden Knoten und Aktionen nach dem Genehmigungsknoten hängen vom jeweiligen Szenario ab. Die hier gegebene Liste ist nicht abschließend. Denke daran, einen Genehmigungsknoten stets mit den folgenden Status zu verbinden:
Zur Korrektur, Entwurf, Abgelehnt und In Prüfung.
Am Ende sollte der Workflow so aussehen:
💡Tipp
Lade das Workflow Beispiel in den Workflow Designer, um zu sehen,
wie die Knoten konfiguriert wurden.