🌐 Web-App | 👤 Admin mit Berechtigungen für Integrationen-Einstellungen und der Entwickler-Rolle
Du musst in beiden Tools Admin-Zugriff haben, um die Integration erfolgreich einzurichten. Für Yokoy benötigst Du zusätzlich die Entwickler-Rolle, um API-Zugangsdaten erstellen zu können.
Die Integration muss in beiden Konten – TravelPerk und Yokoy – in folgender Reihenfolge konfiguriert werden:
✏️ Hinweis
In TravelPerk musst Du die Yokoy-Integration nur einmal aktivieren.
In Yokoy hingegen müssen Yokoy-Admins die TravelPerk-Integration für jedes Unternehmen (Gesellschaft) einzeln aktivieren.
TravelPerk-Integrations-Setup
Admins können die Yokoy-Integration wie folgt aktivieren:
Gehe zu Kontoeinstellungen > Integration und aktiviere die Yokoy-Integration.
Gib deine Organisations-ID und die API-Zugangsdaten von Yokoy ein und klicke auf Submit.
Gehe zu Einstellungen, wähle die Kostenstellen aus, die Du synchronisieren möchtest, und klicke auf Kostenstellen synchronisieren. Nicht ausgewählte Kostenstellen werden archiviert und sind für Reisende nicht sichtbar.
Yokoy-Integrations-Setup
Als Yokoy-Admin kannst du die Konfiguration vornehmen, um die TravelPerk-Integration für jedes Unternehmen zu aktivieren.
✏️ Hinweis
Es wird jedoch dringend empfohlen, vor der Aktivierung der Integration das Yokoy-Team zu kontaktieren.
Gehe zu Admin > Integrationen und wähle den Tab Reiseanbieter.
Aktivieren den Schalter um TravelPerk zu aktivieren.
Konfiguriere alle Pflicht- und optionalen Felder nach deinen Präferenzen und klicke auf Aktualisieren, um die Einstellungen zu speichern.
Klicke auf Mit Anbieter verbinden, um Yokoy mit der TravelPerk-API zu verbinden.
Sobald Du Dich bei TravelPerk authentifiziert hast, kannst Du konfigurieren,
wie die Integration funktioniert:
Option | Erforderlich | Beschreibung |
Transferkonto | Erforderlich | TravelPerk-Spesen werden im Finanzsystem gegen ein Transferkonto gebucht. Abhängig von der Zahlungsmethode kann diese Information erforderlich sein oder nicht:
|
Standard Spesen-Status | Erforderlich | Bestimmt, wie Reisespesen in Yokoy verwaltet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten:
|
Default Kostenobjekt für Spesen | Optional | Dieses Yokoy-Kostenobjekt wird als Standardzuordnung verwendet, wenn keine Kostenstelle aus TravelPerk importiert wird. Ist es nicht definiert (optional), wird beim Import als Fallback-Lösung die Standard-Kostenstelle des Benutzers gewählt. |
Kategorie für Flug-Spesen | Optional | Spesenkategorie für Flüge |
Kategorie für Hotel-Spesen | Optional | Spesenkategorie für Hotels |
Kategorie für Zug-Spesen | Optional | Spesenkategorie für Bahntickets |
Kategorie für Mietwagen-Spesen | Optional | Spesenkategorie für Mietwagen |
Kategorie für sonstige Spesen | Optional | Spesenkategorie für sonstige Spesen, z. B. TravelPerk-Buchungsgebühren |
Firmennamen | Erforderlich | Namen der TravelPerk-Unternehmen, die der Yokoy-Gesellschaft zugeordnet werden sollen. Mehrere TravelPerk-Unternehmen können einer einzigen Yokoy-Gesellschaft zugeordnet werden. Ein TravelPerk-Unternehmen kann jedoch nicht mehreren Yokoy-Gesellschaften zugeordnet werden.
Gib die genauen Namen aller TravelPerk-Unternehmen, die zugeordnet werden sollen, an und trenne mehrere Namen mit einem Komma (,). Der Name muss exakt dem in TravelPerk entsprechen, andernfalls wird er ignoriert. Beispiel: Yokoy Academy CH, Yokoy Academy NL, Yokoy Academy DE |
Zahlung mit Karte | Optional | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die TravelPerk-Rechnung nicht in einzelne Spese aufgeteilt, sondern als eine einzige Spese importiert, um den automatischen Abgleich mit der Kartentransaktion zu ermöglichen. Soll die Rechnung automatisch der korrekten Kostenkategorie zugeordnet werden, musst Du in der Definition Spesenrapport die Option Auswahlmöglichkeit mehrerer Kategorien aktivieren auswählen. |
Zuweisung von Spesen an den Reisenden, nicht an den Buchenden (nicht unterstützt, wenn mit Karte bezahlt, außer Yokoy Smart Lodge Card) | Optional | Dies aktiviert die alternative Importstrategie für Spesen mit der Zahlungsmethode Bezahlt durch Reiseanbieter. In diesem Fall versucht Yokoy, die Spese dem in der Rechnung angegebenen Reisenden zuzuordnen. |
Reisen erstellen | Optional | Erstelle automatisch Reisen in Yokoy basierend auf den Reiseplänen aus TravelPerk. |
Deaktivieren der Ausgaben erstellung aus Rechnungs entwürfen | Optional | Importiere keine Spesen in Yokoy, wenn sich die Rechnung im Entwurfsstatus befindet und der Kunde einen spezifischen Abrechnungszeitraum hat (z. B. Reiseanbieter bezahlt per SEPA am Monats- oder Wochenende usw.). Alle Spesen, die zu einer Rechnung mit der Zahlungsmethode Reiseanbieter bezahlt nach Abrechnungszeitraum gehören, werden erst dann importiert, wenn sich die Rechnung nicht mehr im Status Entwurf befindet – also nach Abschluss des Abrechnungszeitraums. |
Synchronisierung von Kostenstellen nach TravelPerk
Du kannst TravelPerk so konfigurieren, dass Yokoy-Kostenstellen als Kostenstellen angezeigt werden. Damit stellst Du sicher, dass Reisende ihre Reisekosten immer dem richtigen Kostenobjekt zuordnen.
In TravelPerk erscheint dafür ein zusätzliches Feld Yokoy-Kostenstelle, in dem Du das entsprechende Kostenobjekt auswählen kannst. Dieses Feld wird zusätzlich zum standardmäßigen Kostenstelle-Feld in TravelPerk angezeigt.
Bei der Konfiguration auf der TravelPerk-Seite kannst Du auswählen, welche Kostenstellen verwendet werden sollen.
🚧 Vorsicht
Alle Kostenstellen in der Yokoy-Organisation werden einmal täglich in TravelPerk importiert. Wenn Du die gewünschte Kostenstelle in TravelPerk nicht siehst, musst Du eventuell bis zu 24 Stunden warten, bis sie angezeigt wird.
Konfiguration von Zahlungsmethoden für die TravelPerk-Integration
Alle Rechnungen in TravelPerk müssen entweder mit einer Firmenkarte (z. B. Yokoy Platinum Visa Card, Yokoy Smart Lodge Card oder einer anderen Firmenkarte) oder mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt werden – wie Lastschrift.
Die Zahlungsmethoden werden im Zahlungsprofil von TravelPerk eingerichtet. Abhängig vom Zahlungstyp muss der Abrechnungszyklus im Zahlungsprofil korrekt angepasst werden. In TravelPerk kann der Abrechnungszyklus entweder sofort oder flexibel sein.
Je nachdem, wie du die Reisekosten in Yokoy verwalten möchtest, muss die Konfiguration in Yokoy entsprechend vorgenommen werden.
Mit Firmenkarte bezahlt mit Transaktionsdaten in Yokoy
Reisekosten, die mit einer Firmenkarte bezahlt werden, entsprechen Buchungen,
die sofort mit einer Yokoy Platinum Visa Card (oder einer anderen in Yokoy integrierten Karte) beglichen werden.
In diesem Fall musst Du in TravelPerk den Abrechnungszyklus auf sofort setzen. Dadurch ist sichergestellt, dass die TravelPerk-Rechnung und die Kartentransaktion in Yokoy denselben Betrag aufweisen und automatisch abgeglichen werden können. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Transaktion mehrere Rechnungen erzeugt.
In diesem Fall muss der Travel-Admin den Abgleich manuell vornehmen.
Damit jeder Rechnungs-Einzelposten automatisch der entsprechenden Kostenkategorie zugeordnet werden kann, musst Du die Option Auswahlmöglichkeit mehrerer Kategorien aktivieren einschalten. Enthält die Rechnung mehr als einen Einzelposten, enthält die Reisespese Flug, Hotel, Bahn oder Auto als erste Kategorie und alle weiteren Einzelposten als zusätzliche Kategorien.
Wenn es eine vollständige oder teilweise Rückerstattung für eine Reise gibt,
z. B. bei einer stornierten Hotelbuchung, sendet TravelPerk eine Gutschrift mit negativem Betrag, die in Yokoy eine Gutschriften-Spese erzeugt. Der gleiche Betrag wird der Yokoy-Karte bzw. der verwendeten Karte wieder gutgeschrieben und kann entsprechend abgeglichen werden. Wenn Du FlexiPerk für Änderungen an Buchungen nutzt, siehe Umgang mit FlexiPerk-Guthaben in Yokoy.
Mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt (z. B. periodische Abrechnung oder Karte nicht in Yokoy integriert)
Reisekosten mit der Zahlungsmethode „Reiseanbieter bezahlt“ entsprechen entweder Buchungen, die mit einer Karte bezahlt wurden, die nicht in Yokoy integriert ist (d. h. es gibt keine Transaktionsdaten), oder Buchungen, die über eine periodische Abrechnung gedeckt sind. Mit anderen Worten: Die Zahlung erfolgt in TravelPerk per Banküberweisungoder manuellem SEPA. Der Abrechnungszyklus kann wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich eingestellt werden. Diese Rechnungen enthalten mehrere Positionen, die in Yokoy jeweils als separate Reisekosten erstellt werden.
Reisekosten, die in TravelPerk mit Karte bezahlt wurden, müssen in Yokoy nicht mit einer Kartentransaktion abgeglichen werden. Jede Ausgabe wird automatisch gemäß der Kategorie-Mapping-Konfiguration kategorisiert.
🚧 Vorsicht
Flexible Abrechnung, bei der ein TravelPerk-Benutzer während des Checkouts eine andere Firma zur Rechnungsstellung oder ein Zahlungsprofil einer anderen Firma auswählen kann, wird nicht unterstützt. Um die Integration mit Yokoy zu nutzen, muss die Flexible Abrechnung deaktiviert sein.