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Beim Import von Reiserechnungen aus TravelPerk (oder einer anderen Geschäftsreise-Integration) können Reisespesen in Yokoy mit einem von zwei Status erstellt werden:
Entwurf: Reisespesen werden in Yokoy importiert, damit Submitter sie verwalten können – entweder als Teil einer Reise oder als einzelne Spesen.
Reise-Entwurf: Reisespesen sind nur für Travel-Admins sichtbar (Travel-Admin > Import). Nur Travel-Admins können diese Spesen verwalten.
Je nach den Anforderungen Deines Unternehmens kannst Du entscheiden,
ob Submitter Reisespesen selbst verwalten oder ob eine dedizierte Travel-Admin-Rolle eingerichtet werden soll, um diese Spesen zu bearbeiten.
✏️ Hinweis
Beide Status gelten als Entwurfsstatus. Daher durchlaufen alle aus diesen Status eingereichten Reisespesen den standardmäßigen Genehmigungsprozess, der im Unternehmen konfiguriert ist.
Wenn Dein Reiseanbieter jedoch bereits einen Genehmigungsprozess für diese Spesen beinhaltet, kannst Du in Yokoy einen individuellen Workflow konfigurieren, um die Genehmigung für diesen Spesentyp zu überspringen.
Als Submitter bearbeiten
Wenn Du zulässt, dass Submitter diese Spesen verwalten, sind sie dafür verantwortlich, alle Daten zu überprüfen und die Spesen zur Genehmigung einzureichen.
Submitter können zum Beispiel folgende Aufgaben ausführen:
können Reisespesen einsehen
können Reisespesendaten bearbeiten
können Reisespesen einreichen
Wenn Du einen Standard-Genehmigungsworkflow verwendest (Genehmigung durch Vorgesetzte oder nach Kostenobjekt), durchlaufen die Reisespesen den normalen Genehmigungsprozess für Spesen.
🚧 Vorsicht
Damit Submitter Reisespesen verwalten können, müssen die Reisespesen mit dem Status Entwurf importiert werden, nicht als Reise-Entwurf.
Als Travel-Admin verwalten
Wenn Du die Travel-Admin-Rolle verwendest, ist der Travel-Admin dafür verantwortlich, alle Reisespesen zu überprüfen und zur Weiterverarbeitung an die Finanzabteilung weiterzuleiten. Dadurch kannst Du einen eigenen Genehmigungsablauf einrichten, um diese Spesen getrennt zu bearbeiten.
Travel-Admins haben Zugriff auf alle Reisespesen unter Travel-Admin > Import.
Du kannst wählen, ob Du Reisespesen mit dem Status Entwurf oder Reiseentwurf importieren möchtest:
Entwurf | Reise-Entwurf |
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