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Kilometersätze können entweder eine feste Berechnungslogik (einfacher Satz) oder eine variable Berechnungslogik (gestufter Satz) verwenden, wobei bestimmte Entfernungsintervalle definiert werden, für die der jeweilige Satz gilt.
Gehe zu Admin > Fahrtpauschalen.
Klicke auf Neuer Kilometersatz.
Gib alle Details ein – je nach Art des Satzes (einfach oder gestuft).
Klicke anschließend auf Speichern, um den Satz als Entwurf zu sichern oder Änderungen zu speichern, oder auf Aktivieren, um den Kilometersatz zur Anwendung freizugeben.
✏️ Hinweis
Kilometersätze können erst verwendet werden, wenn sie aktiviert wurden. Stelle sicher, dass Du den Satz aktivierst, nachdem alle Details eingegeben wurden.
Beispiele für die Konfiguration von Kilometersätzen
Yokoy unterstützt flexible Konfigurationen von Kilometersätzen, um den Rückerstattungsrichtlinien Deines Unternehmens gerecht zu werden.
Das folgende Szenario beschreibt eine zusätzliche Erstattung für mitfahrende Personen. Hier ist ein gängiges Beispiel und wie es umgesetzt werden kann:
Ein Unternehmen erstattet Mitarbeitern 0,25 € pro Kilometer für die geschäftliche Nutzung ihres Privatfahrzeugs. Wird mindestens eine weitere Person (z. B. Kollegen) mitgenommen, wird zusätzlich 0,05 € pro Kilometergezahlt.
Dies kann auf zwei Arten konfiguriert werden:
Option 1: Mehrere Kilometersätze je nach Anzahl der Mitfahrenden
Erstelle separate Kilometersätze, um den gesamten Erstattungsbetrag abzubilden:
Kilometersatz – 0,25 €/km
Kilometersatz (+1 Mitfahrer) – 0,30 €/km
Kilometersatz (+2 Mitfahrer) – 0,35 €/km
usw.
Option 2: Zusatz-Kilometersatz für Mitfahrende
Alternativ kannst Du auch einen zusätzlichen Kilometersatz pro mitfahrender Person erstellen:
Mitfahrer – 0,05 €/km
Mitarbeitende erfassen dann zwei Kilometerabrechnungen für dieselbe Fahrt:
Der Basis-Kilometersatz (z. B. Kilometersatz – 0,25 €/km)
Einen zweiten Eintrag für den Mitfahrer-Zuschlag (z. B. mitfahrende Person – 0,05 €/km)
✏️ Hinweis
Ein Kilometersatz muss einem Mitarbeiter-Reglement zugewiesen werden, um ihn nutzen können. Gehe zu Admin > Reglemente und wähle das gewünschte Reglement aus. Unter Anwendbare Kilometersätze wähle den entsprechenden bzw. die entsprechenden Sätze aus. Klicke auf Speichern. Nach der Zuweisung steht der Kilometersatz den entsprechenden Benutzern beim Einreichen von Kilometersätzen zur Verfügung.