🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigung zur Einrichtung von Kostenobjekten
Standardmäßig sind Kostenobjekte für alle Benutzer (Submitter, Manager und Finance-Nutzer) sichtbar. Das bedeutet, dass Submitter Kostenobjekte in Spesen und Rechnungen sehen und auswählen können. Du kannst jedoch Kostenobjekte einrichten, die nur für Finance-Nutzer und bestimmte Benutzer sichtbar sind.
Beschränke Kostenobjekte nur auf Finance-Nutzer
Du kannst bestimmte Kostenobjekte vor den Mitarbeitenden verbergen. Das bedeutet, dass das Kostenobjekt nicht sichtbar ist im:
Spesenformular: Submitter und Manager können dieses Kostenobjekt nicht sehen oder auswählen
Rechnungsformular: Submitter und Manager können es nicht sehen oder auswählen
Lieferantenformular: Es kann nicht als Standard-Kostenobjekt ausgewählt werden
Benutzerprofil: Es kann nicht als Standard-Kostenobjekt ausgewählt werden
✏️ Hinweis
Rechnungsbearbeiter können sichtbare und eingeschränkte Kostenobjekte in Rechnungen immer sehen und auswählen.
So schränkt man Kostenobjekte auf Finance-Nutzer ein:
Gehe zu Admin > Kostenobjekte.
Wähle das Kostenobjekt aus, das Du einschränken möchtest.
Wähle unter Zugriff auf Kostenobjekte die Option Nur Finanzabteilung hat Zugriff aus.
✏️ Hinweis
Finance-Nutzer können sichtbare und nicht sichtbare Kostenobjekte immer sehen und auswählen.
Beschränke Kostenobjekte auf bestimmte Benutzer (Professional oder Enterprise)
🏢 Professional- oder Enterprise-Plan
Diese Funktion ist auf Yokoy Professional- oder Enterprise-Pläne beschränkt. Deine Firma muss über diesen Plan verfügen, um diese Funktion nutzen zu können.
Wenn es die Einrichtung Deiner Organisation erfordert, kannst Du die Benutzer bestimmen, die ein Kostenobjekt in einer Spesenabrechnung (oder einer Reise) anzeigen und auswählen können. Das bedeutet, dass nur bestimmte Benutzer und Finance-Nutzer das Kostenobjekt auswählen können. Andere Benutzer sehen das Kostenobjekt nicht.
Beispielsweise wird das Kostenobjekt nicht angezeigt, wenn ein Submitter im Feld Kostenobjekt des Spesenformulars danach sucht.
🚧 Vorsicht - Zuweisung des Standard-Kostenobjekts
Wenn Du einem bestimmten Benutzer ein eingeschränktes Kostenobjekt als Standard-Kostenobjekt zuweist, hat diese Einstellung Vorrang vor der Einschränkung des Kostenobjekts. Mit anderen Worten: Die Spesen des Benutzers werden automatisch dem eingeschränkten Kostenobjekt zugewiesen, auch wenn sie nicht in der Liste der Benutzer aufgeführt sind.
So schränkt man ein Kostenobjekt auf einen bestimmten Benutzer ein:
Gehe zu Admin > Kostenobjekte.
Wähle das Kostenobjekt aus, das Du einschränken möchtest.
Wähle unter Zugriff auf Kostenobjekte die Option Benutzerdefinierter Zugriff (ausgewählte Benutzer) aus.
Anschließend kannst Du einen oder mehrere Benutzer auswählen, die das Kostenobjekt verwenden können. Benutzer können derselben Firma angehören oder einer anderen Firma in der Organisation (wenn globale Finance-/HR-Rollen aktiviert sind).
🚧 Entferne die Zugriffsberechtigung für Kostenobjekte von bestimmten Benutzern
Wenn ein Benutzer nachträglich aus der Liste der Benutzer entfernt wird, denen Zugriff auf ein Kostenobjekt gewährt wurde, sind alle bestehenden Spesen, die sich in der Genehmigung oder Prüfung mit diesem Kostenobjekt befinden, nicht betroffen. Beim Zurücksenden der Spesen kann der Benutzer das Kostenobjekt in dieser bestimmten Spesenart weiterhin anzeigen, kann es jedoch nicht in neuen Spesen auswählen.
Beschränkung von Kostenobjekten auf bestimmte Benutzer über CSV
Du kannst auch die Benutzer angeben, denen Du den Zugriff auf das Kostenobjekt über CSV gestatten möchtest. Um die Benutzer anzugeben, denen Zugriff gewährt werden soll, musst Du die CSV-Zuordnung hochladen. Du kannst ein Beispiel herunterladen, das das Format veranschaulicht.
In der ersten Zeile der CSV-Datei wird die ID der einzuschränkenden Kostenobjekte durch Kommas getrennt angegeben. In den nachfolgenden Zeilen werden die Benutzer festgelegt, denen Zugriff gewährt werden soll. Es sollten so viele nachfolgende Zeilen vorhanden sein, wie in der ersten Zeile IDs für Kostenobjekte angegeben sind.
Beschränkung von Kostenobjekten auf bestimmte Benutzer über API
Du kannst Kostenobjekte auch über die Yokoy-API auf bestimmte Benutzer beschränken, indem Du das Attribut accessType verwendest.