Wie werden Fahrtpauschalen berechnet?

In vielen Ländern werden die mit dem Privat- oder Firmenwagen zurückgelegten Strecken als Betriebsausgaben betrachtet. Die gängigste Methode zur Erstattung von Kilometerkosten ist die Berechnung der zurückgelegten Strecke und die Zuweisung eines entsprechenden Satzes pro Kilometer (oder Meile), woraus sich der zu erstattende Gesamtbetrag ergibt.

Yokoy verwaltet die Erstattung von Fahrtpauschalen mit Hilfe von Kilometersätzen. Yokoy-Admins können bei Bedarf mehrere Kilometersätze einrichten, um verschiedene Szenarien zu berücksichtigen, z. B. unterschiedliche Erstattungssätze für Elektro- und Verbrennungsfahrzeuge oder für Alleinfahrer und Fahrer mit zusätzlichen Fahrgästen.

Die Kilometersätze werden den Mitarbeitern über Mitarbeiterrichtlinien zugewiesen. Einer Mitarbeiterrichtlinie können ein oder mehrere Kilometersätze zugeordnet werden.

Zur Berechnung der Fahrtpauschalen-Erstattung nimmt Yokoy die vom Antragsteller eingegebenen Start- und Zieladressen, weist den korrekten Kilometersatz zu und berechnet den zu erstattenden Betrag durch Multiplikation der Entfernung mit dem Kilometersatz.

Wenn Du eine Fahrtpauschale erstellst, kannst Du die Entfernung manuell eingeben oder sie automatisch anhand des Start- und Zielortes berechnen lassen, indem Du auf Berechne die Distanz klickst.

Yokoy verwendet die Google Maps Directions API, um die Entfernung zwischen den Standorten auf der besten/schnellsten Route zu berechnen. Mautgebühren oder Autobahnen werden bei der Berechnung der Entfernung nicht vermieden.

Die zur Berechnung der Entfernung verwendete Route wird auf der Karte angezeigt. Eine Hin- und Rückfahrt kann in der Fahrtpauschale simuliert werden, indem du das Kontrollkästchen Hin- und Rückweg (doppelte Distanz) aktivierst, wodurch die berechnete Entfernung zwischen Start- und Zielort verdoppelt wird.

Bei automatisch berechneten Entfernungen in Fahrtpauschalen und Reisen können Submitter die Entfernung manuell überschreiben, indem sie die Anzahl der Kilometer (oder Meilen) in das Feld Distanz (Hinweg) eingeben. Yokoy-Admins können eine Compliance-Warnung einrichten, um alle manuellen Eingaben zu erkennen, die die automatisch berechnete Entfernung um einen bestimmten Prozentsatz überschreiten.

Yokoy-Administratoren können unter Admin > Firmeneinstellungen > Compliance einen Schwellenwert (%) festlegen, um den die manuell eingegebene Entfernung die von Google Maps automatisch berechnete Entfernung überschreiten darf.

Kilometersätze werden unter Admin > Fahrtpauschalen eingerichtet. Nur Yokoy-Admins mit Admin-Benutzerrechten für diese Registerkarte können Kilometersätze bearbeiten.

Die Kilometersätze können unbegrenzt oder für einen bestimmten Zeitraum gültig sein (Gültig ab/bis).

Es gibt zwei Arten von Kilometersätzen, die zur Berechnung der Fahrtpauschalen verwendet werden können:

Bei dieser Art von Fahrtpauschale wird ein einziger fester Satz pro vom Submitter gefahrenem Kilometer (oder Meile) angewendet. Zum Beispiel 0,30 EUR für jeden gefahrenen Kilometer. Der gezahlte Betrag steht in direktem Zusammenhang mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer:

In einigen Ländern gibt es anstelle eines globalen Satzes für alle Fahrzeugtypen einen festen Satz für verschiedene Kriterien:

Der feste Satz wird auf die gesamte in der Fahrtpauschale angegebene Entfernung angewandt.

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise eine Reise von Barcelona nach Stockholm (2746,4 km) mit einem Kilometersatz von 0,300 EUR/km unternimmt, beläuft sich die Erstattung auf 823,92 EUR.

Der gestaffelte Kilometertarif ist ein variabler Tarif, der von der Anzahl der gefahrenen Kilometer (oder Meilen) abhängt. Du kannst mehrere Intervalle mit unterschiedlichen Erstattungssätzen einrichten. Wenn die Anzahl der gesammelten Kilometer den Schwellenwert eines Intervalls überschreitet, wird der Satz des nächsten Intervalls für die nachfolgende Anzahl von Kilometern angewendet.

Kunden können eine Reihe von Intervallen einrichten, wie z. B.:

Falls ein Arbeitnehmer eine Hin- und Rückfahrt von Barcelona nach Stockholm (2746,4 km x 2 = 5492,8 km) mit gestaffeltem Kilometertarif zurücklegt:

Die Erstattung wird wie folgt berechnet:

Erstattung insgesamt: 1627,48 EUR

Für jeden User, verwaltet Yokoy die Anzahl der Kilometer (Meilen), die als Teil dessen Spesen oder Reisen erfasst werden. Yokoy verfolgt die von einem Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum gesammelten Kilometer mit Hilfe eines internen Zählers. Der Kilometerzähler kann vom Yokoy-Admin (Admin > Firmeneinstellungen > Definition Spesenrapport) so konfiguriert werden, dass er am Ende jedes Monats, am Ende des Jahres oder nie zurückgesetzt wird.

Die Zulässigkeit eines Kilometersatzes für Fahrtpauschalen wird durch drei Faktoren bestimmt:

Wenn Mitarbeiter Fahrtpauschalen erstellen, versucht Yokoy, automatisch den richtigen Kilometersatz zuzuweisen. Es werden nur Sätze angezeigt, deren Mindestkilometerstand mit dem Kilometerzähler des Mitarbeiters übereinstimmt. Ein Admin von Yokoy hat zum Beispiel folgende Kilometersätze eingerichtet:

Zum Beispiel, wenn der Kilometerzähler des Mitarbeiters 20.000 km beträgt, ist nur der Kilometersatz A anwendbar. Die maximale Kilometerzahl bestimmt den Grenzwert, nach dem ein Kilometersatz nicht mehr anwendbar ist.

Wenn im Kilometersatz kein minimaler oder maximaler Kilometerstand festgelegt ist, kann der Kilometersatz in allen vom Mitarbeiter erstellten Fahrtpauschalen verwendet werden.

Wenn ein Admin in Yokoy mehrere Kilometersätze mit ähnlichen minimal oder maximal Kilometerständen eingerichtet hat, kann die Reihenfolge, in der die Kilometersätze ausgewählt werden, durch die Angabe eines Wertes im Feld Priorität des Kilometersatzes bestimmt werden. Je höher der Wert ist, desto höher ist die Priorität des Kilometersatzes gegenüber anderen in Frage kommenden Kilometersätzen.

Yokoy-Admins können eine Mindestentfernung für die Erstattung von Fahrtpauschalen innerhalb einer Reise festlegen, indem sie in Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Reisen einen Wert für die Mindestentfernung für Fahrtpauschalen hinterlegen. Wenn diese Einstellung vorgenommen wurde, berechnet Yokoy die Fahrtpauschale erst, nachdem eine bestimmte Strecke zurückgelegt wurde. Mit anderen Worten: Die Fahrtpauschale wird erst berechnet, nachdem der Submitter die angegebene Strecke als Teil der Reise zurückgelegt hat.

Alternativ zur Einrichtung eines gestuften Kilometersatzes mit einem Nullsatz für Kilometer (oder Meilen), die bis zu einem bestimmten Schwellenwert zurückgelegt werden, kannst du die Mindestentfernung für die Erstattung in jedem Kilometersatz festlegen, in dem du Yokoy die Anzahl der Kilometer angibst, die ignoriert werden sollen, bevor mit der Berechnung der Erstattung begonnen wird.

Zum Beispiel, legt ein Mitarbeiter 121,57 km zurück. Das Unternehmen verwendet einen einfachen Kilometersatz von 0,16 EUR pro Kilometer und legt eine Mindestentfernung für die Erstattung von 100 km fest.

Die Berechnung für die Erstattung sieht wie folgt aus:

Kilometersätze können global gelten oder länderspezifisch sein (Anwendbare Länder). Standardmäßig werden die Sätze global angewendet.

Du kannst einen Kilometersatz einrichten, der nur für ein bestimmtes Land gilt. Für Fahrten innerhalb des Landes wird dieser Kilometersatz angewandt. Für grenzüberschreitende Fahrten können mehrere Kilometersätze verwendet werden. So kannst Du z. B. separate Kilometersätze für Deutschland, die Schweiz und Frankreich einrichten.

Wenn ein Arbeitnehmer die folgenden Fahrten unternimmt, berechnet Yokoy den anwendbaren Kilometersatz wie folgt:

Fahrtpauschalen können je nach Land Steuern (MwSt.) enthalten oder nicht. Du kannst festlegen, ob die Mehrwertsteuer auf Fahrtpauschalen anwendbar ist, indem du unter Admin > Firmeneinstellungen, Aktiviere Vorsteuerabzug (MWST) das Kontrollkästchen Aktivieren Sie die Mehrwertsteuer für Kilometergelder anklickst.

Bei Fahrtpauschalen, die als Teil einer Reise erstellt werden, kann die Mehrwertsteuer automatisch hinzugefügt werden, indem du die Option Automatische Generierung von Mehrwertsteuer für Kilometergelder aktivierst. Bei individuell erstellten Fahrtpauschalen müssen die Nutzer den entsprechenden Mehrwertsteuer-Betrag manuell eingeben.

Manager und Finance-Nutzer können in Analytics einen Bericht über Fahrtpauschalen erstellen. Der Bericht zeigt die gefahrene Strecke als Dimension an.

So erstellst du einen Bericht über die Fahrtpauschalen:

Du kannst den erstellten Bericht herunterladen, indem du auf den Link klickst, der im Abschnitt Ergebnisse angezeigt wird.