🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigungen für Workflow Designer
Yokoy bietet Standard-Workflows zur Verwaltung Deiner Spesen an. Du kannst jedoch benutzerdefinierte Workflows erstellen, um festzulegen, wie Spesen in Yokoy verarbeitet werden.
Du kannst beispielsweise Genehmigungsabläufe einrichten, die Spesendokumente basierend auf dem Kostenobjekt und dem Betrag weiterleiten und an andere Genehmigende eskalieren, wenn der Spesenbetrag einen Schwellenwert überschreitet.
🚧 Vorsicht
Änderungen an den Workflows gelten nur für neue Dokumente.
Wenn Du in den allgemeinen Einstellungen der Firma einen neuen Workflow auswählst, gilt dieser nur für neue Spesen, die in Yokoy erstellt werden; bestehende Dokumente sind davon nicht betroffen. Bestehende Spesen werden weiterhin mit dem vorherigen Workflow bearbeitet.
Du verwendest Knoten, um den Dokumentstatus, die auszuführende Aktion und alle Bedingungen zu bestimmen. Mit anderen Worten: Die Knoten bestimmen die spezifische Geschäftslogik, die Du in Deinem Workflow ausführen möchtest.
Spesen-Workflows verwenden diese Knoten:
✏️ Hinweis
Workflows sind dokumentartenspezifisch. Das bedeutet, dass Workflows für Spesen nicht zur Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden können und umgekehrt. Du musst für jede Dokumentart separate Workflows einrichten.
Erstellen oder Hochladen eines Spesen-Workflows
Du kannst einen neuen Workflow von Grund auf neu erstellen, indem Du die entsprechenden Knoten durch Ziehen und Ablegen verschiebst, oder Du verwendest einen vorhandenen Workflow als Vorlage.
🚧 Vorsicht
Du kannst vorhandene Workflows nicht bearbeiten, da sie möglicherweise bereits für die Verarbeitung von Spesendokumenten verwendet werden. Wenn Du das Verhalten ändern möchtest, musst Du einen neuen Workflow erstellen und diesen dann aktivieren. Der neue Workflow wird ab diesem Zeitpunkt für alle neuen Dokumente verwendet.
Aktivierung eines Spesen-Workflows in Yokoy
Sobald Du Deinen benutzerdefinierten Workflow erstellt und veröffentlicht hast, muss er für Deine Firma aktiviert werden. Dazu musst Du Dich an den Yokoy-Support wenden, indem Du ein Support-Ticket eröffnest.
Sobald der Workflow für Deine Firma aktiviert ist, erscheint er auf der Registerkarte Aktive Workflows auf der Seite Admin > Workflow Designer.
🚧 Vorsicht
Es kann immer nur ein Workflow für die Firma aktiviert werden.