Du kannst den Yokoy Spend Management Connector für MS Dynamics 365 Business Central so konfigurieren, dass Stammdaten von Business Central an Yokoy gesendet werden:
Verkäufer (z. B. Lieferanten in Yokoy)
Andere Stammdaten wie Steuersätze und Zahlungsbedingungen müssen manuell in Yokoy eingerichtet werden.
🚧 Vorsicht
Business Central On-Premises kann auf privaten Webservern mit eingeschränktem Zugriff auf unsichere Netzwerke gehostet werden.
Stelle sicher, dass Sicherheitspolicies den Datenaustausch zwischen Yokoy und den Diensten des Business Central-Tenants nicht blockieren.
Firewall-Regeln, Portweiterleitungen und sichere Netzwerk-Gateways müssen also so konfiguriert sein, dass der Datenverkehr zwischen Business Central On-Premises und Yokoy zugelassen wird – bevor eine Datensynchronisierung oder ein Export ausgelöst wird.
Standardmäßig richtest Du einen automatisierten Auftrag ein, um mit dem Auftrag Update data in Yokoy (Daten in Yokoy aktualisieren) die Daten regelmäßig zu synchronisieren. Du kannst die Stammdaten aus Business Central bei Bedarf aber auch manuell mit Yokoy synchronisieren.
Der Yokoy-Connector enthält auch eine spezielle Aufgabe Update Duplicates from Yokoy (Duplikate aus Yokoy aktualisieren), mit der Du Yokoy-Stammdaten in Business Central neu synchronisieren kannst, wenn die Verbindung zwischen den beiden Systemen aus irgendeinem Grund unterbrochen wurde (z. B. wenn der Connector nach einem Update der Umgebung neu installiert wurde). Mit dieser Aufgabe kannst Du Daten für Benutzer, Kostenobjekte, Tags, Lieferanten und Kategorien synchronisieren.
Die Aufgabe führt zu einer Excel-Datei, in der die Objekte aufgeführt sind, die mit Yokoy-Stammdaten gematched wurden. Wenn keine Verbindung zwischen den Objekten besteht, gibt der Bericht die Kriterien an, die für die Zuordnung von Business Central-Stammdaten zu Yokoy-Stammdaten verwendet wurden.
🚧 Vorsicht
Du kannst immer nur eine Option auf einmal ausführen, d. h. Benutzer neu synchronisieren.
Benutzer
Du kannst die Integration so einrichten, dass direkt aus Business Central ein Benutzer in Yokoy erstellt wird. Der Yokoy-Benutzer wird mit der Mitarbeiterkarte in Business Central synchronisiert.
🚧 Vorsicht
Benutzer müssen in Business Central als Mitarbeitende angelegt werden. Benutzer als Lieferanten werden derzeit nicht unterstützt. The Employee Card contains an additional section where you can determine the email address used to synchronize the records.
Die Mitarbeiterkarte enthält einen zusätzlichen Abschnitt, in dem die E-Mail-Adresse festgelegt werden kann, die für die Synchronisierung der Datensätze verwendet wird.
Der Wert in der Yokoy-E-Mail-Adresse wird verwendet, um festzustellen, ob der Benutzer in Yokoy existiert oder nicht. Wenn Yokoy keinen Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse findet, wird ein neuer Benutzer erstellt und die Mitarbeiterkarte mit der Yokoy-ID aktualisiert.
Wenn Du einen neuen Benutzer in Yokoy erstellst, hat der Benutzerdatensatz standardmäßig den Status Aktiv. Wenn Yokoy einen Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse findet, wird überprüft, ob dieser aktiv ist oder nicht:
Wenn der Benutzer inaktiv ist, ändert Yokoy den Benutzerstatus in aktiv.
Wenn der Benutzer aktiv ist, erlaubt Yokoy Dir nicht, einen neuen Benutzer zu erstellen, da nicht mehr als ein Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse erlaubt ist.
🚧 Vorsicht
Wenn Du einen Benutzer direkt in Yokoy anlegst, wird dieser Benutzer nicht automatisch in Business Central angelegt.
Wenn Du Änderungen an Benutzern in Yokoy vornimmst, werden diese Änderungen nicht in Business Central aktualisiert. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten in Business Central vorhanden sind.
Wenn ein Mitarbeitender die Firma verlässt (vorübergehend oder dauerhaft) und Du den Mitarbeitenden in Business Central deaktivierst, musst Du den Yokoy-Benutzer manuell deaktivieren. Yokoy-Benutzer können nicht gelöscht, sondern nur inaktiviert werden, damit sie sich nicht bei Yokoy anmelden können.
❗️ Warnung
Das Statusfeld der Mitarbeiterkarte wird nicht automatisch mit Yokoy synchronisiert.
Stelle sicher, dass Du den Yokoy-Benutzer manuell in Business Central deaktivierst, bevor Du den Status auf inaktiv änderst oder löschst.
Wenn der Benutzer in dem einen oder anderen System inaktiv ist, können Spesen und Rechnungen entweder nicht in Yokoy verarbeitet oder nicht in Business Central gebucht werden.
Mit dem Yokoy-Connector kannst Du basierend auf den in Business Central verfügbaren Informationen neue Benutzer in Yokoy erstellen. Du musst jedoch bestimmte Felder im Benutzer manuell in Yokoy aktualisieren, wie z. B. das Genehmigungslimit für den Vorgesetzten (für Genehmigungsabläufe des Vorgesetzten), die Privat- und Büroadresse, die Spracheinstellungen usw.
Einen neuen Benutzer manuell erstellen
So erstellt man einen neuen Yokoy-Benutzer aus Business Central:
Öffne die List of Employees (Liste der Mitarbeitenden).
Wähle eine vorhandene Employee card (Mitarbeiterkarte) aus.
Gib im Yokoy-Abschnitt unter Yokoy E-Mail die E-Mail-Adresse ein, die für die Anmeldung bei Yokoy verwendet wird.
Klicke auf Employee > Create/Update user in Yokoy (Mitarbeitende > Benutzer in Yokoy erstellen/aktualisieren). Das Formular enthält die Business Central-Mitarbeiternummer, den Vor- und Nachnamen des Mitarbeitenden und die E-Mail-Adresse, die Du für die Yokoy-E-Mail eingegeben hast.
Entscheide, ob Du eine Einladungs-E-Mail an den Benutzer senden möchtest, indem Du den Schalter Send Invitation to Yokoy (Yokoy Einladung senden) aktivierst. Dadurch kann der Benutzer ein Passwort für die Anmeldung bei Yokoy erstellen.
💡 Tipp
Du kannst die Erstellung mehrerer Mitarbeitenden im selben Job planen, indem Du auf Schedule... (Plane…) klickst.
Sobald der Benutzer in Yokoy erstellt wurde, wird die Yokoy-ID im Feld Yokoy User ID (Yokoy Benutzer-ID) auf der Mitarbeiterkarte angezeigt.
Mehrere Benutzer in Yokoy erstellen
Die Yokoy-Integration enthält einen speziellen Bericht namens Create/Update Bulk Employees in Yokoy (Mitarbeiter in Yokoy erstellen/aktualisieren), mit dem mehrere Benutzer auf Basis eines Bereichs von Mitarbeiterkarten hinzugefügt werden können – anstatt jede Mitarbeiterkarte einzeln zu bearbeiten. Dieser Bericht kann über die Standardfunktionen von Business Central geplant und automatisiert ausgeführt werden.
Du kannst wählen, ob Du die E-Mail-Einladung versenden möchtest (wenn Du die Passwort-Authentifizierung verwenden willst) oder ob Du die Einladung überspringst (wenn Du SSO-Authentifizierung einrichtest).
Du kannst den Mitarbeiterfilter verwenden, um einen bestimmten Bereich von Mitarbeiter:innen für die Erstellung in Yokoy festzulegen. Andernfalls werden alle Mitarbeiter:innen erstellt, die noch nicht aktiv in Yokoy vorhanden sind.
Wenn die Mitarbeiterkarte keine E-Mail-Adresse enthält, kann der Benutzer nicht in Yokoy erstellt werden.
Während der Erstellung der Benutzer wird im Fortschrittsfenster die Mitarbeiter-ID sowie der Name des erstellten Mitarbeitenden angezeigt.
Deaktivieren und Reaktivieren eines Benutzers
So deaktivierst Du einen Yokoy-Benutzer:
Öffne die Liste der Mitarbeitenden.
Wähle eine vorhandene Employee card (Mitarbeiterkarte) aus.
Klicke auf Employee > Deactivate user in Yokoy (Mitarbeitende > Benutzer in Yokoy deaktivieren).
So aktivierst Du einen inaktiven Yokoy-Benutzer:
Öffne die Liste der Mitarbeitenden.
Wähle eine vorhandene Employee card (Mitarbeiterkarte) aus.
Klicke auf Employee > Create/Update user in Yokoy (Mitarbeitende > Benutzer in Yokoy erstellen/aktualisieren).
✏️ Hinweis
Wenn die Verbindung zwischen dem Yokoy- und dem Business-Central-Mitarbeitenden aus irgendeinem Grund unterbrochen wird (d. h. die Yokoy-Benutzer-ID erscheint nicht auf der Mitarbeiterkarte), kannst Du die Zuordnung zwischen Business Central und Yokoy wiederherstellen.
Benutzerdaten in Yokoy aktualisieren
Wenn Du Änderungen an Mitarbeitenden in Business Central vornimmst, musst Du diese Änderungen mit Yokoy synchronisieren.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
Über die Mitarbeiterkarte: Klicke auf Update user in Yokoy (Benutzer in Yokoy aktualisieren). Dadurch werden die Daten nur für diesen Benutzersynchronisiert.
Über die Aufgabe Update data in Yokoy:
Damit kannst Du Filter setzen, z. B. Active in Yokoy (Aktiv in Yokoy), und alle bereits aktiven Benutzer automatisch synchronisieren.
Fehlerbehebung bei der Benutzersynchronisierung
Gelegentlich kann die Verknüpfung zwischen der Mitarbeiterkarte und dem Yokoy-Benutzer verloren gehen. Du kannst die Benutzerzuordnung zwischen Business Central-Daten und Yokoy wiederherstellen, indem Du den Auftrag Update Duplicates from Yokoy (Duplikate aus Yokoy aktualisieren) in Business Central ausführst.
Der Auftrag gleicht Mitarbeiterkarten mit den in Yokoy verfügbaren Informationen ab und generiert eine Excel-Protokolldatei.
Er bestimmt anhand folgender Kriterien, in dieser Reihenfolge, ob ein Mitarbeitender einem Yokoy-Benutzer zugeordnet werden kann:
E-Mail-Adresse
Code (ERP)
Mit anderen Worten: Zuerst wird die E-Mail-Adresse des Business-Central-Benutzers mit der E-Mail-Adresse des Yokoy-Benutzers abgeglichen.
Wenn eine Übereinstimmung besteht, wird die Mitarbeiterkarte mit der Yokoy-Benutzer-ID aktualisiert. Gibt es keine Übereinstimmung, wird der Mitarbeiterkarten-Code (ID) mit dem ERP-Code des Yokoy-Benutzers verglichen.
Auch hier wird bei Übereinstimmung die Yokoy-Benutzer-ID in die Mitarbeiterkarte übernommen.
Der Excel-Bericht enthält ein detailliertes Protokoll der von Business Central durchgeführten Aktualisierungen, damit Du überprüfen kannst, ob alle Maßnahmen korrekt ausgeführt wurden. Er enthält die folgenden Spalten:
Spalte | Beschreibung |
Yokoy ID | Individuelle ID des Benutzers in Yokoy. |
Yokoy First name | Vorname des Benutzers in Yokoy |
Yokoy Last name | Nachname des Benutzers in Yokoy |
ERP code | Code des Benutzers in Yokoy. Dieser Wert kann mit dem Wert in Business Central übereinstimmen oder auch nicht. |
Yokoy active status | Status des Benutzers in Yokoy |
Mapped | Zeigt an, ob die Business Central Employee-Karte eine Yokoy-Benutzer-ID enthält. |
Mapping criteria | Wenn die Mitarbeiterkarte aktualisiert wurde, gibt an, welches Attribut zur Bestimmung der Zuordnung verwendet wurde. Die Zuordnungskriterien sind
|
Business Central Employee ID | ID des Mitarbeiters. |
Dimensionen
Dimensionen können Yokoy-Tag-Dimensionen und Yokoy-Kostenobjekten zugeordnet werden. Jede Dimension kann beliebig viele Tags oder Kostenobjekte enthalten.
Manuelles Erstellen einer Dimension
So erstellst Du Dimensionen und Dimensionswerte in Business Central:
Öffne die Liste Dimensions (Dimensionen).
Gib den Code (ERP) der Tag-Dimension, in der Du die Tag-Werte in Yokoy erstellen möchtest, in das Feld Yokoy Tag Dimension ein.
🚧 Vorsicht
Die Tag-Dimension muss bereits in Yokoy vorhanden sein, bevor Du Business-Central-Dimensionen als Yokoy-Tags importieren kannst. Andernfalls wird die Fehlermeldung Dimensionswert X ist blockiert angezeigt.
3. Klicke auf Dimension > Dimension values (Dimension > Dimensionswerte).
4. Gehe zu Actions > Functions > Create Dimension in Yokoy (Aktionen > Funktionen > Dimension in Yokoy erstellen).
5. Wähle aus, ob Du die Dimension erstellen möchtest als:
cost object (Kostenobjekt)
tag dimension (Tag-Dimension)
6. Klicke auf OK.
✏️ Hinweis
Du kannst mehrere Dimensionen gleichzeitig synchronisieren, indem Du Create Dimension in Yokoy (Dimension in Yokoy erstellen) aus der Suche auswählst. Wähle einen Filter aus, um alle gematchten Dimensionen abzurufen, und klicke auf OK. Alle Dimensionen werden als derselbe Typ erstellt (entweder Kostenobjekt oder Tags).
Die Yokoy-ID wird in den Spalten Yokoy Tag Dimension Code oder Yokoy Cost Object ID angezeigt, je nachdem, ob die Dimension als Tag oder als Kostenobjekt erstellt wurde. Du kannst die erstellten Dimensionen in Yokoy finden unter:
Admin > Kostenobjekte
Admin > Firmeneinstellungen > Aktiviere Tags
Deaktivieren einer Dimension
Wenn Du eine Dimension in Business Central löschen möchtest, musst Du sie zuerst in Yokoy deaktivieren. Wenn Du die Dimension in Yokoy nicht deaktivierst, kann sie weiterhin bei der Verarbeitung von Rechnungen und Spesen verwendet werden und zu Problemen beim Export von Rechnungen und Spesen nach Business Central führen. Wenn Du beispielsweise eine Spesen einem Kostenobjekt zuweist, das in Business Central gelöscht wurde, tritt beim Versuch, diese Spesen aus Yokoy zu exportieren, ein Fehler auf, da die Dimension nicht existiert.
So deaktivierst Du eine Dimension in Business Central:
Öffne die Liste Dimensions (Dimensionen).
Klicke auf Dimension > Dimension values (Dimension > Dimensionswerte).
Wähle unter Actions > Functions (Aktionen > Funktionen) je nachdem, wie Du die Dimension erstellt hast, eine der folgenden Optionen aus:
Deactivate Tag in Yokoy (Tag-Dimension in Yokoy deaktivieren)
Deactivate Cost Object in Yokoy (Kostenobjekt in Yokoy deaktivieren)
Dadurch wird der Status des Tags oder des Kostenobjekts in Yokoy auf inaktiv geändert. Das Tag oder die Tag-Dimension wird in Yokoy nicht gelöscht.
Inaktive Tags oder Kostenobjekte können nicht in neuen Spesen oder Rechnungen verwendet werden, haben jedoch keine Auswirkungen auf exportierte Spesen oder Rechnungen. Wenn das Kostenobjekt oder das Tag in einer bestehenden Spese oder Rechnung verwendet wurde, werden Benutzer aufgefordert, ein anderes Kostenobjekt oder Tag auszuwählen.
✏️ Hinweis
Wenn Du feststellst, dass die Verbindung zwischen Yokoy und Business Central aus irgendeinem Grund unterbrochen ist (d. h. das Kostenobjekt oder die Tag-ID erscheint nicht in der Dimensionswertkarte), kannst Du die Zuordnung zwischen Yokoy und Business Central neu erstellen.
Updating dimension data in Yokoy
If you make changes to a dimension value in Business Central, you can synchronize the data with Yokoy again by running the task.
You can set specific filters that allows you to refine the dimension values that should be updated in Yokoy. For example, you can filter by active cost object or tag in Yokoy to update only cost objects or only tags.
Dimension-Data in Yokoy aktualisieren
Wenn Du in Business Central eine Änderung an einem Dimensionswert vornimmst, kannst Du die Daten erneut mit Yokoy synchronisieren, indem Du die Aufgabe Update data in Yokoy ausführst.
Du kannst dabei spezifische Filter setzen, um die zu aktualisierenden Dimensionswerte gezielt einzugrenzen. Beispielsweise kannst Du nach aktiven Kostenobjekten oder Tags in Yokoy filtern, um nur Kostenobjekte oder nur Tags zu aktualisieren.
Neusynchronisierung der Dimensionen als Kostenobjekte
Die Aufgabe Update Duplicates from Yokoy (Aktualisiere Duplikate von Yokoy) überprüft die Dimensionswerte anhand der von Yokoy abgerufenen Informationen und bestimmt anhand dieser Kriterien (in der Reihenfolge ihrer Präferenz), ob eine Dimension einem Yokoy-Kostenobjekt zugeordnet ist:
ERP-Code
Name
Kostenobjekt Beschreibung
Wenn Business Central einen Dimensionswert findet, bei dem die von Yokoy bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien den Business-Central-Daten entsprechen, aktualisiert es die Dimensionskarte mit der entsprechenden ID des Kostenobjekts von Yokoy.
Nach Abschluss der Aufgabe erstellt Business Central einen Excel-Bericht, der alle Yokoy-Kategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält. Der Bericht enthält insbesondere folgende Informationen:
Spalte | Beschreibung |
Yokoy Cost object ID | Eindeutige ID des Kostenobjekts in Yokoy. |
Yokoy Dimension Name | Name des Kostenobjekts in Yokoy. |
BC Description | Name der Dimension in Business Central. |
Yokoy ERP code | Code des Kostenobjekts in Yokoy. Dieser Wert kann mit dem Wert in Business Central übereinstimmen oder auch nicht. |
Yokoy active status | Status des Kostenobjekts in Yokoy |
Mapped | Gibt an, ob der Wert der Business Central Dimension eine ID für das Kostenobjekt enthält. |
Mapping criteria | Wenn die Dimensionswertkarte aktualisiert wurde, gibt an, welches Attribut zur Bestimmung der Zuordnung verwendet wurde. Die Zuordnungskriterien sind:
|
BC Dimension value code | ID des Dimensionswerts. |
Wenn es nicht zugeordnet ist und die Dimension bereits als ein anderes Yokoy-Kostenobjekt zugeordnet ist, wird empfohlen, dass Du alle nicht zugeordneten Yokoy-Kostenobjekte in NICHT VERWENDEN umbenennst (überprüfe die Yokoy-ID) und deaktivierst, um Verwirrung zu vermeiden.
Neusynchronisierung von Dimensionen als Tags
Die Aufgabe Update Duplicates from Yokoy (Aktualisiere Duplikate von Yokoy) überprüft die Dimensionswerte anhand der von Yokoy abgerufenen Informationen und bestimmt, ob ein Konto anhand dieser Kriterien (in der Reihenfolge der Präferenz) einem Yokoy-Tag zugeordnet werden kann:
Yokoy-ID der Dimension
ERP-Code (d. h. Business-Central-Kontocode) und Dimensionsname
ERP-Code
Wenn Business Central einen Dimensionswert findet, bei dem die von Yokoy bereitgestellten Daten den Business-Central-Daten in einem dieser Kriterien entsprechen, aktualisiert es die Dimensionskarte mit der entsprechenden
Yokoy-Tag-ID.
Nach Abschluss der Aufgabe erstellt Business Central einen Excel-Bericht, der alle Yokoy-Kategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält.
Der Bericht enthält insbesondere folgende Informationen:
Spalte | Beschreibung |
Yokoy Tag ID | Individuelle ID des Tags in Yokoy. |
Yokoy Dimension Name | Name des Tags in Yokoy. |
Yokoy ERP code | Code des Tags in Yokoy. Dieser Wert kann dem Wert in Business Central entsprechen oder auch nicht. |
Yokoy active status | Status des Tags in Yokoy. |
Mapped | Gibt an, ob der Dimensionswert von Business Central eine Tag-ID enthält. |
Mapping criteria | Wenn die Dimensionswertkarte aktualisiert wurde, gibt an, welches Attribut zur Bestimmung der Zuordnung verwendet wurde. Die Zuordnungskriterien sind:
|
BC Dimension value code | ID des Dimensionswerts. |
Hauptbuchkonten (GL)
Hauptbuchkonten können den Spesen- und Rechnungskategorien von Yokoy zugeordnet werden.
Ein einzelnes Hauptbuchkonto in Business Central kann separate Einheiten in Yokoy (Rechnungskategorie oder Spesenkategorie) darstellen.
🚧 Vorsicht - Art des Buchungskontos
Um Spesen und Rechnungen erfolgreich von Yokoy auf Konten des Hauptbuchs zu buchen, muss die Definition des Sachkontos in Business Central die Art Buchungskonto haben und für die direkte Buchung aktiviert sein.
Hauptbuchkonten in Yokoy erstellen
So erstellst Du Yokoy-Kategorien aus Business Central:
Öffne die Liste Chart of Accounts (Kontenplan).
Wähle das Hauptbuchkonto aus, das Du synchronisieren möchtest.
Klicke auf Account > Create/Update GL account in Yokoy (Konto > Hauptbuchkonto erstellen/aktualisieren in Yokoy).
Wähle aus, ob Du mit einer Yokoy expense category (Spesenkategorie), invoice category (Rechnungskategorie), oder both (beiden) synchronisieren möchtest, indem Du den entsprechenden Schalter aktivierst.
Klicke auf OK.
Nach der Erstellung kannst Du die Yokoy-Kategorie-ID im Yokoy-Feld Spesen-Kategorie-ID oder Rechnungs-Kategorie-ID einsehen.
Rechnungs- und Spesenarten sind in Yokoy separate Einheiten. Auch wenn die Kategorienamen gleich sein können, können in Spesen nur Spesenarten (und in Rechnungen nur Rechnungsarten) verwendet werden. Die Daten können jedoch bei Bedarf auf dasselbe Hauptbuchkonto gebucht werden.
Wenn Du Änderungen am Hauptbuch-Kontokarte vornehmen musst, kannst Du die Änderungen in Yokoy aktualisieren, indem Du auf Create/Update GL Account in Yokoy (Hauptbuchkonto in Yokoy erstellen/aktualisieren) klickst.
❗️ Warnung
Yokoy-Kategorien können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Um eine Kategorie in Business Central zu deaktivieren, klicke auf Deactivate GL Account in Yokoy (Hauptbuchkonto in Yokoy deaktivieren).
Business Central legt kein Symbol fest, das das Symbol in Yokoy darstellt. Du kannst jedoch die Kategorie nach ihrer Erstellung in Yokoy bearbeiten, um ein Symbol hinzuzufügen.
Sachkonto-Daten aktualisieren
Wenn Du Änderungen am Sachkonto (GL account) in Business Central vornimmst (z. B. Name oder Synchronisierung als Kosten- und/oder Rechnungskategorie), kannst Du diese Informationen auf zwei Arten in Yokoy aktualisieren:
Über die Sachkontokarte, indem Du auf Create/Update G/L Account in Yokoy (Sachkonto in Yokoy erstellen/aktualisieren) klickst.
Über die Aufgabe Update data in Yokoy. Damit kannst Du Filter setzen, z. B. Active in Yokoy, und alle Sachkonten automatisch synchronisieren, die bereits als Kostenkategorie, Rechnungskategorie oder beides aktiv sind.
Neusynchronisierung von Kategorien (Spesen/Rechnung)
Die Aufgabe Update Duplicates from Yokoy (Aktualisiere Duplikate von Yokoy) ermöglicht die erneute Synchronisierung von Yokoy-Kategorien (Spesen oder Rechnungen) mit Hauptbuchkonten in Business Central. Diese Aufgabe gleicht die Hauptbuchkonten mit den aus Yokoy abgerufenen Informationen ab und bestimmt anhand dieser Kriterien (in der Reihenfolge ihrer Präferenz), ob ein Konto einer Yokoy-Kategorie zugeordnet werden kann:
Yokoy-ID der Kategorie
ERP-Code (d. h. Business Central-Kontocode)
Wenn Business Central ein Konto findet, bei dem die von Yokoy bereitgestellten Daten in einem dieser Kriterien mit den Business-Central-Daten übereinstimmen, aktualisiert es den Hauptbuch-Kontokarte mit der entsprechenden Yokoy-Spesen- und/oder Rechnungskategorie-ID.
Nach Abschluss der Aufgabe erstellt Business Central einen Excel-Bericht, der alle Yokoy-Kategorien mit ihrem Zuordnungsstatus enthält. Der Bericht enthält insbesondere folgende Informationen:
Spalte | Beschreibung |
Yokoy Category ID | Individuelle ID der Kategorie in Yokoy. |
Yokoy Category Name | Name der Kategorie in Yokoy. |
ERP code | Code der Kategorie in Yokoy. Dieser Wert kann mit dem Wert in Business Central übereinstimmen oder auch nicht. |
Yokoy active status | Status der Kategorie in Yokoy |
Mapped | Zeigt an, ob das Sachkonto in Business Central eine Yokoy-Kategorie-ID enthält (Spesen oder Rechnung, je nach Berichtslauf). |
Mapping criteria | Wenn die Kontokarte des Hauptbuchs aktualisiert wurde, wird das Attribut angegeben, das zur Bestimmung der Zuordnung verwendet wurde. Die Zuordnungskriterien sind:
|
Business Central G/L Account number | ID des Hauptbuchkontos. |
Kreditoren (Lieferanten)
Business Central-Kreditoren werden Yokoy-Lieferanten zugeordnet. Du kannst einen Kreditor in Business Central erstellen und diese Kreditorenkarte dann mit Yokoy synchronisieren.
Business Central synchronisiert wichtige Informationsfelder wie Name, Adresse, Steuernummer, Bankverbindung und Kontaktdaten in Yokoy. Die Nummer der Kreditorenkarte wird als Lieferant ERP-ID in Yokoy gespeichert.
✏️ Hinweis
Du kannst zwar Lieferanten direkt aus Business Central in Yokoy erstellen, die Standardeinstellungen für den Lieferanten, wie Standardkategorie, Kostenobjekt, Zahlungsbedingungen, Genehmiger und Codierungstyp sowie Zahlungsbedingungen auf Firmenebene, müssen jedoch direkt in Yokoy eingerichtet werden.
Sobald der Lieferant in Yokoy erstellt wurde, wird die Yokoy-ID in den Feldern Yokoy Organization Supplier ID (Yokoy-Organisation-Lieferanten-ID) und Yokoy Company Supplier ID (Yokoy-Firma-Lieferanten-ID) in der Kreditorenkarte angezeigt.
Yokoy erstellt Lieferanten auf Organisations- und Firmenebene, damit Kreditoren unternehmensübergreifend verwendet werden können.
Kreditoren anlegen
So wird ein Kreditor aus Business Central erstellt:
Öffne die Vendors (Kreditoren) Liste.
Wähle eine vorhandene Kreditorenkarte aus.
Aktualisiere die Kreditorenkarte mit allen erforderlichen Daten.
Klicke auf Vendor > Create/Update Vendor in Yokoy (Kreditor > Kreditor erstellen/aktualisieren in Yokoy).
💡 Tipp
Du kannst mehrere Kreditoren gleichzeitig synchronisieren, indem Du Create Vendor in Yokoy (Kreditor in Yokoy erstellen) aus der Suche auswählst. Wähle einen Filter aus, um alle entsprechenden Kreditorenkarten abzurufen, und klicke auf OK.
Kreditor deaktivieren
So deaktivierst Du einen Kreditor in Business Central:
Öffne die Vendors (Kreditoren) Liste.
Wähle eine vorhandene Kreditorenkarte aus.
Aktualisiere die Kreditorenkarte mit allen erforderlichen Daten.
Klicke auf Vendor > Deactivate Vendor in Yokoy (Kreditor > Kreditor in Yokoy deaktivieren).
Wenn Du einen Kreditoren vorübergehend deaktivierst und ihn in Yokoy wieder aktivieren möchtest, klicke auf Create/Update Vendor (Kreditor erstellen/aktualisieren).
❗️ Warnung
Das Statusfeld der Kreditorenkarte wird nicht automatisch mit Yokoy synchronisiert. Durch das Löschen eines Kreditors in Business Central wird der Bevor Du einen Kreditor in Business Central löschst, stelle sicher, dass Du den Yokoy-Lieferanten manuell deaktivierst, indem Du auf Deactivate Vendor in Yokoy (Kreditor in Yokoy deaktivieren) klickst. Wenn der Kreditor in einem der beiden Systeme inaktiv ist, können Rechnungen nicht in Yokoy verarbeitet oder in Business Central gebucht werden.
Wenn ein Kreditor in Business Central gelöscht wird, bevor er in Yokoy deaktiviert wurde, führen alle Rechnungsexporte, in denen der Kreditor referenziert wird, zu Fehlern.
Lieferantendaten in Yokoy aktualisieren
Wenn Du Änderungen an Lieferanten in Business Central vornimmst, kannst Du diese Informationen auf zwei Arten in Yokoy aktualisieren:
Über die Lieferantenkarte, indem Du auf Create/Update Vendor (Lieferant erstellen/aktualisieren) klickst.
Über die Aufgabe Update data in Yokoy. Damit kannst Du Filter setzen,
z. B. Active in Yokoy, und alle bereits aktiven Lieferanten automatisch synchronisieren.
Kreditoren neu synchronisieren
Wenn Du feststellst, dass die Verbindung zwischen dem Yokoy-Lieferanten und dem Business Central-Kreditor aus irgendeinem Grund unterbrochen ist (d. h. die Yokoy-Lieferanten-ID erscheint nicht in der Kreditorenkarte), kannst Du die Aufgabe Update Duplicates from Yokoy (Duplikate aus Yokoy aktualisieren) ausführen, um Yokoy-Lieferanten erneut mit Business Central-Kreditoren zu synchronisieren.
Diese Aufgabe überprüft die Kreditoren anhand der aus Yokoy abgerufenen Informationen und stellt fest, ob ein Kreditor anhand dieser Kriterien einem Yokoy-Lieferanten zugeordnet werden kann, und zwar in der folgenden Reihenfolge:
Yokoy-Organisations-ID und Firmen-ID auf der Kreditorenkarte
ERP-Code (d. h. Business Central-Lieferantencode)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Name und Sekundärer Name
Wenn Business Central einen Kreditor findet, bei dem die von Yokoy bereitgestellten Daten den Business-Central-Daten in einem dieser Kriterien entsprechen, aktualisiert es die Kreditorenkarte mit den entsprechenden Lieferanten- und Firmen-IDs der Yokoy-Organisation.
Nach Abschluss der Aufgabe erstellt Business Central einen Excel-Bericht mit allen Lieferanten und ihrem Zuordnungsstatus. Der Bericht enthält insbesondere folgende Informationen:
Spalte | Beschreibung |
Yokoy Organization Supplier ID | Individuelle Yokoy-ID zur Identifizierung des Lieferanten in der Organisation. Wird in Yokoy nicht angezeigt. |
Yokoy Legal Entity Supplier ID | Individuelle Yokoy-ID zur Identifizierung des Lieferanten in der Firma. Wird in Yokoy angezeigt. |
Yokoy Supplier Name | Vollständiger Firmenname des Lieferanten. Wird in Yokoy in den Lieferantenstammdaten angezeigt. |
Yokoy Tax ID | Gesetzliche Steuernummer des Lieferanten. Wird in Yokoy in den Lieferantenstammdaten angezeigt. |
Yokoy ERP code | Lieferanten-ERP-ID. Wird in Yokoy in den Lieferantenstammdaten angezeigt. |
Yokoy Active | Yokoy Aktiv: Unabhängig davon, ob der Lieferant in Yokoy tätig ist oder nicht. |
Mapped | Ob der Lieferant mit einem Kreditoren in Business Central verknüpft wurde. Boolesch. |
Mapping criteria | Gibt die Daten an, die für die Zuordnung des Yokoy-Lieferanten zum Business Central-Kreditor verwendet werden. Dies können sein:
|
Business Central Vendor No. | Nummer des Kreditoren in Business Central |
💡 Tipp
Als Nächstes: Wenn Du Yokoy Invoice verwendest, konfiguriere Business Central und Yokoy, um Transaktionsdaten zu importieren.