🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigung zur Einrichtung von Kostenobjekten
Kostenobjekte bieten eine Möglichkeit, Kosten einem Teil einer Organisation zuzuweisen. Kostenobjekte werden in Yokoy für die Kostenrechnung und den auf Kostenobjekten basierenden Genehmigungsablauf verwendet.
Du richtest Kostenobjekte für eine bestimmte Firma ein. Du kannst ein Kostenobjekt manuell erstellen, mehrere Kostenobjekte über eine CSV-Datei oder über die Yokoy API importieren. Je nach der Methode, die Du zum Erstellen eines Kostenobjekts verwendest, können die erforderlichen Informationen variieren.
Felder für Kostenobjekte
Ein Kostenobjekt in Yokoy besteht aus diesen Feldern.
Feld | Beschreibung |
Name | Gib den Namen des Kostenobjekts ein, bei dem es sich um eine Kostenstelle oder ein Team handeln kann. |
ERP Kennziffer | Die externe Referenz zur Identifizierung des Kostenobjekts. Dies kann der Code sein, der für das Buchungsjournal im ERP-System Deiner Firma benötigt wird. Wenn für Dein ERP-System kein Code benötigt wird, gib einen Code ein, der das Kostenobjekt identifiziert. |
Übergeordnetes Kostenobjekt (optional) | Wähle das direkte übergeordnete Kostenobjekt, das eine Ebene höher platziert ist, falls zutreffend. |
Genehmigungslimit | Die Genehmigungsgrenze für das Kostenobjekt. Wenn eine Spese oder Rechnung diese Genehmigungsgrenze überschreitet, wird das Dokument an den Genehmigenden des übergeordneten Kostenobjekts weitergeleitet. |
Genehmiger/in | Wähle den/die Genehmiger/in für dieses Kostenobjekt aus. |
Geltungsbereich | Schränkt das Kostenobjekt für die Verwendung in Yokoy Expense (Spesen) oder Yokoy Invoice (Rechnungen) ein. Standardmäßig kann das Kostenobjekt in beiden verwendet werden. Siehe Geltungsbereiche für Kostenobjekte. |
Auto-Genehmigungslimit (optional) | Nur sichtbar, wenn Automatische Genehmigung aktivieren im Menü Admin > Firmeneinstellungen aktiviert ist. Das Genehmigungslimit für das Kostenobjekt. Wenn eine Spese oder Rechnung dieses Genehmigungslimit überschreitet, wird der Beleg an den Genehmigenden des übergeordneten Kostenobjekts weitergeleitet. |
Stellvertretung (optional) | Wähle ggf. den Delegierten des Genehmigers für dieses Kostenobjekt. |
Ablaufdatum Stellvertretung (optional) | Wähle ggf. das Ablaufdatum für den Delegierten des Genehmigers. |
Zugriff auf Kostenobjekte | Standardmäßig können Kostenobjekte von allen Mitarbeitenden (jedem) verwendet werden. Du kannst das Kostenobjekt auf Finance-Nutzer beschränken. Wenn das Kostenobjekt auf Finance-Nutzer beschränkt ist, ist es für andere Nutzer nicht sichtbar (im Spesenformular, in Rechnungen oder in HR > User-Verwaltung).
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Beschreibung (optional) | Füge bei Bedarf eine Beschreibung des Kostenobjekts hinzu. |
Erstelle manuell ein Kostenobjekt
Goehe zu Admin > Kostenobjekte.
Erstelle ein neues Kostenobjekt, indem du auf die Option + Neues Kostenobjekt klickst.
Gib alle erforderlichen Daten ein, je nach Zweck Deines Kostenobjekts.
Drücke auf Aktivieren, um die direkte Aktivierung zu starten (oder auf Speichern, um die Änderungen zu speichern, ohne das Kostenobjekt für die Verwendung freizuschalten).
Importiere Kostenobjekte über CSV
Du kannst die CSV-Dateibasis-Option verwenden, um alle Kostenobjekte zunächst zu importieren oder um bestimmte Eigenschaften einer Gruppe von Kostenobjekten zu aktualisieren:
Gehe zu Admin > Kostenobjekte.
Klicke auf Datei importieren.
Wähle die geeignete Vorlage für diese Firma aus.
Wähle das geeignete Dokumentformat für diese Firma aus. Das Hochladen von Kostenobjekten kann in mehreren Formaten erfolgen.
Die Datei kann entweder Kommas (,) oder Semikolons (;) als Spaltentrennzeichen verwenden. Die Spaltenüberschrift muss der in den Dateispezifikationen angegebenen entsprechen, andernfalls wird sie ignoriert. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle; optionale Spalten können bei Bedarf weggelassen werden.
Leere Einträge werden als leere Zeichenketten interpretiert. Unvollständige Zeilen (d. h. approverId fehlt für den auf Kostenobjekten basierenden Genehmigungsablauf) werden als inaktive Kostenobjekte importiert. Sie können nach der Erfassung in Yokoy oder durch einen anschließenden Import aktiviert werden.
✏️ Hinweis - Kodierungsformat
Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1)-Kodierung.
Du kannst auch eine CSV-Vorlagendatei herunterladen, die zum Hochladen verwendet werden kann, nachdem alle erforderlichen Informationen in der Datei gespeichert wurden.
CSV-Dateispezifikation
CSV Spalte | Beschreibung | Beispiel und Kommentare |
| Erforderlich. Externe Referenz des Kostenobjekts |
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| Erforderlich. Name des Kostenobjekts, wie in der Yokoy-Anwendung angezeigt |
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| Optional. Beschreibung des Kostenobjekts |
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| Optional. Code des übergeordneten Kostenobjekts, falls eine Kostenobjekt-Hierarchie in Yokoy abgebildet werden muss |
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| Optional: E-Mail-Adresse des Kostenobjekt-Verantwortlichen |
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| Optional. Obergrenze, bis zu der der Kostenobjekt-Verantwortliche berechtigt ist, eine Spese zu genehmigen. Für jeden Betrag, der diese Grenze überschreitet, muss der Genehmigende des übergeordneten Kostenobjekts die Spese genehmigen. |
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| Optional: E-Mail-Adresse des Delegierten des Kostenobjekt-Verantwortlichen | |
| Optional. Modul, für das das Kostenobjekt verfügbar sein sollte. Siehe Geltungsbereiche für Kostenobjekte. |
Bei Kostenobjekten, die sowohl für das Spesen- als auch für das Rechnungsmodul gelten, leer lassen. Wenn beim Export beide Module in der Yokoy-Anwendung ausgewählt sind, wird dieses Feld leer exportiert. |
| Optional. Definiert den Status des Mitarbeiters: aktiv (1) oder inaktiv (2)
|
Unvollständige Kostenobjekte (fehlende |
| Optional. Yokoy ermöglicht es Kunden, benutzerdefinierte Felder zu definieren, um die Daten von Kostenobjekten mit zusätzlichen Informationen anzureichern. |
Yokoy unterstützt die folgenden Datentypen:
|
Beispiel für einen Standard-Import von Kostenobjekten:
code,"name","parentCode","approvalLimit","description","approverId","delegateId","status","scopes"
C1,"Kostenobjekt C1",,,"Uebergeordnetes Kostenobjekt C1","jan.genehmiger@yokoy.ai","tam.delegierter@yokoy.ai","1",
C11,"Kostenobjekt C11","C1","1000","Kostenobjekt der ersten Stufe C11","jan.genehmiger@yokoy.ai","tam.delegierter@yokoy.ai","1","expenses"
C12,"Kostenobjekt C12","C1","1000","Kostenobjekt der ersten Stufe C12","jan.genehmiger@yokoy.ai","tam.delegierter@yokoy.ai","1","invoices"
🚧 Vorsicht - Begrenzung des Imports von Kostenobjekten
Die Importdatei kann bis zu 2.000 Artikel pro Upload unterstützen. Wenn Du mehr als 2.000 Kostenobjekte importieren möchtest, teile Deine Importdatei auf.
Nachdem Du die Datei zum Hochladen ausgewählt hast, klicke auf Import starten. Nach Abschluss des Vorgangs kannst Du Details dazu anzeigen, wie viele Kostenobjekte importiert wurden, welche Kostenobjekte nicht importiert werden konnten und ein Fehlerprotokoll zur Erleichterung der Fehlerbehebung einsehen.
Unter Admin > Import Log bietet Yokoy ein vollständiges Protokoll aller Dateiimporte mit Angabe der Art des Imports (in diesem Fall Kostenobjekte), der Anzahl der importierten Einträge und einen herunterladbaren Importbericht.
Der Bericht enthält die hochgeladene Datei, die um drei Spalten erweitert wurde ('ImportStatus', 'ErrorList', 'WarningList'), die entweder den erfolgreichen Import dieser Zeile oder eine Fehlermeldung und den entsprechenden Grund dafür anzeigen. Wenn beim Importieren von Dateien Probleme auftreten, überprüfe bitte zuerst diesen Bericht.
Importiere Kostenobjekte über API
Mit der Yokoy-API kannst Du Kostenobjekte in Yokoy über eine HTTP-Anfrage verwalten. Du kannst GET-, POST-, DEL- und PATCH/PUT-Anfragen verwenden, um Kostenobjekte abzurufen, zu erstellen, zu löschen und zu aktualisieren.
Deaktiviere die Auswahl von Kostenobjekten in Spesen
Für Spesen kannst Du festlegen, dass die Submitter die Kostenobjekte nicht auswählen können.
Du kannst beispielsweise festlegen, dass Kostenobjekte in Spesen und Reisen nicht bearbeitet werden können, sodass Submitter sie nicht auswählen können, obwohl sie obligatorisch sind.
Kostenobjekt im Spesenformular
Das Feld Kostenobjekt wird automatisch mit dem im Benutzerprofil festgelegten Wert als Standard-Kostenobjekt ausgefüllt. Wenn das Benutzerprofil keinen Standardwert enthält, weist Yokoy das Kostenobjekt automatisch der zuletzt eingereichten Spese zu und löst eine Warnung aus, dass das Kostenobjekt der Spesenabrechnung nicht mit dem Kostenobjekt des Benutzers übereinstimmt (leerer Wert):
Benutzer können die Spesen weiterhin mit der Warnung zum Kostenobjekt einreichen. Wenn zuvor noch keine Spesen eingereicht wurden, lässt Yokoy das Feld für das Kostenobjekt leer. In diesem Fall können Submitter die Spesen nicht einreichen, da das Kostenobjekt obligatorisch ist.
So deaktivierst Du die Auswahl von Kostenobjekten für Submitter:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
In Definition Spesenrapport wähle Deaktiviere die Auswahl von Kostenobjekten in Spesen und Reisen.
Drücke auf Speichern.
Für Reisen kannst Du Kostenobjekte als optional festlegen. Das bedeutet, dass Submitter Reisen ohne Kostenobjektwert einreichen können.
So legst Du Kostenobjekte für Reisen als optional fest:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen
In Definition Spesenrapport wähle Deaktiviere die Auswahl von Kostenobjekten in Reisen.
Drücke auf Speichern.