Genehmiger-Profil 1: Linienmanager
Wenn Dein Unternehmen eine Linienvorgesetzter-Genehmigungsstrategie verfolgt, müssen alle Spesenberichte von dem jeweiligen Linienmanager eines Submitters genehmigt werden, es sei denn, es ist eine automatische Genehmigungsschwelle definiert.
Ein Linienmanager kann die folgenden Aktionen in Yokoy durchführen:
Spesen genehmigen:
Web App: Unter Manager / Anträge (oder unter Meine Aufgaben / Genehmigungen) kann ein Linienmanager sowohl Einzel- als auch Reisespesen genehmigen.Mobile App: Einzel- und Reisespesen können auch über die mobile App genehmigt werden unter dem Reiter Anträge am unteren Ende des Bildschirms.
Spesen anzeigen:
Unter Manager / Suche in der Web App kann ein Linienmanager die historischen und aktuellen Spesenberichte seiner Mitarbeiter einsehen. Mithilfe der Dropdown-Listen Unternehmen und Mitarbeiter kann ein Linienmanager die Spesenberichte nach der Unternehmenseinheit und dem Mitarbeiter filtern.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Automatische Genehmigung aktivieren:
Abhängig von den Unternehmensrichtlinien kann ein Linienmanager eine Limite für die automatische Genehmigung unter Mein Profil festlegen. Wenn zum Beispiel eine automatische Genehmigungs-Limite von CHF 50 definiert ist, werden alle Spesenberichte bis zu diesem Betrag (vorausgesetzt keine Warnungen treten auf) automatisch vom System genehmigt und bedürfen keiner manuellen Genehmigung durch den Linienmanager. Der Mein Profil Reiter befindet sich in der Web App unter den eigenen Initialen unten links in Yokoy.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Stellvertretung definieren:
Unter Mein Profil kann ein Linienmanager eine Person auswählen, an die er seine Genehmigungsrechte (temporär) delegieren möchte. Der Mein Profil Reiter befindet sich in der Web App unter den eigenen Initialen unten links in Yokoy.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Genehmiger-Profil 2: Linienvorgesetzter Stellvertretung
Ein Linienmanager-Stellvertreter ist eine Person, an die ein Linienmanager seine/ihre Genehmigungsrechte (temporär) delegiert hat.
Web App: Unter Manager / Anträge (oder unter Meine Aufgaben / Genehmigungen) kann ein Stellvertreter des Linienmanagers Spesenberichte genehmigen, die dem Linienmanager vorgelegt wurden (die Limite des Linienmanagers ist relevant). Ein Stellvertreter kann nur aktuelle Genehmigungsanträge einsehen.
Mobile App: Diese Aktion kann unter dem Reiter Anträge am unteren Ende des Bildschirms ausgeführt werden.
Genehmiger-Profil 3: Kostenobjekt-Manager
Wenn Dein Unternehmen eine Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie verfolgt, müssen Kostenobjekt-Manager alle Spesen genehmigen, die für die Kostenstelle(n) eingereicht werden, für die er/sie verantwortlich ist, es sei denn, eine automatische Genehmigungs-Limite ist definiert.
Ein Kostenobjekt-Manager kann die folgenden Aktionen in Yokoy durchführen:
Spesen genehmigen:
Web App: Unter Manager / Spesen (oder unter Meine Aufgaben / Genehmigungen) kann ein Kostenobjekt-Manager sowohl Einzel- als auch Reisespesen genehmigen.
Mobile App: Einzel- und Reisespesen können auch über die mobile App genehmigt werden unter dem Reiter Anträge am unteren Ende des Bildschirms.
Spesen ansehen:
Unter Manager / Suche in der Web App kann ein Kostenobjekt-Manager historische und aktuelle Spesenberichte seiner/ihrer Kostenobjekte einsehen. Mithilfe der Dropdown-Listen Unternehmen und Kostenobjekt kann ein Kostenobjekt-Manager die Spesenberichte nach der Unternehmenseinheit und dem Kostenobjekt filtern.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Automatische Genehmigung aktivieren:
Unter Manager / Kostenobjekte in der Web App kann ein Kostenobjekt-Manager ein bestimmtes Kostenobjekt anklicken und für dieses eine Limite für die automatische Genehmigung festlegen. Wenn z.B. eine automatische Genehmigungs-Limite von CHF 50 definiert ist, werden alle Spesenberichte bis zu diesem Betrag (vorausgesetzt keine Warnungen treten auf) automatisch vom System genehmigt und erfordern keine manuelle Genehmigung durch den Kostenobjekt-Manager.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Stellvertretung und Ablaufdatum der Stellvertretung definieren:
Unter Manager / Kostenobjekte in der Web App kann ein Kostenobjekt-Manager eine Stellvertretung und ein Ablaufdatum der Stellvertretung für ein bestimmtes Kostenobjekt definieren.
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Genehmiger-Profil 4: Kostenobjekt-Manager Stellvertretung
Ein Stellvertreter des Kostenobjekt-Managers ist eine Person, an die ein Kostenobjekt-Manager (temporär) seine Kostenobjekt-Genehmigungsrechte delegiert hat.
Web App: Unter Manager / Anträge (oder unter Meine Aufgaben / Genehmigungen) kann eine Kostenobjekt-Manager-Stellvertretung Spesenberichte genehmigen, die dem Kostenobjekt-Manager vorgelegt werden (die Genehmigungs-Limite des Kostenobjekts ist relevant). Eine Stellvertretung kann nur aktuelle Genehmigungsanträge einsehen.
Mobile App: Diese Aktion kann unter dem Reiter Anträge am unteren Ende des Bildschirms ausgeführt werden.
Mehrere Profile: Linienmanager & Kostenobjekt-Manager
Beim Wechsel von einer Kostenobjekt- zu einer Linienvorgesetzter-Genehmigungsstrategie kann unter Manager / Suche in der Web App der neue Linienmanager, der vorher Kostenobjekt-Manager war, sowohl über die Dropdown-Liste Kostenobjekte als auch über Mitarbeiter nach historischen oder aktuellen Spesenberichten filtern. Die Kostenobjekt-Ansicht steht dem ehemaligen Kostenobjekt-Manager nach wie vor zur Verfügung, da diese Person seine/ihre Verantwortlichkeit für bestimmte Kostenobjekte behält (falls nicht explizit geändert).
Beachte: Diese Aktion kann nur in der Web App ausgeführt werden.
Wenn ein Unternehmen eine Customized Genehmigungsstrategie verfolgt, die einen Mix aus einer Linienmanager- und einer Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie beinhaltet, benötigen einige Manager sowohl die Linienmanager- als auch die Kostenobjekt-Genehmigungseinstellungen aufgrund ihrer Mehrfachrolle als Genehmiger in Yokoy.
