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Manchmal kann es vorkommen, dass Du eine Spesenabrechnung ohne physischen Beleg erstellen musst. Yokoy erfasst diese Spesen separat, sodass Dein Finance-Team sie separat überprüfen kann. Du kannst Spesenabrechnungen ohne Beleg sowohl in der Yokoy Mobile-App als auch in der Web-App erstellen.
✏️ Hinweis
Diese Option für die Erstellung von Spesenabrechnungen ist nur sichtbar, wenn sie von den Richtlinien Deiner Firma erlaubt ist.
Wähle die Spesenabrechnung ohne Beleg-Option
Je nach Firmeneinstellungen wird ein Notiz-Symbol angezeigt, das die Spesenart kein Beleg darstellt.
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Web: Öffne die Yokoy Web App und wähle das Notiz-Symbol entweder am oberen Bildschirmrand im Meine Aufgaben Menü, oder in der linken Menüleiste, um eine Spesenabrechnung ohne Beleg zu erstellen. | Mobile: Öffne die Yokoy Mobile App und tippe auf die Schaltfläche mit den drei vertikalen Punkten in der unteren rechten Ecke aus. Klicke dann auf das Notiz-Symbol, um eine Spese ohne Beleg zu erstellen. |
Speseninformationen validieren
Der nächste Schritt besteht darin, alle Speseninformationen zu validieren.
Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
✏️ Hinweis
Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden, und falls Du keine Angaben machst, wirst Du die Spesenabrechnung nicht einreichen können.
Begründung / Beschreibung*: Standardmässig der Name des Verkäufers
Kategorie*: Die Kategorie, in welche diese Spese fällt.
In der mobilen App findest Du dieses Feld unterhalb vom Anzahl Teilnehmer Feld
Land*: Das Land, in dem die Spese getätigt wurde
Originalwährung des Belegs*: Die lokale Währung, in welcher die Spese getätigt wurde
Totalbetrag*: Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg erscheint
Trinkgeld, Zuschläge: Wenn Du einen zusätzlichen Betrag, beispielsweise Trinkgeld, hinzufügen möchtest, siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an?
Datum der Bezahlung*: Das Datum, an dem die Spese getätigt wurde
Zahlungsmethode*: Die Zahlungsmethode zeigt an, wie Du eine Spese bezahlt hast. Wenn Du mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden erfahren möchtest, siehe Welche verschiedene Zahlungsmethoden gibt es in Yokoy?
Firmenkarte*: Wenn Du eine Spese mit einer Firmenkarte bezahlt hast, musst Du angeben, mit welcher Karte die Transaktion durchgeführt wurde.
Anzahl Teilnehmer*: Standardmässig ist dies 1, aber wenn der Beleg die Ausgaben mehrerer Personen abdeckt, beispielsweise für ein Geschäftsessen
Kostenobjekte*: Die Kostenobjekte, zu dem diese Spese gehört.
Zusätzliche Kategorien: Wenn Deine Firma zusätzliche Kategorien konfiguriert hat, in welche Du Deine Spese einordnen solltest, füge diese hier hinzu.
Reise: Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, kannst Du sie mit dem Feld Zu Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen.
Belege hinzufügen: Füge bei Bedarf weitere Belege hinzu.
Kommentar: Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
Spesenabrechnung löschen, speichern oder einreichen
Spesenabrechnung löschen, speichern oder einreichen
Nachdem Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, hast Du drei Möglichkeiten, wie Du fortfahren kannst:
Klicke auf Löschen, wenn Du die gesamte Spesenabrechnung löschen möchtest.
Klicke auf Speichern, wenn Du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchtest.
Klicke auf Einreichen, wenn Du die Spesenabrechnung einreichen möchtest.
Du findest Deine eingereichten Spesen im Menü Submitter / Einzelspesen.
Bis zur Auszahlung und dem Export kannst Du den Spesenbericht jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Weitere Informationen zu Spesenwarnungen findest Du unter Benachrichtigungen zu Spesen. Einen Überblick über den Spesenstatus erhältst Du unter Was bedeuten die verschiedenen Status in Yokoy?