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Lade ein Bild oder eine PDF-Datei des Belegs hoch
In der Yokoy Mobile App und der Yokoy Web App kannst Du Spesenabrechnungen erstellen, indem Du einfach einen Beleg hochlädst.
Es können nur Dateien in den folgenden Formaten hochgeladen werden:
.jpeg
.png
.pdf
In der Mobile App
Wähle das Symbol mit den vertikalen Punkten in der unteren rechten Ecke aus. Klicke anschließend auf das entsprechende Symbol, um eine Datei hochzuladen, oder mache ein Foto davon, indem Du auf das Kamerasymbol klickst.
Bitte stelle sicher, dass die Datei korrekt hochgeladen und verarbeitet wurde.
Dies kann je nach Netzwerkverbindung einige Sekunden dauern.
Nach der Verarbeitung wird der Entwurf Deines Spesenberichts im Menü Meine Aufgaben gespeichert.
In der Web App
Öffne die Yokoy Web App und wähle das Büroklammer-Symbol entweder am oberen Bildschirmrand im Meine Aufgaben Menü, oder links in der Leiste aus und wähle eine Datei zum Hochladen aus. Bitte stelle sicher, dass die Datei ordnungsgemäss hochgeladen und verarbeitet wird. Dies kann je nach Netzwerkverbindung einige Sekunden dauern.
Nachdem die Datei verarbeitet wurde, erstellt Yokoy automatisch einen Entwurf einer Spesenabrechnung mit den vom Beleg extrahierten Informationen. Du findest die Spesenabrechnung dann in den Submitter / Einzelspesen oder Meine Aufgaben Menüs.
Speseninformationen validieren
Der nächste Schritt besteht darin, alle Ausgabeninformationen zu validieren. Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
✏️ Hinweis
Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden, und falls Du keine Angaben machst, wirst Du die Spesenabrechnung nicht einreichen können.
Begründung / Beschreibung*: Standardmässig der Name des Verkäufers
Kategorie*: Die Kategorie, in welche diese Spese fällt.
In der mobilen App findest Du dieses Feld unterhalb vom Anzahl Teilnehmer Feld
Land*: Das Land, in dem die Spese getätigt wurde
Originalwährung des Belegs*: Die lokale Währung, in welcher die Spese getätigt wurde
Totalbetrag*: Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg erscheint
Trinkgeld, Zuschläge: Wenn Du einen zusätzlichen Betrag, beispielsweise Trinkgeld, hinzufügen möchtest, siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an?
Datum der Bezahlung*: Das Datum, an dem die Spese getätigt wurde
Zahlungsmethode*: Die Zahlungsmethode zeigt an, wie Du eine Spese bezahlt hast. Wenn Du mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden erfahren möchtest, siehe Welche verschiedene Zahlungsmethoden gibt es in Yokoy?
Firmenkarte*: Wenn Du eine Spese mit einer Firmenkarte bezahlt hast, musst Du angeben, mit welcher Karte die Transaktion durchgeführt wurde.
Anzahl Teilnehmer*: Standardmässig ist dies 1, aber wenn der Beleg die Ausgaben mehrerer Personen abdeckt, beispielsweise für ein Geschäftsessen
Kostenobjekte*: Die Kostenobjekte, zu dem diese Spese gehört.
Zusätzliche Kategorien: Wenn Deine Firma zusätzliche Kategorien konfiguriert hat, in welche Du Deine Spese einordnen solltest, füge diese hier hinzu.
Reise: Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, kannst Du sie mit dem Feld Zu Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen.
Belege hinzufügen: Füge bei Bedarf weitere Belege hinzu.
Kommentar: Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
Spesenabrechnung löschen, speichern oder einreichen
Nachdem Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, hast Du drei Möglichkeiten, wie Du fortfahren kannst:
Klicke auf Löschen, wenn Du die gesamte Spesenabrechnung löschen möchtest.
Klicke auf Speichern, wenn Du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchtest.
Klicke auf Einreichen, wenn Du die Spesenabrechnung einreichen möchtest.
Du findest Deine eingereichten Spesen im Menü Submitter / Einzelspesen.
Bis zur Auszahlung und dem Export kannst Du den Spesenbericht jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Weitere Informationen zu Spesenwarnungen findest Du unter Benachrichtigungen zu Spesen. Einen Überblick über den Spesenstatus erhältst Du unter Was bedeuten die verschiedenen Status in Yokoy?
✏️ Hinweis
Durch das Hochladen einer Datei kannst Du Spesenberichte erfolgreich einreichen.