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Installiere den Yokoy-Connector in Business Central Cloud

Wenn Du Business Central als Cloud-Implementierung nutzt, kannst Du den Yokoy-Connector als AppSource-App oder als Erweiterung installieren.

Verfasst von Yokoy Team

🌐 Web | 👤 Yokoy Admin

Bei Cloud-Implementierungen von Microsoft Dynamics 365 Business Central kannst Du den Yokoy Spend Management Connector aus dem AppSource oder als Erweiterung installieren.

🚧 Vorsicht

Wenn Du den Yokoy-Connector als Erweiterung installierst, musst Du Dir darüber im Klaren sein, dass Du keine automatischen Updates mit neuen Funktionen erhältst. Du bist für die Installation und Verwaltung aller Updates des Yokoy-Connectors verantwortlich.

Die Erweiterung muss bei Microsoft Entra registriert und konfiguriert werden, um Yokoy Zugriff auf die Business Central API-Endpunkte zu gewähren.

So wird der Connector für Business Central Cloud eingerichtet:

  1. Installiere die Erweiterung entweder aus dem AppSource oder als eine Erweiterung.

  2. Richte den Webservice in Business Central Cloud ein.

  3. Konfiguriere den Connector in Business Central.

  4. Richte den Export in Yokoy ein:

    1. Spesenexport

    2. Rechnungsexport

  5. Synchronisiere Stamm- und Transaktionsdaten.

✏️ Hinweis

Diese Schritte decken nur die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erforderliche Einrichtung ab. Du musst auch Yokoy konfigurieren, um die Lösung vollständig zu implementieren.

Installiere den Yokoy-Connector von der Microsoft 365 Dynamics App Source

Um den Yokoy-Connector zu installieren, suche nach der Erweiterung in AppSource, indem Du Yokoy eingibst, und klicke auf Jetzt abrufen.

Dadurch wird die Erweiterung in Deinem Microsoft 365 Dynamics Business Central-Mandanten installiert.

Installiere den Yokoy-Connector als Erweiterung

Um den Yokoy-Connector als Erweiterung zu installieren, benötigst Du Zugriff auf das Connector-Paket (.app). Du musst eine Serviceanfrage stellen, um Zugriff auf das Connector-Paket zu erhalten.

Sobald Du Zugriff auf diese Datei hast, kannst Du mit der Installation der App über die Seite Erweiterungsverwaltung fortfahren.

Das Erweiterungspaket verwendet diese ID-Bereiche für die unten aufgeführten Objekte:

Objekttyp

Anzahl der Objekte

ID-Bereich

Codeunits

8

3110560-3110567

Enums

2

3110560, 3110562

Seiten

1

3110560

Seitenerweiterungen

13

17-5800

Berichte

8

3110560-3110567

Tabellen

1

3110560

Tabellenerweiterungen

15

15-5800

✏️ Hinweis

ID-Bereiche sind dynamisch und können durch die Lizenz des Kunden beeinflusst werden.

Wenn der Kunde diese ID-Bereiche verwendet, musst Du möglicherweise einen anderen für die Objekte des Erweiterungspakets zuweisen. Andernfalls kommt es zu Konflikten.

Erweiterungen können nach einem Update von Business Central automatisch und ohne Datenverlust deinstalliert werden. Siehe Deinstallation der Erweiterung.

Webdienst in Business Central für Cloud einrichten

Da Business Central für das Abrufen von Daten aus Yokoy verantwortlich ist, musst Du den Webdienst in Business Central erstellen, um diesen Prozess zu handhaben.

  1. Registriere eine Anwendung im MS Azure-Portal

  2. Veröffentliche den Webdienst auf der Webdienstseite in Business Central

  3. Weise die entsprechenden Berechtigungen in Business Central zu

✏️ Wichtig für Testumgebungen
Stelle sicher, dass Du die Sandbox-Aktualisierung deaktivierst, wenn Du die Erweiterung in einer Testumgebung installierst. Andernfalls musst Du die Erweiterung nach jeder Aktualisierung neu konfigurieren.

Registriere eine Anwendung im MS Azure-Portal

Zuerst musst Du eine App auf dem Microsoft Azure-Portal für den Yokoy-Connector registrieren.

Siehe Registrieren einer Anwendung bei Microsoft Identity Platform für eine Anleitung.

Erstelle die grundlegende Definition der Anwendung, indem Du die Abschnitte Übersicht, Authentifizierung, Zertifikate und Geheimnisse und API-Berechtigung konfigurierst.

Abschnitt Übersicht:

  • Name der App: Yokoy Business Central-Connector

  • Anwendung (Client-ID): Kopiere diese ID, Du wirst sie später brauchen.

Abschnitt Authentifizierung:

  1. Klicke auf + Plattform hinzufügen.

  2. Wähle Web aus.

  3. Gib die Umleitungs-URLs ein:

  4. Klicke auf Speichern.

💡 Tipp

Um zwei Umleitungs-URLs hinzuzufügen, musst Du eine hinzufügen und auf Speichern klicken. Anschließend kannst Du die zweite im Hauptbildschirm hinzufügen.

Abschnitt API-Berechtigung:

  1. Klicke auf + Berechtigung hinzufügen.

  2. Wähle Dynamics 365 Business Central aus.

  3. Wähle unter Stellvertretende Berechtigungen Berechtigungen aus und füge sie hinzu:

    • user_impersonation

    • Financials.ReadWrite.All

  4. Wähle unter Anwendungsberechtigungen Berechtigungen aus und füge sie hinzu:

    • app_access

    • AdminCenter.ReadWrite.All

    • API.ReadWrite.All

  5. Klicke auf Admin-Zustimmung erteilen für…

Abschnitt Zertifikate und Geheimnisse:

Erstelle ein neues Kundengeheimnis. Es wird empfohlen, die Gültigkeitsdauer auf 24 Monate festzulegen. Kopiere den Wert und die Geheim-ID.

Veröffentliche den Webdienst in Business Central

Gib „Microsoft Entra Application“ in das globale Suchwerkzeug von Business Central (oben rechts) ein, um auf die Anwendungseinrichtung zuzugreifen.

Erstelle die Anwendung

Du musst eine neue Anwendung in Business Central erstellen:

  1. Erstelle eine neue Anwendungskarte.

  2. Gib die Anwendungs-ID (erstellt im Abschnitt Übersicht im Azure-Portal) in Client-ID ein.

  3. Gib Yokoy for Business Central in die Beschreibung ein.

  4. Wähle unter „Status“ die Option Aktiviert aus.

Vergabe von Benutzerberechtigungen in Business Central

Du musst die Anwendung so einrichten, dass sie über Super-Admin-Berechtigungen verfügt.

Genauer gesagt musst Du diese Berechtigungssätze im Abschnitt Benutzergruppen auf der Microsoft Entra-Anwendungskarte hinzufügen, die Du gerade erstellt hast.

Berechtigungssatz

Beschreibung

D365 BASIC

Dynamics 365 Basic access

D365 BUS FULL ACCESS

Dynamics 365 Full access

D365 SETUP

Dyn. 365 Einrichtung von Firmendaten

D365 WEBHOOK SUBSCR

D365 Webhook-Abonnement

D365 COSTACC, SETUP

Dyn. 365 Setup Kostenrechnung

D365 FA, SETUP

Dyn. 365 Anlagevermögen einrichten

D365 HR, SETUP

Dynamics 365 Basic HR-Einrichtung

D365 IC, SETUP

Dyn. 365 Intercompany Setup

D365 JOBS, EDIT

Dynamics 365 Projekte erstellen

D365 RM SETUP

Dynamics 365 Rlshp. Mgt. Setup

MERGE DUPLICATES

Duplikate zusammenführen

RETENTION POL. ADMIN

Reten. Pol. Setup - BaseApp

EMAIL - ADMIN

Outlook-Synchronisierungsadministrator

EXTEN. MGT. - ADMIN

Erweiterungsverwaltung – Admin

TEST TOOL

Test Tool

PERMISSIONSET YKY

Benutzerdefinierte Berechtigungen für die Yokoy-Erweiterung

Nach Abschluss der Erstinstallation benötigen Standardbenutzer den Yokoy BC-Berechtigungssatz (PERMISSIONSET YKY), um anschließend Änderungen an der Integration vorzunehmen und Daten zu synchronisieren.

Als Nächstes solltest Du die Einrichtungsseite für die Yokoy-Integration in Business Central konfigurieren, bevor Du mit der Einrichtung des Spesen- oder Rechnungsimports in Yokoy fortfährst.

Webdienste konfigurieren

Du musst die Webdienste in Business Central für jedes Modul hinzufügen, das du integrieren möchtest (d. h. einen Webdienst für Yokoy Invoice und einen für Yokoy Expense).

Um dies zu tun:

  1. Gehe zu Webdienste.

  2. Klicke auf + Neu, um ein neues Objekt zu erstellen.

  3. Wähle den Objekttyp Codeunit aus.

  4. Suche nach der Objekt-ID entsprechend dem Modul, das du implementieren möchtest:

    • Yokoy Expense: Import Expencies YKY (3110567)

    • Yokoy Invoice: Webhooks YKY (3110566)

  5. Gib den Servicenamen Yokoy Expense / Yokoy Invoice ein. Stelle sicher, dass das Kontrollkästchen Veröffentlicht aktiviert ist.

Spesenexport in Yokoy einrichten

Yokoy ist für den Export der Spesen in das Hauptbuch in Business Central verantwortlich. Belege und Anhänge können bei Bedarf an Journalbuchungen angehängt werden.

Wenn die Firma plant, Gutschriften zu verarbeiten, musst Du Gutschriften für die Firma aktiviert haben.

Du musst die Spesenexport Registerkarte (Admin > Integrationen, Spesenexport) einrichten, um Spesendaten (Spesen, Kartentransaktionen, Reisekosten) an Business Central zu senden.

Du kannst den Yokoy-Connector nicht verwenden, um Tagespauschalen/ Fahrtpauschalen separat zu exportieren.

Um dies zu tun:

  1. Gehe zu Admin > Integrationen.

  2. Wähle die Registerkarte Spesenexport.

  3. Wähle Business Central [API] als das ERP-System aus.

  4. Gib die Authentifizierungsdaten ein:

  5. Klicke Anmeldung bei Business Central.

Stelle sicher, dass alle Popup-Blocker in Deinem Browserfenster deaktiviert sind. Die MS Dynamics-Authentifizierung verwendet ein Popup-Fenster, um die Authentifizierungsanfrage an MS Entra zu senden.

❗️ Warnung

Wenn Du ein Azure-Anmeldeinformationsobjekt hinzufügst und auf Autorisieren klickst, musst Du den Autorisierungsvorgang mit einem Benutzerkonto abschließen, das über Administratorrechte in Business Centralverfügt und die folgenden Berechtigungssätze zugewiesen hat:

  • D365 BUS PREMIUM oder D365 BUS ESSENTIAL

🚧 Vorsicht

Achte darauf, das richtige ERP-System auszuwählen! Ms Dynamics Cloud & MS Dynamic OnPrem sind die Exportmöglichkeiten für einen anderen MS Dynamics Business Central-Connector, nicht für den von Yokoy entwickelten Connector.

Sobald die Verbindung hergestellt wurde, kannst Du die Exporteinstellungen konfigurieren:

Feld

Beschreibung

Name des Webdienstes

Name des im Business Central erstellten Webdienstes.

Base URL

URL der Business Central API (https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/)

Mandant

ID des Business Central-Mandanten.

Für BC Cloud sind die Mandanten-ID und die Instanz als Teil der URL für den Zugriff auf Business Central enthalten: https://businesscentral.dynamics.com/{tenantId}/{environment}

Instanz

ID der Business-Central-Umgebung.

Für BC Cloud sind die Mandanten-ID und die Instanz als Teil der URL für den Zugriff auf Business Central enthalten: https://businesscentral.dynamics.com/{tenantId}/{environment}

Name der Firma

Name der Firma in Business Central.

Konto-Typ

Dieses Feld gilt nur für den Spesenexport (Spesen aktuelles System)

Business Central-Konto des Kreditorpostens. Legt fest, ob die Informationen von der Kreditorenkarte oder der Mitarbeiterkarte übernommen werden (d. h. es wird der ERP-Code im Yokoy-Benutzerprofil verwendet).

Bekannte Einschränkung

Derzeit wird nur Mitarbeiter unterstützt, da Yokoy-Benutzer mit der Mitarbeiterkarte verknüpft sind.

Art des Firmenkartenkontos

Gilt nur für den Export von Kartentransaktionen (Aktuelles System für Kartentransaktionen)

Business Central-Konto des Kreditorenpostens. Legt fest, ob die Informationen aus der Kreditorenkarte oder dem Sachkonto übernommen werden (d. h. verwendet den ERP-Code im Lieferanten oder die Kategorie Spesen, je nachdem, ob Du Kreditor oder Sachkonto ausgewählt hast).

❗️ Kostenobjekte vom Export ausschließen

Die Einstellung Kostenobjekte vom Export ausschließen für den Spesenexport ist mit dieser Integration nicht kompatibel. Die Yokoy-Integration für MS Dynamics 365 Business Central erwartet beim Export von Spesen immer ein Kostenobjekt.

Rechnungsexport in Yokoy einrichten

Um Rechnungen mit Business Central zu bearbeiten, verwendet Yokoy Webhooks, um Business Central über Änderungen des Dokumentstatus zu informieren. Yokoy verfügt über eine spezielle Rechnungs-Exportfunktion, um die Webhook-Antwort zu verarbeiten. Derzeit sind die Webhooks synchron. Das bedeutet, dass der Anbieter warten muss, bis der Webhook die Verarbeitung abgeschlossen hat, um eine Antwort zu erhalten.

Damit Business Central eine Verbindung zu Yokoy herstellen kann, musst Du die Integration in Yokoy einrichten:

  1. Gehe zu Admin > Integrationen.

  2. Wähle die Registerkarte Rechnungsexport aus.

  3. Klicke in der Registerkarte Rechnungsexport auf Assistent starten.

  4. Gib die folgenden Details ein:

    • Export Name: Business Central Rechnungen

    • Dokumenttyp auswählen: Alle Lieferantenrechnungen

  5. Wähle auf der Registerkarte System die Option Business Central Integration.

  6. Gib auf der Registerkarte Konfiguration die Daten ein, die zur Bildung der URL für den Zugriff auf die Business Central API verwendet werden. Du musst die folgenden Daten eingeben:

Feld

Beschreibung

Base URL

URL der Business Central API (z. B. https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/)

Token URL

Gib die URL der Umleitungs-URL für die Authentifizierung ein, die Du zuvor in Registriere eine Anwendung im MS Azure-Portal konfiguriert hast, d. h. https://login.microsoftonline.com/<tenant-id>/oauth2/v2.0/token

Scope

Dieser sollte sein: https://api.businesscentral.dynamics.com/.default

Mandant

ID des Business Central-Mandanten.

Für BC Cloud sind die Mandanten-ID und die Instanz als Teil der URL für den Zugriff auf Business Central enthalten: https://businesscentral.dynamics.com/{tenantId}/{environment}

Umgebung

ID der Business Central-Umgebung.

Name des Webdienstes

Name des Webservice, den Du zuvor in Business Central veröffentlicht hast.

Name der Firma

Name des Unternehmens. Diese Information kann in der URL für den Zugriff auf Business Central identifiziert werden, identifiziert mit dem company= Attribut. Zum Beispiel: https://businesscentral.dynamics.com/{tenantId}/{Environment}?company={CompanyName}

Du musst dies für jede Firma tun, die Du mit einer Firma in Business Central verknüpfen möchtest.

❗️Warnung

Wenn Du versuchst, mehrere Exportfunktionen einzurichten (d. h. den Yokoy-Connector zusammen mit vorhandenen Integrationen), kann beim Versuch, eine Rechnung zu exportieren, die Fehlermeldung Validierung: Mehrere Exportmöglichkeiten anwendbar angezeigt werden. Es kann jeweils nur eine Exportfunktion aktiv sein.

💡 Tipp

Nächster Schritt: Einrichten und Synchronisieren von Stamm- und Transaktionsdaten.

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