Der Yokoy Spend Management Connector für MS Dynamics 365 Business Central wird auf Mandantenebene bereitgestellt (installiert und konfiguriert). Für jeden Mandanten musst Du die Integrationseinstellungen konfigurieren.
✏️ Hinweis
Business Central wird häufig auf mehreren Mandanten betrieben, und zwar aus Gründen unterschiedlicher funktionaler Währungen oder der Zugriffssicherheit. In diesem Fall wird der Yokoy-Connector auf diesen zusätzlichen Mandanten separat installiert und derselben Yokoy-Organisation, aber unterschiedlichen Yokoy-Firmen zugeordnet.
Schritte zur Implementierung
Je nachdem, ob Du den Connector mit Yokoy Spesen, Yokoy Rechnung oder beiden verwenden möchtest, können die Schritte zur Einrichtung des Yokoy Connectors variieren.
👤 Erforderliche Rollen
Für Business Central benötigst Du eine Microsoft Azure Admin-Rolle, um eine Webdienstanwendung einzurichten.
Für Yokoy benötigst Du diese Rollen:
Entwickler, um API-Credentials (Client-ID und Secret) zu erhalten.
Yokoy Admin mit Berechtigung für Firmeneinstellungen, um Dimensionen für Tags zu erstellen.
Yokoy Admin mit Berechtigung für Integrationen, um die Einstellungen für den Export von Spesen und Rechnungen zu konfigurieren.
Yokoy Expense | Yokoy Invoice |
|
|
Installiere den Connector
Je nach Implementierung von Business Central kann der Yokoy Spend Management Connector für Microsoft Dynamics 365 Business Central auf verschiedene Arten implementiert werden:
Zugriff auf die App über Microsoft AppSource
Installiere sie als Erweiterung in der Erweiterungsverwaltung (nicht empfohlen)
Lokale Bereitstellung (On-Premises):
Als Erweiterung in der Erweiterungsverwaltung installieren (auf Anfrage)
🚧 Connector als Erweiterung
Wenn Du Dich dafür entscheidest, den Yokoy-Connector als Erweiterung zu installieren, musst Du Dir darüber im Klaren sein, dass Du keine automatischen Updates mit neuen Funktionen erhältst (im Gegensatz zu Connectors, die über AppSource installiert werden).
Du bist selbst für die Installation von Updates des Yokoy-Connectors verantwortlich.
Bereite die Einrichtung in Yokoy vor
Zuerst benötigst Du die erforderlichen Informationen für die Einrichtung:
Yokoy-Organisations-ID für Deine Organisation.
Yokoy-Firmen-IDs für alle Firmen.
Besorge Dir API-Credentials für den Zugriff auf Yokoys API.
Außerdem müssen in Yokoy neue Tag-Dimensionen und benutzerdefinierte Felder eingerichtet worden sein, bevor Du die Stammdaten-Synchronisierung in Business Central einrichten kannst.
Je nach erforderlicher Konfiguration können Tags verwendet werden, um finanzielle Dimensionen, Artikelgebühren und Sachanlagen für Yokoy Invoice zu verfolgen. Benutzerdefinierte Felder sind erforderlich, um Steuerinformationen für den Export in Business Central zu verfolgen.
Tag Dimensionen
Um Daten der Finance-Dimension als Kostenobjekte in Yokoy abzubilden, musst Du eine spezifische Tag-Dimension in Yokoy erstellen. Die Tag-Werte werden von Business Central bereitgestellt, aber Du musst eine Dimension erstellen, in der die Tags erstellt werden können.
Um dies zu tun:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Scrolle nach unten zu Aktiviere Tags.
Wähle die Option Aktiviere Tags aus (falls noch nicht aktiviert).
Klicke auf + Neue Dimension.
Gib die Details der Tag-Dimension ein:
Bezeichnung: Name zur Identifizierung der Dimension.
Code (ERP): Dies ist der Code, den Du in das Feld Yokoy Kostenobjekt Dimension im Yokoy-Connector-Setup in Business Central eingeben musst.
Klicke auf Speichern.
🚧 Vorsicht
Beschränke diese Tag Dimension nicht auf bestimmte Kategorien oder Bereiche.
Für Yokoy Invoice: Wenn Du vorhast, Anlagevermögen und Artikel-kostenzeilen zu verwenden, musst Du eine zusätzliche Tag-Dimension einrichten, um diese Informationen zu verfolgen. Erstelle zwei Tag-Dimensionen, diesmal mit diesen Informationen:
| Anlagevermögen | Artikelgebühren |
Bezeichnung | Anlagevermögen | Artikelgebühren |
Code (ERP) | FA | IC |
ID | Automatisch erstellt von Yokoy | Automatisch erstellt von Yokoy |
Kopiere den Code (ERP) und die ID-Werte für jeden, da Du diese Informationen in die Felder Fixed Asset Tag Dimension / Fixed Asset Tag ID (Anlagevermögen Tag Dimension/Anlagevermögen Tag ID) und Item Charge Tag Dimension/ Item Charge Tag ID (Artikelgebühren Tag Dimension/Artikelgebühren Tag ID) in der Yokoy-Connector-Einrichtung in Business Central eingeben musst.
Umgang mit Steuersätzen
In Business Central wird der Länderbereich für eine Steuerkennziffer (MwSt.) durch die Produktbuchungsgruppe (für den Artikel) und die Geschäftsbuchungsgruppe (für den Lieferanten) bestimmt. Daher werden die Mehrwertsteuersätze nicht aus Business Central importiert. Du musst die Steuersätze manuell in Yokoy einrichten.
Yokoy exportiert Steuerinformationen in die entsprechende Buchungsgruppe innerhalb von zwei benutzerdefinierten Feldern. Yokoy hat zwei benutzerdefinierte Felder im Yokoy-Formular für Mehrwertsteuersätze hinzugefügt, um die Business Central-Mehrwertsteuer-Produktbuchungsgruppe und die Mehrwertsteuer-Buchungsgruppe zu erfassen.
| Product Posting Group | Business Posting Group |
Name |
|
|
Label | VAT Product Posting Group | VAT Business Posting Group |
Type | Text input | Text input |
🚧 Vorsicht
Bei Spesen ist darauf zu achten, dass die Option Mehrwertsteuer-Setup in Jnl. Lines kopieren in den Batches des Hauptbuchs deaktiviert wird, um zu verhindern, dass die Mehrwertsteuer-Buchungsgruppen aus dem Hauptbuch kopiert und der Steuerbetrag berechnet wird. Die Mehrwertsteuersätze müssen manuell aus Yokoy ausgefüllt werden.
💡 Tipp
Nächster Schritt: Installiere den Yokoy-Connector je nach Deiner Nutzung: Business Central Cloud oder Business Central On-Premises.