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Du kannst Yokoy-User im Menü HR > User-Verwaltung erstellen, bearbeiten und löschen.

Wähle im Dropdown-Menü Firma das Unternehmen (Gesellschaft) aus, zu dem Du einen neuen User hinzufügen möchtest, wenn für den Account Deiner Organisation mehrere Unternehmen in Yokoy eingerichtet sind. Wenn Deine Organisation nur ein Unternehmen hat, musst Du keine Firma auswählen.

Du kannst:

Einzelne User hinzufügen
Mehrere User gleichzeitig importieren

🚧 Vorsicht
Sobald sie aktiviert sind, können Yokoy-User nicht mehr aus der Yokoy-App gelöscht werden. User können nur als aktiv oder inaktiv markiert werden zu Audit-Zwecken. Du kannst nur User mit dem Status „Entwurf” löschen.

Einzelne User hinzufügen

Klicke auf + User hinzufügen in der oberen rechten Ecke Deines Bildschirms, um einen neuen User hinzuzufügen.

Im User-Profil musst du die folgenden Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Vorname	Vorname des Users.
Nachname	Nachname des Users.
Email	Geschäftliche E-Mail-Adresse des Users. Die E-Mail-Adresse muss einmalig sein, andernfalls legt Yokoy den User im inaktiven Status an.
Mitarbeiter:innen-Konto (ERP)*	Das Konto im ERP-System, auf dem Du die privat bezahlten Spesen verbuchen möchtest. Dies kann ein Kreditorenkonto sein, wenn Deine Firma entschieden hat, die Spesen auf Kreditoren zu verbuchen, oder ein Transitkonto, wenn sie auf dem Hauptbuch verbucht werden.
Sprache - Datumsformat	Wähle zwischen den verfügbaren Spracheinstellungen und Datumsformaten. Die Sprache wird für die Begrüßungs-E-Mail verwendet und kann später vom User selbst geändert werden.
Währung (optional)	Die Standardwährung für Spesen des Users. Dies ist nur relevant, wenn Du die Buchungen basierend auf der User-Währung exportierst.
Büroadresse (optional)	Gib die Büroadresse des Users ein. Diese Adresse kann als Standard-Abfahrtsort für Reisespesen und Fahrtpauschalen verwendet werden.
Privatadresse (optional)	Gib die Privatadresse des Users ein. Diese Adresse wird als Standard-Abfahrtsort für Reisespesen und Fahrpauschalen verwendet.
Alle Benachrichtigungen deaktivieren	Wenn Du Benachrichtigungen deaktivierst, kannst Du diesen User nicht mehr an offene Aufgaben via E-Mail erinnern.
Manager	Aktiviert das Manager-Menü für den User, der die Genehmigung erteilt. Dies ist für benutzerdefinierte Workflows relevant, bei denen es möglicherweise keine formellen Vorgesetzten für die Genehmigung gibt.
Reglement (Nur sichtbar, wenn Mitarbeiter-Reglemente aktiviert und im Admin-Menü eingerichtet sind.)	Je nach Firma können für verschiedene benutzerspezifische Mitarbeiter-Reglemente definiert werden. Hier kannst Du eine Richtlinie auswählen, die für den neuen User gilt.
Spesen: Mein Assistent / Mein Delegierter (optional)	Bestimme ggf. einen Assistenten für den User. Der Assistent kann die Spesen des Users in dessen Namen einreichen und verwalten. Wenn der User ein Vorgesetzter ist und die Firma die Genehmigung durch den Vorgesetzten vorsieht, weise einen User zu, der die Spesen im Namen des Users genehmigen kann. Der User kann den Assistenten und den Delegierten auch selbst in Mein Profil festlegen.
Rechnungen: Mein Delegierter	Weise einem User die Berechtigung zu, Rechnungen im Namen des Users einzureichen (Delegierter des Einreichers) oder zu genehmigen (Genehmigungsdelegierter).
Kostenobjekt(e) (optional)	Wähle das Standard-Kostenobjekt für den User aus. Dieses wird für die Spesen verwendet, um das Kostenobjekt-Feld vorab auszufüllen, und kann vom User für jede Spesenabrechnung geändert werden. Du kannst dieses Feld auch leer lassen. Nach der ersten Spesenabrechnung eines Benutzers wird dieses Feld Kostenobjekt im Spesenformular automatisch mit dem Kostenobjekt aus der eingereichten Spesenabrechnung ausgefüllt.

✏️ Hinweis

Je nach Genehmigungsstrategie, die in Deiner Firma angewendet wird (d. h. Vorgesetzter oder Kostenobjekt), werden beim Hinzufügen neuer Benutzer unterschiedliche Felder angezeigt.

Sobald Du alle Informationen eingegeben hast, kannst Du wählen zwischen:

Löschen: Verwerfe die eingegebenen Informationen.
Speichern: Behalte den Benutzer und gib die fehlenden Informationen zu einem späteren Zeitpunkt ein. Dies ist nützlich, wenn Dir derzeit Informationen fehlen und Du Deine Änderungen speichern möchtest. Der Benutzer wird als inaktiv gespeichert.
Aktivieren: Wenn Du alle erforderlichen Informationen für den Benutzer eingegeben hast und das Konto erstellen möchtest.
Aktivieren und Einladen: Erstelle das Benutzerkonto und sende eine E-Mail-Einladung an den Benutzer, damit dieser ein Passwort für sein Konto erstellen kann.

🚧 Vorsicht - SSO-Authentifizierung

Wenn Deine Firma Single-Sign-On für Benutzer eingerichtet hat, solltest Du nur auf Aktivieren klicken.

Da das Active Directory Deiner Firma für die Verwaltung von Anmeldungen und Passwörtern zuständig ist, müssen die Mitarbeitenden kein spezielles Passwort für Yokoy erstellen. Daher ist die E-Mail-Einladung zur Erstellung eines Passworts nicht erforderlich.

Wenn Du nur den User aktivieren möchtest, kannst Du ihn zu einem späteren Zeitpunkt einladen, indem Du oben auf der Seite nach dem Status Aktiv filterst, den User auswählst und auf Einladen klickst.

Du kannst den neuen User in der User-Verwaltung anzeigen.

Je nachdem, ob Du den neuen User gespeichert, aktiviert oder eingeladen hast, kann das neue User-Konto einen der folgenden Status anzeigen:

Aktiv: Der User ist vollständig eingerichtet, aktiviert und bereits bei Yokoy angemeldet.
Inaktiv: Der User ist vollständig eingerichtet, aber entweder nicht aktiviert oder noch nicht bei Yokoy angemeldet. Wenn Du den Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt deaktivierst, wird er ebenfalls als inaktiv angezeigt.
Entwurf: Der User ist noch nicht vollständig eingerichtet und es fehlen noch einige Informationen.

💡 Tipp

Du kannst oben auf der Seite nach den verschiedenen Status filtern.

Genehmigungsstrategie durch Linienvorgesetzten

Wenn Dein Unternehmen eine Genehmigungsstrategie durch Linienvorgesetzten verfolgt, erscheinen zusätzlich die folgenden Felder:

Feld	Beschreibung
Vorgesetzter	Wähle den Vorgesetzten des Users aus.
Mein Genehmigungslimit	Richte eine Genehmigungsgrenze für den User ein. Wenn eine Spesenabrechnung die Genehmigungsgrenze überschreitet, muss der Vorgesetzte des Benutzers die Spesenabrechnung zusätzlich genehmigen.
Stellvertretung als Linienmanager(optional)	Wähle ggf. einen Stellvertreter für den Vorgesetzten des Benutzers aus. Alternativ kann der Vorgesetzte in Mein Profil selbst einen Stellvertreter auswählen.
Limit für automatische Genehmigung (optional)	Wenn dieses Feld ausgefüllt wird, werden Spesen ohne Warnungen automatisch genehmigt, wenn sie unter dem festgelegten Schwellenwert liegen.

Mein Profil > Linienmanager-Einstellungen:

Kostenobjektgenehmigungsstrategie

Wenn Dein Unternehmen eine Kostenobjektgenehmigungsstrategie verfolgt, erscheinen keine spezifischen Felder zusätzlich im Benutzerprofil.

Stelle jedoch sicher, dass alle erforderlichen Informationen in der Registerkarte Kostenobjekte eingerichtet sind. Du kannst den Genehmiger des Kostenobjekts, ein Genehmigungslimit und ein übergeordnetes Kostenobjekt definieren, wenn eine Spesen das Genehmigungslimit eines ausgewählten Kostenobjekts übersteigt.

Unter Mein Profil kann ein Benutzer die für ihn geltenden Einstellungen zur Kostenzuordnung anzeigen. Dazu gehören der Vorgesetzte des Benutzers, das Standard-Kostenobjekt und der Genehmigende des Kostenobjekts.

Mein Profil > Einstellungen für die Kostenzuweisung:

Mehrere Benutzer importieren

Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu importieren, klicke oben rechts vom Bildschirm auf Datei hochladen. Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet, wo Du eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen kannst.

✏️ Hinweis - CSV-Kodierung
Yokoy unterstützt CSV-Dateien mit UTF-8-, UTF-16- und ISO/IEC 8859-1:1998-Kodierung (Latin1).

Hier kannst Du alle Informationen eingeben, indem Du die folgenden Zellen ausfüllst:

Spalte	Beschreibung
email	Vorname des User.
firstName	Nachname des User.
lastName	Geschäftliche E-Mail-Adresse des Benutzers. Die E-Mail-Adresse muss einmalig sein, andernfalls legt Yokoy den Benutzer im inaktiven Status an.
employeeId	Das Konto im ERP-System, auf dem Du die privat bezahlten Spesen verbuchen möchtest. Dies kann ein Kreditorenkonto sein, wenn Deine Firma entschieden hat, die Spesen auf Kreditoren zu verbuchen, oder ein Transitkonto, wenn sie auf dem Hauptbuch verbucht werden.
language (optional)	Wähle zwischen den verfügbaren Spracheinstellungen und Datumsformaten. Die Sprache wird für die Begrüßungs-E-Mail verwendet und kann später vom User selbst geändert werden.
currency (optional)	Die Standardwährung für Spesen des Benutzers. Dies ist nur relevant, wenn Du die Buchungen basierend auf der Benutzerwährung exportierst.
lineManagerId	Wähle den Vorgesetzten des User aus.
lineManagerThreshold	Lege ein Genehmigungslimit für den Genehmiger des Users fest.
costCenterItems (optional)	Wähle das Standard-Kostenobjekt für den User aus. Dieses wird für die Spesen verwendet, um das Kostenobjekt-Feld vorab auszufüllen, und kann vom User für jede Spesenabrechnung geändert werden. Du kannst dieses Feld auch leer lassen. Nach der ersten Spesenabrechnung eines Users wird dieses Feld automatisch mit dem Kostenobjekt aus der eingereichten Spesenabrechnung ausgefüllt.
policyID (only applicable when policies are activated and set up)	Die ID kann aus den Einstellungen für die Mitarbeiter-Reglemente (Employee Policy) extrahiert werden. Siehe Abbildung unten.

Vorgesetzten-Genehmigungsstrategie

Wenn Dein Unternehmen die Genehmigungsstrategie des Vorgesetzten verfolgt, musst Du zusätzlich folgende Felder ausfüllen:

Spalte	Beschreibung
lineManagerId	Geschäftsemail-Adresse des Vorgesetzten.
managerAssistant	Geschäftsemail-Adresse der Stellvertretung des Vorgesetzten.
lineManagerThreshold	Richte eine Genehmigungsgrenze für den User ein. Wenn eine Spesenabrechnung die Genehmigungsgrenze überschreitet, muss der Vorgesetzte des Users die Spesenabrechnung zusätzlich genehmigen.
lineManagerAutoApprovalThreshold	Wenn dieses Feld ausgefüllt wird, werden Spesen ohne Warnungen automatisch genehmigt, wenn sie unter dem festgelegten Schwellenwert liegen.

Wähle die Firma aus, für die Du Änderungen vornehmen möchtest,

und wähle als Dokumentformat Standard Yokoy-Benutzer-Import aus.

Klicke anschließend auf Datei wählen, um Deine CSV-Datei hochzuladen, oder ziehe die Datei direkt per Drag-and-drop in das Formular.

Aktiviere das Kontrollkästchen Einladung an neue Mitarbeiter senden, wenn Du das Konto erstellen und die User gleichzeitig zu Yokoy einladen möchtest. Die User erhalten eine Begrüßungs-E-Mail, um ein Passwort für ihr Konto zu erstellen. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, werden die User-Konten in Yokoy aktiviert, der User wird jedoch nicht benachrichtigt. Du kannst die Einladungen bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt versenden.

✏️ Hinweis – SSO-Authentifizierung

Wenn Deine Firma Single-Sign-On für User eingerichtet hat, musst Du den Usern keine Einladung senden. Das Active Directory Deiner Firma ist für die Verwaltung der Anmeldungen und Kennwörter zuständig.

Um alle User zu importieren, klicke auf Import starten. Nach Abschluss des Imports erhältst Du eine Bestätigungsmeldung.

✏️ Hinweis

Du kannst bis zu 2.000 User gleichzeitig importieren. Wenn Deine Datei mehr als 2.000 User enthält, musst Du sie in mehrere Dateien aufteilen.

Nach dem Import kannst Du den Bericht Deines Uploads in einem separaten Fenster einsehen. Der Bericht kann folgende Status anzeigen:

Erstellt: Ein neuer User wurde erstellt.
Aktualisiert: Ein vorhandener User (mit derselben E-Mail-Adresse) wurde mit neuen/zusätzlichen Informationen aktualisiert.
Identisch: Yokoy hat einen identischen User gefunden. Es wurde keine Aktion ausgeführt.
Fehler: In der Datei ist ein Fehler aufgetreten, sodass die User nicht erstellt werden konnten. Um das detaillierte Fehlerprotokoll zu überprüfen, klicke auf Bericht herunterladen und öffne die Datei.
Für jede Zeile wird ein detailliertes Protokoll der Ereignisse und Fehler angezeigt.

Yokoy verwendet die E-Mail-Adresse, um festzustellen, ob der Mitarbeiter bereits existiert:

Wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers nicht existiert, wird ein neuer Benutzer erstellt.
Wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers bereits existiert, wird der Benutzer aktualisiert.
Wenn zwei Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse in der Datei enthalten sind, werden zwei Benutzerentwürfe erstellt.