Eine Reisespese fungiert als Container für jegliche Spesentypen, die während einer Geschäftsreise angefallen sind (z.B. Unterkunft, Transport, Tagespauschalen, Fahrtpauschalen). Dies bietet große Vorteile sowohl für Submitter als auch für Manager. Durch das Zusammenfassen aller Spesen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind: 

Wenn Du in Deiner Firma Tagespauschalen und/oder Fahrtpauschalen geltend machen kannst, kann Yokoy Fahrtpauschalen und Tagespauschalen automatisch erstellen, indem Du aktive Stopps auswählst (um den anwendbaren Tagessatz zu bestimmen), die Berechnung der Fahrtpauschale auswählst und/oder Tagespauschalen generierst. Du kannst anschließend alle automatisch von Yokoy generierten Fahrtpauschalen und Tagespauschalen bearbeiten. Du kannst die Spesen nach Gruppen sortieren und alle Tagespauschalen oder Fahrtpauschalen zusammen anzeigen.

Standardmäßig wählt Yokoy die Fahrtpauschale und die Tagespauschalen, die mit den Reiseinformationen (in der Reise eingegebene Orte, Daten und Zeiten) übereinstimmen.

Wenn Du in der Vergangenheit bereits eine Reise erstellt hast, kannst Du sie als Vorlage verwenden, um eine neue Reise zu erstellen.

Um eine Reisespese zu erstellen, klicke auf das Flugzeug-Symbol in der Web-App oder klicke auf das + Symbol in der Mobile-App und wähle das Flugzeug-Symbol aus.

Yokoy unterteilt Reisen in drei Arten:

Die Reiseart kann jederzeit geändert werden. Abfahrtsdaten, Zielort/Zwischenziele und Rückkehr-Informationen bleiben erhalten, wenn Du die Reiseart änderst. Wenn Du zum Beispiel eine Rückreise auswählst und dann feststellst, dass Du eine Reise mit mehreren Zwischenzielen wählen solltest, kannst Du die Reiseart ändern, ohne dass Details verloren gehen.

Bei einer Hin- und Rückreise sind der Start- und der Endort der Reise identisch. Du fährst z.B. von Deinem Büro/Haus zu einem einzigen Kundenstandort und kehrst nach Hause/ins Büro zurück (z. B. Berlin → London → Berlin).

Eine Hin- und Rückreise besteht aus drei Orten:

Je nach Firmeneinstellung schlägt Yokoy entweder Deinen Bürostandort oder Deine Heimatadresse als Start- und Endort der Reise vor. Du kannst aber auch einen anderen Ort auswählen.

Bei einer Multistopp-Reise können der Start- und der Endort der Reise identisch sein, müssen es aber nicht. In der Regel liegen mehrere Reiseziele (Ziele) zwischen dem Start- und dem Zielort. Zum Beispiel fährst Du von Deinem Wohnort/Büro aus zu mehreren Reisezielen (z. B. Berlin → London → Madrid → Lissabon → Rom).

Eine Multistopp-Reise besteht aus mindestens drei Zielen, es können aber auch mehr sein:

Genau wie bei der Hin- und Rückreise schlägt Yokoy als Start- und Endpunkt Deiner Reise entweder Deinen Bürostandort oder Deine Heimatadresse vor. Du kannst aber auch einen anderen Ort wählen.

Standardmäßig musst Du bei einer Multistopp-Reise mindestens ein Ziel haben.

Bei einer Hinfahrt ist der Startort der Reise ein anderer als der Endort der Reise. Ein Mitarbeitender reist zum Beispiel zu einem einzigen Reiseziel und hat nicht vor, zum Startort zurückzukehren (z. B. Berlin → London).

Außerdem gibt es normalerweise keine Zwischenziele. Eine Hinfahrt besteht aus zwei Orten:

Du kannst jedoch bei Bedarf Zwischenstopps (temporäre Orte) hinzufügen. Du kannst zum Beispiel Zwischenstopp hinzufügen, um Orte anzugeben, an denen Du während Deiner Reise mit dem Privatwagen angehalten hast, um die Berechnung der Fahrtpauschale zu vereinfachen.

Nachdem Du die Reiseart ausgewählt hast, gibst Du die Reisedaten ein. Der Reiseplan enthält die Orte, die Du auf Deiner Geschäftsreise besuchst, sowie die Zeit, die Du dort verbringst.

Zusätzlich kannst Du bei Tagespauschalen festlegen, ob der Ort ein aktiver Stopp ist oder nicht. Ein aktiver Stopp ist definiert als ein Ort, an dem Du einen geschäftlichen Zweck erfüllst.

Wenn Du in Deiner Firma Fahrtpauschalen geltend machen kannst, kann Yokoy die Fahrtpauschale automatisch anhand Deiner Reiseziele berechnen.

Unabhängig davon, ob es sich um die Abfahrt, das Reiseziel, ein Zwischenziel oder die Rückkehr handelt, musst Du die Adressen der Orte eingeben, zu denen und von denen Du während Deiner Geschäftsreise reist.

Abhängig von den Einstellungen Deines Unternehmens können die Adressen wie folgt eingegeben werden:

In manchen Fällen musst Du nicht nur eine Stadt oder ein Land, sondern auch eine genaue Adresse angeben, da Yokoy diese Informationen verwendet, um den Tagessatz für die Tagespauschale zu ermitteln.

Du musst die Zeiten angeben, zu denen Du an jedem Ort ankamst oder von dort abfuhrst.

Möglicherweise musst Du verschiedene Zeiten angeben, z. B. Reisebeginn oder -zeit, Abfahrtszeit (lokal), Zeit des Grenzübertritts, Ankunftszeit (lokal) usw. Generell gilt für alle Reisen, dass Du ein Startdatum/eine Startzeit und ein Enddatum/eine Endzeit angeben musst, wenn Du Deine Reise beginnst und beendest.

Wenn Deine Firma Tagespauschalen verlangt, werden die Zeiten verwendet, um die Reise bei der Berechnung der Tagespauschalen in Abschnitte zu unterteilen. Wenn Deine Firma zum Beispiel Grenzübertrittszeiten für die Berechnung der Tagespauschalen vorschreibt, wirst Du möglicherweise aufgefordert, eine Startzeit für die Reise, eine Abfahrts- und Ankunftszeit für jeden Ort und eine Endzeit für die Reise einzugeben, sowie die Zeit des Grenzübertritts bei Auslandsreisen.

Alle Zeiten müssen in der lokalen Zeitzone angegeben werden. Es muss eine Zeit gewählt werden, die nach der im vorherigen Abschnitt eingegebenen Zeit liegt. Zum Beispiel muss die Uhrzeit am Reiseziel nach der Uhrzeit des Reisebeginns liegen.

Je nach den Einstellungen Deiner Firma kann es sein, dass Du einen Schalter für aktive Stopps siehst. Ziele können als aktiv oder passierend betrachtet werden. Ein aktiver Stopp ist ein Ort, an dem Du einen Geschäftszweck erfüllst. z.B. indem Du Vorort gearbeitet hast.

Wenn Du einen Ort als aktiven Stopp auswählst, verwendet Yokoy diesen Ort als Grundlage für die Berechnung der anwendbaren Tagespauschale. Normalerweise wird der letzte aktive Stopp auf der Reise verwendet.

Nehmen wir zum Beispiel an, Du reist auf einer zweitägigen Geschäftsreise durch drei verschiedene Länder (Amsterdam, NL; Zürich, CH und Mailand, IT). Im zweiten Land (Zürich, CH) hast Du ein Geschäftstreffen; dies ist ein aktiver Stopp, da Du in Zürich geschäftlich tätig bist. Am selben Tag kommst Du um 23 Uhr im dritten Land (Mailand, IT) an, wo Du direkt schlafen gehst. Dies ist kein aktiver Stopp, da Du an diesem Tag in Mailand nicht gearbeitet hast. Daher wird die Tagespauschale anhand des Satzes für Zürich berechnet.

Je nach dem nächsten Punkt auf Deiner Reise kannst Du diesen Schalter auswählen, um automatisch Fahrtpauschalen zu generieren (wenn Deine Firma Fahrtpauschalen erstattet) für die Entfernung zum nächsten Punkt auf Deiner Reise.

Nach der Eingabe des Reiseplans geht es auf die nächste Seite, auf der die Details zur Reise ausgefüllt werden müssen.

Im Abschnitt Details zur Reise können die angezeigten Informationen je nach den Firmeneinstellungen variieren. Das Feld Name der Reise wird automatisch anhand der Angaben im Reiseplan ausgefüllt, Du kannst es aber ändern.

Darüber hinaus kann die Seite mit den Details zur Reise diese Felder enthalten:

Das Kostenobjekt, das bei der Erstellung von Spesen für die Reise verwendet wird. Dieses Kostenobjekt wird allen Fahrtpauschalen und Tagespauschalen zugewiesen, die von Yokoy automatisch erstellt werden. Standardmäßigen ist Dein Standard-Kostenobjekt vorausgewählt.

Wenn Du Tagespauschalen für Geschäftsreisen erhältst, kannst Du wählen, ob Du automatisch Tagespauschalen für die Orte und Zeiten generieren willst, die Du als Teil der Reise eingegeben hast.

Möglicherweise hat Deine Firma zusätzliche Felder eingerichtet, um Daten zu sammeln, die bestimmen, wo und wie die Spesen im Finanz- und Buchhaltungssystem Deiner Firma gebucht werden, oder um den Zweck der Reise genauer zu beschreiben.

Weitere Informationen dazu, wie Du diese Felder ausfüllen kannst, erhältst Du von Deinem Yokoy Admin.

Wenn Du alle Pflichtfelder ausgefüllt hast, klicke auf Weiter, um zum nächsten Schritt, der Zusammenfassung der Reise, zu gelangen. Hier siehst Du alle Details zur Reise. Du kannst sie überprüfen oder Änderungen vornehmen (indem Du auf das Stiftsymbol klickst). Wenn Du einen Abschnitt bearbeitest, kehrst Du zum vorherigen Abschnitt des Prozesses zurück. Klicke auf die Schaltfläche Reise erstellen, um die Reise zu speichern und zur Reiseübersicht zu gelangen.

In der Reiseübersicht kannst Du die entsprechenden Zulagen oder Abzüge für die Tagespauschalen auswählen,soweit zutreffend.

Je nach Firmeneinstellungen kannst Du Tagespauschalen bearbeiten. Um eine Tagespauschale zu bearbeiten, wähle die Tagespauschale für ein bestimmtes Datum aus und passe das Land der Spese, die Tagespauschale, die Zulagen/Abzüge der Tagespauschale und die Kostenobjekte an. Du kannst bei Bedarf auch zusätzliche Kommentare und Belege hinzufügen.

Um die Zulagen/Abzüge für die Pauschale direkt anzuwenden, wähle in der Reiseübersicht das entsprechende Symbol neben der Pauschale aus. Jedes Symbol steht für ein bestimmtes Konzept für Zulagen oder Abzüge auf die Tagespauschale. Die verfügbaren Konzepte für Zulagen und Abzüge hängen von den Richtlinien Deiner Firma und/oder Deinem Standort ab.

Um eine Fahrtpauschale zu bearbeiten, klicke auf die gewünschte Fahrtpauschale von einem bestimmten Tag. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du die Fahrtpauschale anpassen, die Distanz zwischen zwei Zielen berechnen und das Kostenobjekt bearbeiten kannst.

Wenn Du Spesen hinzufügen wählst, kannst Du zusätzliche Spesen zu Deiner Reise hinzufügen. Es gibt noch andere Möglichkeiten, Deiner Reise Spesen hinzuzufügen, aber dies ist der einfachste Weg, wenn Dir die Spesen bereits bei der Erstellung Deiner Reise vorliegen.

Je nach Art der Spesen, die Du hinzufügen möchtest (und je nach den Richtlinien Deines Unternehmens), wähle eine der folgenden Optionen:

Wenn Du z.B. einen Beleg Deiner Taxifahrt hinzufügen möchtest, klicke auf das Büroklammer-Symbol und lade den richtigen Beleg hoch. Dieser wird dann automatisch zu der Reise hinzugefügt.

Nachdem Du Deine Reisekostenabrechnung auf Richtigkeit geprüft und alle Einzelspesen hinzugefügt hast, die vor, während oder nach der Reise angefallen sein können, wähle Einreichen, um Deine Reise zur Genehmigung zu senden.

Wenn Du dieselbe Reise mehrmals unternimmst, kannst Du eine bestehende Reise als Vorlage für eine weitere Reise verwenden. Alle Informationen werden aus der ursprünglichen Reise übernommen.

Dazu klickst Du in der Web-App auf die Schaltfläche Reise kopieren in der Reisespesen-Tabellenspalte Aktionen. Ein Popup-Fenster erscheint, in dem Du den Namen und das Startdatum/die Startzeit der neuen Reise anpassen kannst.

Klicke auf Weiter, um mit dem Anlegen der neuen Reise fortzufahren.

In der Mobile-App wische nach links und tippe auf das Kopier-Symbol.

Die Werte aller Felder mit Ausnahme des Startdatums und der Zeitfelder werden von der kopierten Reise übernommen. So werden z.B. alle Ziele, Kostenobjekte, die Zeitdifferenz zwischen den Zielen und alle anderen Informationen, die in der ursprünglichen Reise vorhanden waren, in die neue Reise kopiert.