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Je nachdem, ob Du die Web-App oder die Mobile-App verwendest, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Du Spesen zu einer Reise in Yokoy hinzufügen kannst.
Wenn eine einzelne Spese zu einer Reise hinzugefügt wird, übernimmt sie das Hauptkostenobjekt und die Tags der Reise. Du kannst jedoch jedes Kostenobjekt und jeden Tag vor dem Einreichen der Reise ändern. Beim Hinzufügen wird der Status der Spese auf Entwurf gesetzt, sodass Du die Details überprüfen und finalisieren kannst.
Web-App
Es gibt drei Möglichkeiten, Spesen zu einer Reise hinzuzufügen:
Hinzufügen von Spesen während der Reise-Erstellung
Beim Erstellen einer neuen Reise, kannst Du bereits erstellte Spesen für dasselbe Land, die in die Reisedaten fallen, hinzufügen. Standardmäßig schlägt Yokoy die Spesen vor, die in den gleichen Zeitraum wie die Reise fallen. Du kannst aber auch andere Spesen einsehen, indem du auf die Liste Andere Spesen klickst.
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Du wählst die Spesen aus, die Du hinzufügen möchtest, und klickst auf Zur Reise hinzufügen. Wenn Du auf Abbrechen klickst, verlässt Du das Fenster und es werden keine Spesen zu dereise hinzugefügt.
Du kannst auch Spesen hinzufügen, nachdem Du die Reise erstellt hast, indem Du in der Reiseübersicht auf Spesen hinzufügen klickst.
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✏️ Hinweis
Wenn Du eine Spese zu einer Reise aus der Reiseübersicht hinzufügst, ist der Spesen-Status immer Entwurf (Unbedingt anschauen!), um sicherzustellen, dass Du alle Details vor dem Einreichen der Reise überarbeitest.
Hinzufügen zu einer Reise während der Spesen-Erstellung
Wenn Du einen neuen Beleg in Yokoy hochlädst, kannst Du im Spesenbericht unter dem Abschnitt Reise die Reise auswählen, die mit den Ausgaben verbunden ist.
In der Dropdown-Liste Zu Reise hinzufügen zeigt Yokoy alle Reisen an, die sich im Status Entwurf befinden.
✏️ Hinweis
Wenn Du eine Spese zu einer Reise hinzufügst, hängt der Spesen-Status von der Spese selbst ab. Wenn einige Pflichtdaten fehlen, wird der Status auf Entwurf (Bitte anschauen!) gesetzt. Andernfalls wird der Spesen-Status auf Bereit geändert.
Hinzufügen von Spesen über Meine Aufgaben
Wenn Du bei der Anzeige der Spesen in Meine Aufgaben eine oder mehrere Spesen auswählst, kannst Du die Spesen zu einer bestehenden Reise hinzufügen, indem Du auf Zu Reise hinzufügen klickst. Es erscheint ein Fenster, in dem Yokoy alle Reisen im Status Entwurf anzeigt. Wenn es keine entsprechenden Reisen gibt, kannst Du eine neue Reise erstellen, indem Du auf Reise erstellen klickst.
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Mobile-App
Es gibt zwei Möglichkeiten, Spesen zu einer Reise hinzuzufügen:
Hinzufügen von Spesen während der Reise-Erstellung
Beim Erstellen einer neuen Reise, schlägt Yokoy Dir Spesen vor, die vom Datum in den gleichen Zeitraum wie die Reise fallen. Du kannst auswählen, welche Spesen Du hinzufügen möchtest oder auf Abbrechen tippen, um den Vorgang zu überspringen.
Wenn Du Spesen zu einer bestehenden Reise hinzufügen möchtest, tippe auf Spesen hinzufügen und dann auf + Füge vorhandene Spesen hinzufügen, um die entsprechenden Spesen auszuwählen. Alternativ kannst Du in diesem Bereich auch neue Spesen hochladen, indem Du Foto, Datei, Fahrtpauschale, Pauschale oder Kein Beleg auswählst.
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Hinzufügen von Spesen über Meine Aufgaben
Du kannst Spesen direkt über die Registerkarte Meine Aufgaben hinzufügen,
indem Du eine oder mehrere Spesen auswählst. So gehst Du vor:
Tippe auf das Symbol neben einer der Spesen, um den Massenbearbeitungsmodus aufzurufen.
Wähle alle Spesen aus, die Du zu einer Reise hinzufügen möchtest.
Tippe auf das Flugzeugsymbol in der oberen rechten Ecke.
Yokoy schlägt alle Reisen vor, die sich im Status Entwurf, Bereit oder Zur Korrektur befinden. Wenn keine Reisen gefunden werden, kannst Du eine neue Reise über den üblichen Weg erstellen.