Auf einer Geschäftsreise fallen in der Regel mehrere verschiedene Spesen an. Um die Bearbeitung zu erleichtern, kannst Du alle diese Spesen in einem einzigen Reisespesenbericht zusammenfassen. Eine Reise in Yokoy ist eine Sammlung verschiedener Arten von Spesen, die auf einer Geschäftsreise über einen bestimmten Zeitraum angefallen sind.

Wenn der Submitter eine Geschäftsreise in Yokoy anlegt, können Tagespauschalen und Fahrtpauschalen automatisch aus dem Abfahrts- und Ankunftsort generiert werden, sofern dies eingerichtet wurde. Die Submitter können dann manuell weitere Spesen mit oder ohne Quittungen hinzufügen. Alternativ können die Submitter die Tages- und Fahrtpauschalen auch separat erstellen und sie dann zur Reise hinzufügen.

Manager sehen alle Spesen nach Datum gruppiert und können wählen, ob sie die gesamte Reise mit allen Spesen auf einmal oder jede Spese einzeln genehmigen wollen.

Finance-User können auf der Registerkarte Finance > Prüfung die Spesen nach Reisen filtern, um einen Überblick über die in der Reise enthaltenen Spesen sowie zusätzliche Informationen über die Reise (einschließlich benutzerdefinierter Felder) in den Reiseinformationen zu erhalten. Sie können die gesamte Reise oder einzelne Spesen überprüfen, bevor sie diese zum Export senden.

Mit Reisen kannst Du:

Die Reiseübersicht verfügt über eine Kalenderansicht, die die Spesen in chronologischer Reihenfolge anzeigt.

Die Reiseübersicht enthält mehrere Aktions-Schaltflächen:

In der Web-App befinden sich diese Schaltflächen über der Kalenderansicht und in der Mobile-App im Aktionsmenü (Symbol mit drei Punkten) in der oberen rechten Ecke. Je nach Rolle (Submitter, Manager oder Finance) variiert die Schaltfläche am unteren Rand des Bildschirms: Einreichen, Genehmigen oder Überprüfen.

Mit der Gruppierung-Option kannst Du ändern, wie die Spesen angezeigt werden.

Standardmäßig werden die Spesen nach Datum gruppiert. Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten der Gruppierung:

Dies ermöglicht eine schnelle Ermittlung des Gesamtbetrags, der für bestimmte Spesenkategorien ausgegeben wurde, was zu einem effizienteren Prüfungsprozess führt. Beispielsweise kann ein Prüfer jetzt leicht den Gesamtbetrag für das Mittagessen auf einer bestimmten Reise ermitteln, indem er die Spesen nach der Kategorie Mittagessen gruppiert und sofort den konsolidierten Betrag anzeigt bekommt.

In der Reiseübersicht werden auch die vor oder nach einer Reise angefallenen Spesen angezeigt. So werden Ausgaben wie Flugbuchungen, die vor dem Reisedatum getätigt wurden, und Parkgebühren, die nach dem Reisedatum angefallen sind, einer Reise zugeordnet.

Du kannst den gesamten Reiseplan für eine Reise einsehen. Wenn Dein Unternehmen Grenzübergänge eingerichtet hat, werden die Zeiten zwischen den Grenzübergängen in der Reiseroute aufgeführt. In der Web-App klickst du auf die Schaltfläche Reiseplan anzeigen. In der Mobile-App gibt es eine eigene Registerkarte Reiseplan.

Du kannst ein PDF-Dokument mit allen Details zu Deiner Reise herunterladen, z. B. mit den Angaben zu Deiner Firma, Deinen Mitarbeiterdaten, dem Namen der Reise, der Reise-ID, dem Reiseplan und den Kosten für jeden Tag sowie insgesamt. Außerdem kannst Du alle Anhänge Deiner Spesenberichte (z. B. Deine hochgeladenen Belege) auf einmal herunterladen.

Du kannst mehrere Spesen auswählen und sie alle auf einmal löschen. Das vereinfacht den Löschvorgang und spart den Nutzern, die eine große Anzahl von Spesen verwalten, Zeit.

Submitter können eine ganze Reise löschen, indem sie in der Web-App in der Reiseansicht oben rechts auf Löschen klicken oder in der Mobile-App auf der Registerkarte Reisen nach links wischen.

Manager und Finance Prüfer können mehrere Spesen auswählen und diese gleichzeitig genehmigen, prüfen oder zurücksenden. Bei der Prüfung oder Genehmigung kannst Du einen optionalen Kommentar hinzufügen, der auf alle geprüften Spesen angewendet wird. Wenn Spesen zurückgesendet werden, kannst Du einen Kommentar zu jeder einzelnen Spese hinzufügen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn für bestimmte Spesen zusätzliche Informationen oder Korrekturen erforderlich sind. Der Kommentar sorgt für eine klare Kommunikation zwischen den Genehmigenden und den Submittern und verringert so Verzögerungen im Genehmigungsprozess.