Yokoy hat zwei Rollen, die es Kollegen ermöglichen, bei der Verwaltung der Spesen anderer zu helfen: die Assistenzfunktion und die Delegiertenfunktion.
Beide Rollen sind zwar ähnlich, da sie Dir bei Deinen Aufgaben in Yokoy helfen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele.
Assistenzfunktion
Als Assistent kannst Du Spesen, Reisen und Rechnungen im Namen anderer User erstellen, einreichen und zurückziehen, sowie das Matching von Transaktionen überprüfen und Transaktionen bei Bedarf manuell mit Spesen matchen.
Die Assistenzfunktion funktioniert auf der Ebene des Submitters und ermöglicht es daher anderen Usern, ihre Submitter-Verantwortlichkeiten mit Dir zu teilen.
Daher kannst Du neue Spesen für sie erstellen, alle von ihnen hochgeladenen,
aber noch nicht eingereichten Spesen (Status: Entwurf) einsehen sowie eingereichte Spesen anzeigen (Status: In Genehmigung, In Prüfung und Bereit für Export).
Dir wurde die Assistenzfunktion zugewiesen, wenn Du die Option Assistenz im Menü Submitter siehst.
Du kannst:
Als Assistent kannst Du Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben für andere User erhalten, wenn dies für Deine Firma aktiviert ist und wenn diese sich dafür entschieden haben, Dich über ihre Aufgaben zu benachrichtigen.
Delegiertenfunktion
Ein Delegierter ist eine Person, an die ein Vorgesetzter oder Kostenobjekt-Verantwortlicher (vorübergehend) seine Genehmigungsrechte delegiert hat. Als Delegierter kannst Du Spesen und Rechnungen, die eingereicht wurden, nachdem Du zum Delegierten ernannt wurdest, genehmigen, zurücksenden oder ablehnen.
Im Gegensatz zur Assistenzfunktion, bei der sowohl Submitter als auch Assistenz gleichzeitig an Spesen arbeiten können, bedeutet das delegieren eine vollständige Übertragung der Managerrolle und ihrer Aufgaben für einen festgelegten Zeitraum.
Mit einer Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie kann für jedes Kostenobjekt ein Delegierter definiert werden.
Dir wurde die Delegiertenfunktion zugewiesen, wenn Du das Menü Manager siehst (falls Du nicht bereits Manager in Yokoy bist) und die Registerkarte Meine Aufgaben > Genehmigungen in der Web-App oder die Registerkarte Genehmigungen in der Mobile-App siehst.
Wenn Du bereits eine Managerrolle innehast, wirst Du anfangen, Spesen zur Genehmigung von anderen Teammitgliedern oder anderen Kostenobjekten zu erhalten, je nach Genehmigungsstrategie Deiner Firma.
Du kannst:
Als Delegierter erhältst Du Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen anstelle des primären direkten Vorgesetzten oder Kostenobjekt-Verantwortlichen. Wenn Du als Genehmigender für andere User oder Kostenobjekte fungierst,
erhältst Du außerdem Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen,
die Dich selbst betreffen.