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Erste Schritte mit dem Expense Matcher

Mit dem Expense Matcher ist das manuelle Matching von Kartentransaktionen mit Deinen Ausgaben sehr einfach, intuitiv und schnell.

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Verfasst von Yokoy Team
Gestern aktualisiert

🌐 Web-App | 📱 Mobile-App | 👤 Submitter, Finance

Yokoy ist bestrebt, so viele Kartentransaktionen und Spesen wie möglich automatisch zu matchen, um den manuellen Aufwand für Submitter und Finance-User zu minimieren. Manchmal kann jedoch die Komplexität der realen Welt in die Quere kommen.

In diesen Fällen hilft Dir der Expense Matcher, diese Situationen in Yokoy einfach zu handhaben.

Was ist der Expense Matcher?

Sobald Du Deine Spesenabrechnung eingereicht hast, matched Yokoy Deine Spesen normalerweise automatisch mit den entsprechenden Kartentransaktionen. Es gibt jedoch Fälle, in denen das automatische Matching fehlschlägt. An dieser Stelle kommt der Expense Matcher ins Spiel.

Der Expense Matcher ist eine Funktion in Yokoy, die es Dir ermöglicht Deine Kartentransaktionen mit Deinen eingereichten Spesenabrechnungen auf eine sehr einfache und intuitive Art und Weise manuell zu matchen.

Darüber hinaus bietet der Expense Matcher Dir beim manuellen Matching eine Hilfestellung, indem er z.B. potentielle Matchings hervorhebt und Dich warnt, wenn das Matching eine Validierungsregel verletzt.

Wie kann ich den Expense Matcher öffnen?

Wenn Du Transaktionen manuell mit Ausgaben matchen möchtest, gehe zum Submitter Menü, klicke auf die Registerkarte Kartentransaktionen und wähle die richtige Karte aus dem Dropdown-Menü aus. Alternativ kannst Du das Menü Meine Aufgaben aufrufen und auf die Registerkarte Transaktionen klicken, um alle Transaktionen zu finden, die nicht gematched sind.

Du bist ein Finance-User und möchtest manuell die Transaktionen eines anderen Users matchen? Gehe zum Finance Menü, klicke auf die Registerkarte Kartentransaktionen und wähle im Firmenkarte Dropdown-Menü die Firmenkarte des User aus, dessen Transaktionen Du matchen möchtest.

Klicke jetzt auf die Transaktion, die Du manuell mit einer eingereichten Spesenabrechnung matchen möchtest. Es öffnet sich ein neues Fenster mit detaillierten Informationen über die Transaktion, die Karte, den Händler sowie den Verlauf.

Um den Expense Matcher zu öffnen und das manuelle Matching zu starten, klicke auf die Schaltfläche Matchen. Der Expense Matcher zeigt nun alle Transaktionen sowie Ausgaben der gleichen Karte an, die nicht gematched sind.

(Wenn Du erfahren möchtest, wie Du mit einer Transaktion umgehst, wenn Du den dazugehörigen Beleg verloren hast oder wenn Du eine persönliche Ausgabe mit einer Firmenkarte getätigt hast, gehe zu diesem Artikel und scrolle runter zu "Schritt 4: Manuelles Matching").

Wie kann ich den Expense Matcher benutzen?

Mit dem Expense Matcher kannst Du eine Vielzahl von Anwendungen durchführen:

Schau Dir unser Video "16 Manual Matching with the Expense Matcher" in der Yokoy Expense Video-Serie an (aktuell nur auf Englisch verfügbar) oder lese weiter, um mehr Details über das manuelle Matching mit dem Yokoy Expense Matcher zu erhalten!

1) Matche eine Transaktion mit einer Spese

Um eine Transaktion mit einer Spese zu matchen, wähle die gewünschte Transaktion auf der linken Seite sowie die entsprechende Spese auf der rechten Seite des Expense Matchers aus, oder verwende Drag & Drop. Um Dir die Identifizierung der passenden Spese zu erleichtern, hebt der Expense Matcher potenziellen Matches grün hervor.

Klicke jetzt unten rechts im Fenster auf Matchen, um Deine Auswahl zu bestätigen. Um den Match anschliessend zu überprüfen, klicke auf die Registerkarte Matched oben im Expense Matcher. Hier siehst Du den soeben durchgeführten Match.

Beachte:

  • Wenn die richtige Transaktion oder Spese, die gematched werden soll, nicht angezeigt wird, passe bitte den Datumsbereich oben im Expense Matcher an.

  • Bitte denke daran, dass nur eingereichte Spesenabrechnungen im Expense Matcher angezeigt werden und manuell mit einer Transaktion abgeglichen werden können.


2) Kombiniere zwei oder mehr Transaktionen und matche sie mit einer Spese

Um zwei Transaktionen miteinander zu kombinieren, wähle alle Transaktionen, die kombiniert werden sollen, auf der linken Seite des Expense Matchers aus. Die Summe der ausgewählten Transaktionen wird unten links im Fenster angezeigt.

Wähle dann die Spese, mit der die ausgewählten Transaktionen gematched werden sollen, aus. In der Regel markiert der Expense Matcher alle potenziellen Matches in Grün, um das Matching zu erleichtern.

Klicke jetzt unten rechts im Fenster auf Matchen, um Deine Auswahl zu bestätigen. Um den Match anschliessend zu überprüfen, klicke auf die Registerkarte Matched oben im Expense Matcher. Hier siehst Du den soeben durchgeführten Match.


3) Matche eine Transaktion mit zwei oder mehr Spesen

Um eine Transaktion mit mehreren Spesen zu matchen, wähle auf der linken Seite des Expense Matchers die Transaktion aus, die Du matchen möchtest, und wähle dann auf der rechten Seite des Expense Matchers alle entsprechenden Spesen aus.

Beachte:

  • Bitte stelle sicher, dass die Beträge der Transaktion und der der Ausgaben übereinstimmen. Andernfalls zeigt Yokoy eine Warnung unten im Fenster an und Du als Submitter kannst das Matching nicht durchführen.

  • Bevor Du das Matching bestätigst, informiert Dich Yokoy darüber, dass das Matching einer Transaktion mit mehreren Spesen zu einer Aufteilung der Transaktion führt und dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Vergewissere Dich daher, dass der Match, den Du durchführen möchtest, korrekt ist.

Klicke jetzt unten rechts im Fenster auf Matchen, um Deine Auswahl zu bestätigen. Um den Match anschliessend zu überprüfen, klicke auf die Registerkarte Matched oben im Expense Matcher. Hier siehst Du den soeben durchgeführten Match.


4) Teile kombinierte Transaktionen auf in der Transaktions-Detailansicht

Du hast versehentlich die falschen Transaktionen miteinander kombiniert? Kein Problem, Du kannst diese ganz einfach wieder trennen.

Klicke hierzu auf die kombinierte Transaktion, sodass sich die Detailansicht der Transaktion öffnet. Klicke jetzt auf Match auflösen, falls die kombinierte Transaktion fälschlicherweise mit einer Spese gematched wurde. Klicke anschliessend auf das "X" neben jeder Transaktion, um sie von der kombinierten Transaktion zu trennen. In der Transaktionsübersicht kannst Du jetzt die einzelnen Transaktionen sehen.


5) Matche eine Rückerstattung mit einer bereits gematchten Spese

Lese diesen Artikel, um mehr zu erfahren.


6) Matche eine Rückerstattung mit einer manuell erstellten Gutschrift

Lese diesen Artikel, um mehr zu erfahren.


Jetzt kannst Du erfolgreich manuelle Matchings mit dem Expense Matcher durchführen!

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