Der Inhalt dieses Beitrags gilt sowohl für unsere Mobile App als auch für unsere Web App.
Gutschriften entstehen, wenn Du von einem Händler eine Rückerstattung auf Deine Firmenkarte erhältst. Angenommen Du hast mit Deiner Firmenkarte arbeitsbedingt einen neuen Laptop gekauft und die Spesenabrechnung in Yokoy eingereicht. Ein paar Tage später stellst Du einen Mangel fest und bringst den Laptop zu dem Geschäft zurück, welches Dir den Kaufbetrag auf Deine Firmenkarte rückerstattet.
An dieser Stelle kommen Gutschriften ins Spiel. Gutschriften werden für Teil- oder Vollerstattungen von Firmenkartenspesen erstellt und sind als rot hervorgehobene, negative Transaktionen im Submitter / Kartentransaktionen Menü in der Web App, oder im Karten / Zu bearbeiten Menü in der Mobile App zu erkennen.
Um eine Rückerstattung korrekt zu bearbeiten, musst Du diese mit einer Spese matchen. Wähle hierfür zunächst die entsprechend rot hervorgehobene Transaktion aus, um ein neues Fenster zu öffnen.
WICHTIG: Im Allgemeinen kannst Du eine Gutschrift NICHT unabhängig von einer Transaktions-Rückerstattung über die Spesentypen-Symbole erstellen und einreichen (siehe Abbildung unten). D.h. Du kannst eine Gutschrift nur in der Transaktionsdetailansicht erstellen und einreichen.
Eine Erstellung einer Gutschrift mittels der folgenden Spesentypen ist nicht möglich:
Stattdessen kannst Du eine Rückerstattung auf die folgenden zwei Arten zuordnen und dabei eine Gutschrift erstellen.
1) Matche eine Rückerstattung mit einer bereits gematchten Spese
Wenn Du eine Rückerstattung in Form einer Transaktion erhalten hast, aber Dir keine Gutschrift dafür vorliegt, kannst Du die Rückerstattung mit einer bereits gematchten Spese matchen. Klicke dazu auf Matchen in der Transaktions-Detailansicht und verifiziere auf der linken Seite des Expense Matchers, dass Du die richtige Rückerstattung ausgewählt hast. Klicke anschliessend ganz unten im Fenster auf Zu den bereits gematchten Spesen.
Jetzt erhältst Du einen Überblick über alle Transaktionen, die bereits mit einer Ausgabe gematcht wurden. Wenn Du die passende Ausgabe nicht finden kannst, entferne bitte den Datumsfilter oben links in Expense Matcher, indem Du auf das "X" neben dem vorausgewählten Zeitraum klickst (siehe Abbildung unten). Vergewissere Dich ausserdem, dass Du den richtigen Status der Spese im Genehmigungsprozess oben rechts im Expense Matcher ausgewählt hast (siehe Abbildung unten). Nach ein paar Sekunden solltest Du die entsprechende Spese sehen können, falls noch nicht geschehen.
Wähle jetzt die entsprechende Spese aus, indem du auf Matchen klickst. Du erhältst jetzt eine Bestätigungsmeldung, wenn der Match erfolgreich war.
Um das Matching zu überprüfen, klicke auf die Registerkarte Matched im Expense Matcher. Hier siehst Du den soeben durchgeführten Match.
Jetzt kannst Du den Expense Matcher schliessen und Du wirst sehen, dass der Status der Rückerstattung automatisch auf Matched gesprungen ist. Wenn der Status unverändert bleibt, aktualisiere bitte Deine Seite und überprüfen den Status erneut.
Was ist beim Matching einer Rückerstattung mit einer bereits gematchten Spese passiert?
Nachdem Du auf Matchen geklickt hast, erstellt Yokoy automatisch eine Gutschrift für die Rückerstattung, basierend auf den Informationen, die sowohl in der gematchten Ausgabe als auch in der Rückerstattung enthalten sind. Um die automatisch erstellte Gutschrift anzuzeigen, klicke auf die Rückerstattung und dann auf Vorschau.
2) Matche eine Rückerstattung mit einer manuell erstellten Gutschrift
Neben dem Matching einer Rückerstattung mit einer bereits gematchen Spese kannst Du eine Gutschrift auch manuell erstellen, sofern Deine Unternehmenseinstellungen dies zulassen. Diese Option ist nützlich, wenn Du eine Gutschrift erhalten hast, da du diese an die manuell kreierte Gutschrift anhängen kannst.
Um eine Gutschrift manuell zu erstellen, gehe zum Submitter / Kartentransaktionen Reiter, suche die Rückerstattung, klicke darauf und wähle Neue manuelle Gutschrift aus. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du die entsprechenden Felder ausfüllen oder anpassen musst und die Gutschrift, falls vorhanden, als Anhang an die Spese anhängen kannst. Klicke anschliessend auf Einreichen, was automatisch das Matching bewirkt.
Um das Matching zu überprüfen und die manuell erstellte Gutschrift anzuzeigen, suchen die Rückerstattung auf, klicke darauf und drücke auf die Schaltfläche Vorschau.
Jetzt hast Du erfolgreich eine Rückerstattung mit einer Gutschrift gematcht und eingereicht!
Wenn Du auf Ursprüngliche Auslage auswählen klickst, kannst Du die Transaktion mit einem Beleg matchen. Dies kann entweder der Rückerstattungsbeleg sein, falls Du einen erhalten hast, oder der Originalbeleg der ursprünglichen Ausgabe. Du kannst die Transaktion mit dem Originalbeleg matchen auch wenn dieser bereits mit der ursprünglichen Transaktion gematcht wurde.
Wenn kein Beleg für die ursprüngliche Ausgabe verfügbar ist, kannst Du die Option Neue manuelle Gutschrift auswählen. Dadurch wird eine vorausgefüllte Spesenabrechnung für Dich erstellt. Nachdem Du die Angaben überprüft hast und sichergestellt hast, dass die Spesenabrechnung der richtigen Firmenkarte zugeordnet ist, wähle Einreichen, um die Spesenabrechnung einzureichen und mit der Transaktion zu matchen.
Die Gutschrift wird nun an Dein Finance-Team weitergeleitet, und ist somit für Dich abgeschlossen.