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Wenn Du eine Zahlung mit Deiner Firmenkarte vornimmst, wird eine Transaktion erstellt und automatisch in Dein Yokoy-Konto importiert. Du musst die Transaktion mit der entsprechenden Spesenabrechnung matchen.
Um Kartentransaktionen mit Deinen Spesenabrechnungen zu matchen:
Führe manuelles Matching durch (optional)
Reiche einen Kartenspesenbericht ein
Nachdem Du eine Zahlung mit Deiner Firmenkarte getätigt hast, lade Deine Belege hoch, indem Du auf das Büroklammer-Symbol klickst. Klicke auf die automatisch erstellte Spesenabrechnung und überprüfe alle Dateneingaben.
Achte darauf, dass Du im Feld Zahlungsmethode die Firmenkarte auswählst.
Es erscheint ein neues Feld, in dem Du die Firmenkarte auswählen musst, die Du für die Zahlung verwendet hast. Wenn Du die Bearbeitung Deiner Spesenabrechnung abgeschlossen hast, klicke auf Einreichen.
✏️ Hinweis
Du hast keinen Zahlungsbeleg? Je nach Unternehmensrichtlinien besteht die Möglichkeit unter dem Notizblock-Symbol einen Spesenbericht ohne Beleg einzureichen.
Übersicht der Transaktionen
Beim Einreichen Deiner Spesenabrechnung wird die entsprechende Kartentransaktion in Dein Yokoy-Konto importiert. Sie erscheint sowohl im Submitter-Menü auf der Registerkarte Kartentransaktionen als auch unter Meine Aufgaben auf der Registerkarte Transaktionen, wenn Du die Karte im Dropdown-Menü auswählst.
Parallel zur Einreichung Deiner Spesenabrechnung wird die entsprechende Kartentransaktion in Dein Yokoy Konto importiert. Diese erscheint sowohl unter Meine Aufgaben (My tasks) im Reiter Transaktionen (Transactions), als auch im Submitter Menü unter Kartentransaktionen (Card transactions) nach Auswahl der entsprechenden Karte im Dropdown-Menü.
✏️ Hinweis
Je nach Anbindung Deines Kartenanbieters an Yokoy kann es eine Weile dauern bis die Kartentransaktionen im System sichtbar sind.
Automatisches Matching
Nachdem Du Deine Karten-Spesenabrechnung eingereicht hast, matched Yokoy die Transaktion automatisch mit der Spesenabrechnung.
Yokoy matched Transaktionen unabhängig davon, wann die Transaktion importiert wurde. Du kannst Deine Spesenabrechnung also jederzeit einreichen, unabhängig davon, ob die entsprechende Transaktion bereits in Yokoy sichtbar ist oder nicht.
Sobald die Transaktion in Yokoy erscheint, matched Yokoy sie automatisch mit den entsprechenden Spesenabrechnungen.
✏️ Hinweis
Es können nur Spesenabrechnungen mit einer Kartentransaktion automatisch gematched werden, die bereits eingereicht wurden.
Zu diesem Zeitpunkt sind keine weiteren Aktionen von Dir erforderlich.
Verifiziere das Matching
Um zu überprüfen, ob eine Transaktion erfolgreich mit einer Karten-Spesenabrechnung gematched wurde, gibt es drei Möglichkeiten:
Submitter > Kartentransaktionen: Wähle die richtige Karte aus dem Dropdown-Menü.
Meine Aufgaben > Transaktionen
Submitter > Einzelspesen: In der Spalte Matchingstatus kannst Du sehen, ob das Matching erfolgreich war.
Die Status lauten:
Matched: Diese Transaktion wurde mit der entsprechenden Spesenabrechnung gematched.
Nicht matched: Es fehlt die entsprechende Spesenabrechnung für diese Kartentransaktion oder umgekehrt.
Privat: Als Zahlungsmethode wurde keine Firmenkarte verwendet.
Wenn eine Transaktion den Status Matched aufweist (d. h. sie wurde bereits mit einer Karten-Spesenabrechnung gematched), dann ist auch der Status der entsprechenden Spesenabrechnung sichtbar.
Auf diese Weise kannst Du den Status der Spesenabrechnung während des Genehmigungsprozesses verfolgen. Wenn dies der Fall ist, musst Du an dieser Stelle nichts weiter tun.
Bei allen Transaktionen mit dem Status Nicht matched ist einer von zwei Fällen eingetreten:
Die entsprechende Spesenabrechnung wurde vom Submitter noch nicht eingereicht, so dass das automatische Matching noch nicht stattfinden konnte.
Die entsprechende Spesenabrechnung wurde vom Submitter eingereicht, aber das automatische Matching ist fehlgeschlagen (z. B. weil die maximal zulässige Abweichung zwischen dem Gesamtbetrag der Transaktion und der Spesenabrechnung überschritten wurde).
Wenn das automatische Matching fehlgeschlagen ist, musst Du ein manuelles Matching durchführen.
Manuelles Matching durchführen (optional)
In der Regel werden die Transaktionen automatisch mit den Spesenabrechnungen gematched. Es gibt jedoch Fälle, in denen das automatische Matching fehlschlägt. In diesen Fällen müssen die Transaktionen und Spesen manuell gematched werden.
Wie Du Transaktionen und Spesen manuell matchen kannst, erfährst Du unter Erste Schritte mit dem Expense Matcher.
Du kannst eine Transaktion immer noch nicht matchen? Dann sieh Dir unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung bei Kartentransaktionen an: Warum funktioniert das automatische Matching nicht?