🌐 Web-App | 👤 Admin mit Firmeneinstellungen-Berechtigungen
Um Mitarbeitern zu erlauben, Fahrtpauschalen in Yokoy einzureichen, musst Du die Funktionalität aktivieren und bestimmte Einstellungen konfigurieren.
Aktivieren von Fahrtpauschalen
Bevor Du Kilometerpauschalen einrichten kannst, musst Du die Fahrtpauschalen für das Unternehmen aktivieren:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Wähle unter Allgemein die Distanzeinheit aus (entweder in Kilometern oder Meilen).
Aktiviere unter Definition Spesenrapport die Aktiviere Fahrtpauschalen.
Wähle aus, wo Mitarbeiter auf die Kilometererfassung zugreifen können
(z. B. Navigationsleiste, Reiseerstellung, Mobile-App).
Klicke auf Speichern.
Einrichten von Fahrtpauschalen als Einzelabrechnungen
Sobald die Fahrtpauschalen aktiviert sind, kann festgelegt werden, wie diese im Unternehmen erfasst werden:
Wähle zuerst Rücksetzungs-Zeitfenster des Kilometerzählers aus:
Monatlich: Setzt die angesammelten Kilometer der Mitarbeitenden jeweils zum Monatsende (30.) zurück.
Jährlich (Kalenderjahr): Setzt die angesammelten Kilometer der Mitarbeitenden zum Jahresende (31. Dezember) zurück.
Lege einen Standardstandort unter Gespeicherte Adressen für Reisen und Fahrtpauschalen fest.
Um Entfernungen automatisch zu berechnen:
Aktiviere Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps und lege einen Schwellenwert fest, um Benutzer zu warnen, wenn Entfernungen manuell geändert wurden.
Aktiviere
All(Alle) Suchtypen, um eine flexible Eingabe von Orten zu ermöglichen (z. B. vollständige Adressen, Einrichtungen, Städte usw.).
🚧 Vorsicht
Der Wechsel von jährlich auf monatlich setzt alle angesammelten Kilometerstände zurück.
Einrichten von Fahrtpauschalen in Reisen
Kilometer können automatisch als Teil einer Reise berechnet werden.
Du kannst eine Mindestentfernung festlegen, die Mitarbeiter zurücklegen müssen, bevor Fahrtpauschalen im Rahmen einer Reise erfasst werden.
So richtest Du Fahrtpauschalen als Teil einer Reise ein:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen und aktiviere die Fahrtpauschalen,
indem Du auf Reise klickst.
Wähle das Datum für das Rücksetzungs-Zeitfenster des Kilometerzählers (monatlich oder jährlich).
Lege einen Standardstandort unter Gespeicherte Adressen für Reisen und Kilometer fest.
Wenn Du Entfernungen automatisch berechnen möchtest (optional):
Nutze die Ortseingabeart für flexible Adresseingabe.
Wähle Benachrichtigung bei Überschreitung des Google-Maps-Entfernungsgrenzwerts und lege einen Schwellenwert fest, um Nutzer zu warnen, wenn Entfernungen manuell angepasst wurden.