🌐 Web 📱 Mobile | 👤 Submitter, Finance
Du kannst zusätzliche Informationen zu Deinen Spesen, Fahrtpauschalen und Tagespauschalen hinzufügen, um die Spesen zu rechtfertigen. Das erfolgt durch das Anhängen sogenannter unterstützender Dokumente. Unterstützende Dokumente sind stets optional. Yokoy überprüft nicht, ob ein solches Dokument hochgeladen wurde.
Abhängig von Deiner Integration können diese unterstützenden Dokumente zusätzlich zur Originalquittung an Dein Finanzsystem exportiert werden
(falls vorhanden).
Yokoy unterstützt folgende Dateiformate:
PDF
JPEG
PNG
XML
Standardmäßig können nur PDF- und Bilddateien hochgeladen werden.
Pro Spese können bis zu drei Dokumente hochgeladen werden, bei einer maximalen Dateigröße von 5 MB pro Datei. Damit der Upload gespeichert wird, muss die Spese gespeichert werden – ansonsten gehen hochgeladene Dokumente verloren.
Anhang hinzufügen
Submitter können unterstützende Dokumente zu Spesen (mit Beleg, ohne Beleg, Tagespauschale oder Fahrtpauschale) hochladen, um einen Nachweis oder weitere relevante Informationen zur Spese bereitzustellen.
Finance-Benutzer können unterstützende Dokumente nur hochladen oder löschen, wenn ihnen zusätzliche Berechtigungen zum Bearbeiten von Spesen, Tagespauschalen und Kilometerpauschalen erteilt wurden. Andernfalls können sie unterstützende Dokumente lediglich einsehen.
Anhang exportieren
Submitter, Genehmiger und die Finanzabteilung können jederzeit Anhänge aus der Spese herunterladen, indem sie auf den Dateinamen klicken.
Exportieren von unterstützenden Dokumenten
Je nach Integration können unterstützende Dokumente zusammen mit den Spesendaten exportiert werden. Exportierte Spesenanhänge können auf drei Arten abgerufen werden:
Export-Log: Wenn die Option Anhänge exportieren aktiviert ist, werden alle Anhänge exportierter Spesen in einer komprimierten Datei zusammengefasst und können über das Export-Log heruntergeladen werden.
Yokoy API: Im Endpoint Expense attachments (Spesenanhänge). Die Antwort enthält eine URL zur Weiterleitung, über die der Anhang heruntergeladen werden kann. Aus Sicherheitsgründen ist der Link nur 15 Minuten gültig.
Yokoy- und Drittanbieter-Integrationen: Einige Integrationen importieren Anhänge direkt in das Drittanbietersystem. Prüfe die Details Deiner jeweiligen Integration.
ZIP-Datei, die sämtliche unterstützende Dokumente für exportierte Spesen enthält (SupportingDocuments.zip)