In einigen Ländern können bestimmte Spesen oder Geschenke lohnsteuerliche Auswirkungen haben. Das bedeutet, dass Mitarbeiter möglicherweise Einkommenssteuern auf die erhaltenen Beträge zahlen müssen. Firmen sind gesetzlich verpflichtet, solche Beträge vom Gehalt der Mitarbeitenden abzuziehen.

Um die Lohnabrechnung zu erleichtern, erstellt Yokoy einen Bericht über die steuerpflichtigen Beträge der Spesen (also Beträge, die der Einkommenssteuer unterliegen), aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter. Dieser Bericht wird in ein externes Lohnabrechnungssystem übernommen. Yokoy berechnet die Steuerbeträge für Spesen mit Beleg, beleglose Spesen sowie Fahrtpauschalen.

Spesen, die als Gutschriften markiert sind, werden von dieser Berechnung ausgeschlossen.

In Yokoy legst Du Steuerregeln fest, um den steuerpflichtigen Betrag pro Mitarbeiter zu berechnen. In der Steuerregel bestimmst Du den Aggregationszeitraum, über den Spesen kumuliert werden, sowie die Schwelle,

ab der Spesenbeträge der Steuer unterliegen. Steuerregeln werden für spezifische Kategorien eingerichtet, sodass alle Belege, beleglose oder Fahrtpauschalen-Spesen, die diesen Kategorien zugeordnet sind, der Steuerregel unterliegen.

Die Berechnung verwendet den Gesamtbetrag der Spese als Grundlage.

Die Konfiguration der Kategorie hat keinen Einfluss auf die Berechnung –

sie dient lediglich dazu, die Berechnung auszulösen.

Beispiel: Du richtest eine Steuerregel ein, die festlegt, dass alle Mahlzeiten-Spesen über 100 EUR pro Jahr einkommensteuerpflichtig sind. Ein Mitarbeiter unternimmt zwei Reisen im Jahr und reicht zwei Mahlzeiten für jeweils 45 EUR pro Reise ein. Die Mahlzeiten-Spesen der ersten Reise überschreiten die Jahresschwelle nicht und sind daher nicht steuerpflichtig. Bei der zweiten Reise überschreitet die erste Mahlzeit die kumulierte Schwelle von 100 EUR, sodass ein Teil dieser Spese steuerpflichtig ist. Die letzte Mahlzeiten-Spese ist komplett steuerpflichtig.

Steuerpflichtige Beträge werden für alle Teilnehmer der eigenen Firma berechnet (d. h. für Benutzer, die zur juristischen Einheit der Spese gehören).

Yokoy berechnet keine steuerpflichtigen Beträge für Teilnehmer aus anderen Firmen innerhalb der Organisation oder für externe Teilnehmer (d.h. Mitarbeiter anderer Organisationen).

Bei Spesen, bei denen die Teilnehmer als Zahl und als Name in einem Textfeld angegeben wurden, sowie bei Fahrtpauschalen, wird der steuerpflichtige Betrag für den Submitter der Spese oder für die Person berechnet, für die der Benutzer die Spese einreicht (z.B. im Fall von Assistenten/Assistentinnen). Der gesamte Spesenbetrag wird immer gleichmäßig auf die Anzahl der Teilnehmer aufgeteilt

(unabhängig davon, ob es sich um Yokoy-Benutzer oder externe Teilnehmer handelt).

Wenn beispielsweise die Anzahl der Teilnehmenden an einer Spese von 100 EUR zwei beträgt, dann beträgt der Spesenbetrag, auf den der steuerpflichtige Betrag berechnet wird, 50 EUR.

Der steuerpflichtige Betrag für die Steuer auf Unternehmensleistungen wird während des Exportprozesses berechnet. Spesen im Entwurf-, Genehmigungs-, Überprüfungs- oder Export-bereit-Status werden bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags nicht berücksichtigt.

Die Berechnung berücksichtigt die aktuelle Spese sowie alle zuvor exportierten Spesen für denselben Mitarbeitenden und dieselbe Kategorie innerhalb desselben Zeitraums, wie in der Steuerregel festgelegt.

Beim Export wird die Spese mit einer Zusammenfassung für jede Steuerregel aktualisiert, welche die steuerpflichtigen Beträge für die in der Spese aufgeführten Teilnehmenden enthält. Des Weiteren zeigt die Zusammenfassung frühere Spesen an, die mit derselben Steuerregel verknüpft sind, um die Nachverfolgung gewährleisten zu können.

Falls mehrere Spesen in demselben Exportauftrag exportiert werden, berechnet Yokoy den steuerpflichtigen Betrag für jede Spese nacheinander basierend auf der Priorität mit folgender Reihenfolge:

Das heißt, dass bei mehreren Spesen in einem Exportauftrag zuerst die Spese mit dem ältesten Spesendatum berechnet wird, dann die nächst älteste etc., bis die steuerpflichtigen Beträge für alle Spesen im Exportauftrag berechnet sind.

Da die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge direkt nach dem Export der Spesen erfolgt, wird keine Berechnung durchgeführt, falls ein Exportauftrag in irgendeiner der Phasen fehlschlägt. Dadurch können die Spesen erneut exportiert werden, ohne dass es Auswirkungen auf die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge hat.

Steuerregeln sind vollständig unabhängig voneinander; das bedeutet, dass die Anwendbarkeit einer Steuerregel auf eine bestimmte Kategorie keine Auswirkungen auf die Berechnung anderer Steuerregeln hat, die möglicherweise für dieselbe Kategorie gelten. Wenn mehrere Steuerregeln gelten (z.B. eine mit einem wöchentlichen Aggregationszeitraum und eine andere mit einem monatlichen Aggregationszeitraum) für dieselbe Kategorie, berechnet Yokoy die steuerpflichtigen Beträge für jede Regel unabhängig.

Da Yokoy den steuerpflichtigen Betrag pro Teilnehmer für jede Regel bereitstellt, liegt es in der Verantwortung des Kunden zu bestimmen, welche Steuerregel angewendet werden soll und welcher steuerpflichtige Betrag bei der Berechnung der Steuer auf Firmenleistungen berücksichtigt werden muss, um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden.

Die Gültigkeit einer Steuerregel ist rückwirkend, wobei die Berechnung selbst nicht rückwirkend ist. Beispielsweise richtet eine Firma eine Steuerregel mit einem jährlichen Aggregationszeitraum am 1. März ein, setzt das Startdatum jedoch rückwirkend auf den 1. Januar 2025. Die Berechnung des steuerpflichtigen Betrags erfolgt jedoch nur für Spesen, die ab dem 1. März 2025 exportiert wurden. Der steuerpflichtige Betrag wird nicht rückwirkend für bereits exportierte Spesen berechnet.

Alle exportierten Spesen mit einem Spesendatum ab dem 1. Januar werden jedoch berücksichtigt und beeinflussen die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge für die Spesen, die am 1. März oder später exportiert werden.

In der Steuerregel-Zusammenfassung für die Spese vom 1. März werden diese vorherigen Spesen mit einem steuerpflichtigen Betrag von null aufgeführt,

da für diese Spesen keine Berechnungen durchgeführt wurden.

Die Summe der Spesenbeträge der vorherigen Spesen bestimmt, ob die aktuelle Spese die Schwelle überschreitet.

Während Steuervorschriften in der Regel über einen bestimmten Aggregationszeitraum definiert werden, kann Yokoy auch so konfiguriert werden, dass steuerpflichtige Beträge auf Basis einzelner Spesen berechnet werden.

Wenn der Aggregationszeitraum pro Spesenposition ist, berechnet Yokoy den steuerpflichtigen Betrag auf Grundlage der jeweiligen Spese und berücksichtigt keine weiteren eingereichten Spesen. Es kann gewählt werden, ob der gesamte Betrag als steuerpflichtig gelten soll, sobald der Schwellenwert überschritten wird, oder ob nur der anteilige Betrag über dem Schwellenwert versteuert wird.

Wenn zum Beispiel eine Steuervorschrift mit einem Schwellenwert von 100 EUR eingerichtet ist und eine Spese in Höhe von 150 EUR eingereicht wird, kann Yokoy entweder den steuerpflichtigen Betrag mit 50 EUR ansetzen (d. h. nur der Betrag, der den Schwellenwert von 100 EUR übersteigt), oder aber den gesamten Betrag von 150 EUR als steuerpflichtig betrachten, da der Schwellenwert überschritten wurde.

Diese Funktion berechnet keine steuerpflichtigen Beträge für Tagespauschalen.

Das bedeutet, dass der steuerpflichtige Betrag für Sachbezüge, der in einigen Ländern auf eine von der Firma bezahlte Überschreitung der Tagespauschalen anwendbar sein kann (z.B. wenn eine Firma den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen Tagespauschalen in Höhe eines Betrags über dem deutschen Satz zahlt), wird in Yokoy separat berechnet. Beachte jedoch, dass eine Doppelbesteuerung auftreten kann, da sowohl die Spese als auch die Tagespauschale als steuerpflichtig angesehen werden könnten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist an einer Abendessen-Spese beteiligt. Wird der Spesenbetrag als Teilnehmer genommen, könnte dieser Betrag für diesen Mitarbeiter als steuerpflichtig gelten, und der steuerpflichtige Betrag wird entsprechend berechnet. Wenn der/die Mitarbeiter dann eine Änderung vornimmt, um dieses Abendessen von der Tagespauschale für diesen Tag abzuziehen, könnte dies steuerliche Auswirkungen auf die Tagespauschale haben. Die Änderung kann den steuerfreien Betrag verändern und somit den steuerpflichtigen Betrag der Tagespauschale beeinflussen. Wenn beide steuerpflichtigen Beträge (der aus der Belegausgabe und der für die Tagespauschale) addiert werden, kann grundsätzlich eine Doppelbesteuerung möglich sein.

Eine Firma verarbeitet drei Spesen innerhalb desselben Aggregationszeitraums und exportiert sie nacheinander. Eine Steuerregel wurde für einen Schwellenwert von 60 EUR pro Jahr festgelegt.

Der steuerpflichtige Betrag, der für jeden Teilnehmer berechnet wird, ist wie folgt:

Sobald eine Spese oder Spesen, auf die steuerliche Regeln anwendbar sind, exportiert wurde(n), wird die Spese mit einer Aufschlüsselung der steuerpflichtigen Beträge für alle eigenen Firmenbeteiligten für sämtliche Regeln, die auf die Spese zutreffen, aktualisiert.

Die Aufschlüsselung ist nach Steuerregel gruppiert und listet auf:

Für die anwendbare Steuerregel kannst Du alle Spesen einsehen, die im Rahmen der Berechnung der Steuerregel für den Zeitraum für die Teilnehmer an der Spese berücksichtigt werden, indem Du auf Teilnehmer-Spesen anzeigen klickst.

Du kannst einen erweiterbaren Abschnitt für jeden Teilnehmer an der Spese sehen, der die aktuelle Spese sowie die vorherigen Spesen auflistet, die innerhalb des für die Steuerregel definierten Aggregationszeitraums berücksichtigt wurden. Für jede Spese kannst Du eine Beschreibung der Spese, das Spesendatum, den Status der Spese, den Anteil des Teilnehmenden an der Spese und den steuerpflichtigen Betrag für diese Spese sehen.

Die Teilnehmer-Details sind nach der Reihenfolge sortiert, in der die Teilnehmer der Spese hinzugefügt wurden.
​
​