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Es kann vorkommen, dass Exportaufträge fehlschlagen oder im Status In Bearbeitung verbleiben (z. B. aufgrund von Verbindungsproblemen oder Zeitüberschreitungen im Zielfinanzsystem, unvollständigen oder fehlerhaften Dokumenten usw.).
Finance-User können einen Export in Yokoy stoppen oder den Exportauftrag abbrechen und neu starten, wenn dies für Deine Firma aktiviert ist.
Du kannst Spesen, Reisekosten, Transaktionen und Rechnungs-Exportaufträge, die sich gerade in Bearbeitung befinden, stornieren oder als exportiert markieren.
Verwaltung von Exportaufträgen in der Warteschleife
Sobald diese Funktion aktiviert ist, enthält die Exporttabelle (Finance > Export) zwei zusätzliche Schaltflächen in jeder Exportauftragszeile.
🚧 Vorsicht
Finance Benutzer mit technischen Benutzer-Berechtigungen können diese Schaltflächen in der Exporttabelle sehen, auch wenn die Funktion in den Firmeneinstellungen nicht aktiviert ist. Die Schaltflächen haben dann keine Auswirkungen, wenn sie angeklickt werden.
Je nachdem, was Du erreichen willst, hast Du die folgenden Optionen:
Dokument als exportiert markieren
Mit dieser Option kannst Du das Dokument als exportiert markieren. Du solltest diese Schaltfläche nur verwenden, wenn Du sichergestellt hast, dass die Spese oder Rechnung korrekt in Dein Finance-System importiert wurde.
Wenn ein Exportauftrag als exportiert markiert wird, aktualisiert Yokoy den Posten auf den Status Exportiert und ändert den Status des Exportauftrags von In Bearbeitung (Warteschleife) auf Abgeschlossen. Bei Spesen wird der Transaktionsstatus ebenfalls aktualisiert, wenn es Transaktionen gibt, die mit dem Spesenbeleg in Verbindung stehen.
Du kannst alle Spesen als exportiert markieren, die aktuell exportiert werden oder noch nicht exportiert wurden (d. h. bei denen Du den Exportvorgang noch nicht gestartet hast). Bei Rechnungen können nur solche als exportiert markiert werden, die bereits in einen Exportvorgang einbezogen wurden. Rechnungen, die noch nicht exportiert wurden, können nicht als exportiert markiert werden.
Um eine Spese als exportiert zu markieren, wähle die Spese aus und klicke dann auf Als exportiert markieren.
Zur Bestätigung kannst Du einen Kommentar eingeben, bevor Du auf Als exportiert markieren klickst. Dieser Kommentar wird in die Historie der Spese oder Rechnung aufgenommen.
✏️ Hinweis
Wenn Du ein Dokument fälschlicherweise als exportiert markierst, aber feststellst, dass es das Zielsystem nicht erreicht hat, kannst Du das Dokument in Yokoy zurücksetzen und erneut exportieren. Achte jedoch darauf, dass die Daten nicht noch zur Übertragung ausstehen, um doppelte Informationen zu vermeiden.
Export abbrechen
Du kannst damit alle laufenden Exportaufträge stoppen und verhindern, dass die Spesen oder Rechnungen exportiert werden, sowie alle im Exportauftrag enthaltenen Dokumente zurückholen. Diese Funktion löst keine Probleme, die sich aus Exportaufträgen ergeben, bei denen die exportierten Spesen oder Rechnungen noch nicht im externen System eingegangen sind.
Wenn Du einen Export abbrichst, ändert Yokoy den Status aller im Exportauftrag enthaltenen Dokumente zurück auf Bereit für Export. Diese Dokumente werden erst wieder für den Export verwendet, wenn Du versuchst, sie erneut zu exportieren.
Diese Option solltest Du nur verwenden, wenn die Spesen oder Rechnungen noch nicht in Dein Finanzsystem übertragen wurden und sich noch nicht im Importprozess in das externe System befinden.
🚧 Vorsicht
Der Abbruch des Exports hält die Exportwarteschlange nicht an. Wir empfehlen Dir, Dein Finance-System zu überprüfen, da der Auftrag möglicherweise bereits in die Warteschlange für den Import gestellt wurde. Wenn Du einen laufenden Exportauftrag abbrichst und neu startest, kann es zu Doppelbuchungen kommen.
Es wird empfohlen, dass Du mindestens 1 Stunde wartest, bevor Du diese Funktion ausführst. Um einen Exportauftrag abzubrechen, wähle einen Exportauftrag aus und klicke auf Export abbrechen.
Um den Abbruch zu bestätigen, musst Du einen Kommentar eingeben, bevor Du auf Export abbrechen klickst.
Diese Kommentare werden nicht in der Spesen- oder Rechnungshistorie angezeigt. Du kannst jedoch ein Protokoll dieser Kommentare anfordern, indem Du Yokoy Support kontaktierst.
💡 Tipp
Wenn Du einen Exportauftrag abbrichst, wird der Status des Exportauftrags im Export Log (Finance > Export Log) auf Abgeschlossen geändert, obwohl die Berichte nicht exportiert wurden.