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Der Yokoy Standard-Spesenexport ist ein standardisierter Export von Buchungsdaten, die aus genehmigten Spesen generiert werden. Die in der Exportdatei enthaltenen Daten hängen von der Konfiguration Deiner Firma ab und können anhand von Datenattributen nach Deinen spezifischen Anforderungen konfiguriert werden. Die Datei kann folgende zusätzliche Datenattribute enthalten:
Daten zu Spesen
Daten zu Kategorien
Daten zu Kostenobjekten
Benutzerdaten
Daten zu Tags
Daten zu Firmenkarten
Daten zu Transaktionen
Die Dateiausgabe kann so konfiguriert werden, dass das Standard-Exportverhalten geändert wird, um Dateiname, Format, Datums- und Betragsformat sowie die Steuerbehandlung und andere Umwandlungen festzulegen.
Spend-Export-Datei erstellen
Um Yokoy so zu konfigurieren, dass alle Spesendaten im Spend-Export-Dateiformat exportiert werden (entweder manuell, wenn der Finanzbenutzer den Export ausführt, oder automatisch), gehe zu Admin > Integrationen und wähle unter dem Reiter Spesenexport die Option Ausgaben-Exportdatei aus. Bei Bedarf kannst du im Abschnitt Allgemeine Einstellungen eine spezifische Konfiguration vornehmen.
Spend-Export-Datei konfigurieren
Die Konfiguration der Spend-Export-Datei ist standardmäßig so eingerichtet, dass sie die am häufigsten verwendeten Einstellungen und eine vorgegebene Feldreihenfolge für die Standard-Spend-Datenfelder enthält. Du kannst das Verhalten der Spend-Export-Datei jedoch mithilfe verschiedener Konfigurationsoptionen anpassen – darunter Dateiname und -format, Daten- und Betragsformatierung, Steuersatzbehandlung sowie Feldreihenfolge.
Felder in der Exportdatei
Abhängig von der konfigurierten Buchungslogik (allgemeine Buchungslogik, Steuerbuchungslogik) kann Yokoy eine oder mehrere Zeilen pro Spese erzeugen:
Zeilentyp | Beschreibung |
Debit line (Sollzeile) | Eine pro Position in der Spese |
Tax line (Steuerzeile) | Eine pro Steuerposition der Einzelposition, sofern aktiviert |
Consolidated tax line (konsolidierte Steuerzeile) | Eine pro Steuerposition, wenn die Steuerbuchungslogik ( |
Credit line (Habenzeile) | Eine pro Buchungssatz (sofern nicht ausgeschlossen) |
Allgemeine Einstellungen
Der Abschnitt Allgemeine Einstellungen zeigt die am häufigsten verwendeten Optionen beim Einrichten der Spend-Exportdatei, wie Dateiname, Exportformat, Trennzeichen und Beschreibungsformat.
File name (Dateiname)
Export format (Exportformat)
Delimiter (Trennzeichen)
Amount separator (Dezimaltrennzeichen)
Date format (Datumsformat)
Description text format (Beschreibungstextformat)
Tax booking strategy (Steuerbuchungsstrategie)
Header language (Sprache der Spaltenüberschriften)
Diese Einstellungen sind vordefiniert, jedoch stellt Yokoy immer eine Fallback-Option sicher, damit die Datei korrekt generiert werden kann.
Dateiname
Optional. Bestimmt den Namen der Exportdatei. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Standardoption (yokoyStandardExport_payments) als Dateiname verwendet. Verwenden Sie keine Bindestriche (-), Punkte (.), Kommas (,), Doppelpunkte (:) oder Semikolons (;). Du kannst folgende Platzhalter verwenden, um den Dateinamen der Exportdatei zu definieren:
{{legalEntityName}}: Der Dateiname enthält den Namen der Gesellschaft (des Unternehmens).{{legalEntityId}}: Der Dateiname enthält die ID der Gesellschaft.{{exportId}}: Der Dateiname enthält die Export-ID.{{YYYYMMDD_HHMMSS}}: Der Dateiname enthält das Datum in genau diesem Format.{{date}}: Der Dateiname enthält das Datum im Format yyyy-mm-dd.{{timestamp}}: Der Dateiname enthält den Zeitstempel.freetext: Der Dateiname enthält frei definierbaren Text (keine Sonderzeichen).
✏️ Hinweis
Standardmäßig fügt Yokoy den Zeitstempel immer am Anfang des Dateinamens hinzu. Wenn Du den Zeitstempel an einer anderen Stelle im Dateinamen platzieren möchtest, musst Du in den SFTP-Export-Einstellungen die Option Overwrite (Überschreiben) aktivieren. Das ist nur relevant, wenn der Export über SFTP erfolgt.
Hier findest Du ein Beispiel, in dem alle Platzhalter im Dateinamen enthalten sind:
Und dies ist der daraus resultierende Dateiname:
Export format
Erforderlich. Bestimmt das Ausgabeformat. Es kann entweder XLS oder CSV sein. Das ausgewählte Format wird als Dateiendung verwendet, z. B. yokoyStandardExport_payments.csv.
Delimiter
Erforderlich. Bestimmt das Trennzeichen für CSV- und XLS-Dateien. Folgende Zeichen können als Trennzeichen verwendet werden:
.(Punkt),(Komma);(Semikolon)|(Pipe-Symbol)'(Apostroph)"(gerades Anführungszeichen)Amount separator
Erforderlich. Bestimmt das verwendete Dezimaltrennzeichen. Es kann entweder ein Punkt (.) wie in 100.00 oder ein Komma (,) wie in 100,00 verwendet werden.
Amount separator
Erforderlich. Legt fest, welches Dezimaltrennzeichen verwendet wird. Du kannst entweder Punkt (.) wie in 100.00 oder Komma (,) wie in 100,00 verwenden.
Date format
Optional. Legt das Format der Datumsangaben in der Exportdatei fest.
Optionen | Fallback |
'DD.MM.YYYY', | 'YYYY-MM-DD' |
Description text format
Optional. Legt das Format der Beschreibungsspalte fest. Mögliche Optionen:
First Name Last Name Description
Merchant
Card Number Merchant
Wenn nichts ausgewählt wird, verwendet Yokoy standardmäßig Merchant.
Tax booking strategy
Erforderlich. Bestimmt, wie die Steuer gebucht werden soll. Drei Optionen sind möglich:
Tax lines for each debit line – Für jede Sollzeile mit Steuer wird eine separate Steuerzeile erzeugt.
Consolidated tax amounts – Es werden die bereits vorhandenen Steuerzeilen der Spese generiert.
Exclude tax lines – Es werden keine Steuerzeilen generiert.
Header language
Optional. Legt die Sprache der Spaltennamen in der Exportdatei fest. Mögliche Optionen:
Deutsch
Deutsch (CH)
Englisch (US)
Englisch (GB)
Spanisch
Französisch
Italienisch
Niederländisch
Chinesisch (ZH)
Wenn keine Sprache ausgewählt wird, verwendet Yokoy standardmäßig Englisch (US).
Advanced settings
Die erweiterten Einstellungen bieten zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten für Integrationen mit spezifischeren oder komplexeren Anforderungen. Sie ermöglichen eine größere Anpassung über die Standardkonfiguration hinaus.
Die Einstellungen sind in drei Bereiche unterteilt:
Transformations: Legt fest, ob Daten, die aus Yokoy exportiert werden, transformiert werden sollen.
General booking strategy (Allgemeine Buchungsstrategie): Bestimmt, wie Spesendaten gebucht werden sollen.
Tax booking logic (Steuerbuchungslogik): Legt fest, wie Steuern gebucht werden.
Expense ID
Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei eine Kopfzeile (Spaltennamen).
Du kannst jedoch wählen, die Kopfzeile nicht zu exportieren, indem Du dieses Kontrollkästchen aktivierst.
Exclude header
Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei eine Kopfzeile (Spaltennamen).
Du kannst jedoch wählen, die Kopfzeile nicht zu exportieren, indem Du dieses Kontrollkästchen aktivierst.
GL account
Optional. Legt fest, wie bei Firmenkarten-Transaktionen vorzugehen ist, die dem Mitarbeiter belastet werden, wenn der Benutzer die Transaktion auswählt und eine private Kategorie hinzufügt (Kontrollkästchen Charge to employee (only Company card)).
Exclude credit line booking
Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei sowohl Kredit- als auch Debitzeilen. Du kannst jedoch wählen, die Kreditzeilen nicht zu exportieren, indem Du dieses Kontrollkästchen aktivierst.
Tax code for 0%
Optional. Wenn Du möchtest, dass Spesen ohne Steuer automatisch einem bestimmten Steuercode zugeordnet werden, kannst Du diesen spezifischen Steuercode in dieses Feld eintragen.
Export tax amount as base tax amount on top line item
Optional. Der Steuerbetrag wird in der Spalte Base Tax Amount Net angezeigt, anstatt diese leer zu lassen.
Exclude tax code
Optional. Standardmäßig enthält die Exportdatei alle relevanten Steuercodes.
Du kannst jedoch wählen, die Steuercodes nicht zu exportieren, indem Du dieses Kontrollkästchen aktivierst.
Export tax rate as zero instead of empty
Optional. Standardmäßig werden Steuerbeträge von 0 als leer exportiert.
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird stattdessen 0 exportiert.
Use country-specific 0 VAT rate
Optional. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird standardmäßig die Option Steuercode für 0 % verwendet.
Data fields
Die Spend-Exportdatei verwendet eine standardmäßige Reihenfolge der Felder. Du kannst die Reihenfolge jedoch nach Bedarf anpassen.
Wenn Du auf Edit klickst, kannst Du: die Reihenfolge der angezeigten Felder ändern, die Zeilenposition festlegen oder Felder entfernen.
Du kannst der Spend-Exportdatei zusätzliche Daten hinzufügen, indem Du auf Datenfeld hinzufügen (Add data field) klickst.
Die Dropdown-Liste zeigt alle zusätzlichen Felder an, die Du der Exportdatei hinzufügen kannst – gruppiert nach Konzepten:
default data (also die am häufigsten benötigten Felder)
expense data
cost object data
user data
category data
tax item data
transaction data
trip data
company data
corporate card data
line data
Weitere Informationen zu den Datenfeldern, die Du in die Spend-Exportdatei integrieren kannst, findest Du unter Datenfelder für die Spend-Exportdatei von Spesen.
Nachdem Du das Feld ausgewählt hast, kannst Du einen spezifischen Label-Namen für dieses Datenfeld vergeben, die Reihenfolge des Feldes in der Datei festlegen und die Zeilenposition bestimmen.
Zeilenposition
Jede Spese wird in eine oder mehrere Sollzeilen (abhängig von Kostenobjekten, Steuern und Kategorien), Steuerzeilen (falls in der Konfiguration aktiviert) und eine Habenzeile aufgeteilt. Du kannst festlegen, ob die Daten in jeder Zeile angezeigt werden sollen oder nur in bestimmten Zeilen:
Position | Beschreibung |
Show on every line | Wird in allen Zeilentypen angezeigt (Haben, Soll, Steuer) |
Show on debit | Wird nur in Sollzeilen angezeigt (einschließlich Soll-, Steuer- und konsolidierter Steuerzeilen) |
Show on credit | Wird nur in Habenzeilen angezeigt |
Wenn keine Zeilenposition angegeben ist, wird die Information in allen Zeilen hinzugefügt.
Standarddatenfelder der Spend-Exportdatei
Standardmäßig enthält die Spend-Exportdatei für Spesen die folgenden Felder:
Expense ID (Spesen-ID)
Posting date (Veröffentlichungsdatum)
Expense date (Spesendatum)
GL account (GL-Konto)
Description (Beschreibung)
Transaction type (Transaktionsart)
Amount (Betrag)
Debit amount (Debit-Betrag)
Credit amount (Kredit-Betrag)
Base tax amount net (Grundsteuerbetrag netto)
Currency (Währung)
Cost object code (Kostenobjekt-Code)
Tax code (MWST-Code)
Last name (Nachname)
First name (Vorname)
Expense ID
Eindeutige ID, die von Yokoy automatisch für jede Spese erstellt wird. Es handelt sich um einen alphanumerischen Wert mit 9–12 Zeichen.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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Posting date
Datum, an dem die Spese exportiert wird. Beim Erstellen der Spese wird das Buchungsdatum auf das Spesendatum gesetzt. Im Schritt vor dem Export kannst Du das frühstmögliche Buchungsdatum festlegen. Standardmäßig wird das Format YYYY-MM-DD verwendet, falls keine Option im Dropdown Select date format ausgewählt wurde.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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Expense date
Datum der Spese. Standardmäßig wird das Format YYYY-MM-DD verwendet, wenn im Dropdown-Menü Select date format keine andere Option ausgewählt wurde.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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GL account
Hängt vom Zeilentyp ab:
Credit line: Bei Kartentransaktionen das Kartenkonto (Account (ERP)* von der Karte). Bei privat gezahlten Spesen das persönliche Konto des Mitarbeiters (Mitarbeiterkonto (ERP)).
Debit line: Kategorienkonto (Account (ERP)* aus der Kategorie).
Tax lines: Konto aus der Steuer (Account (ERP)* aus dem Steuersatz).
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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Description
Es sind drei Optionen möglich:
First Name Last Name (vom Benutzer) + Merchant (Beschreibung der Spese)
Merchant (Beschreibung der Spese)
Card Number Merchant (wenn Zahlungsmethode Firmenkreditkarte, sonst Merchant)
Standardmäßig wird, wenn keine Option ausgewählt ist, Merchant als Beschreibung verwendet.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
Transaction type
Gibt den Transaktionstyp an. Bei Gutschriften (Credit Notes) werden CREDIT und DEBIT vertauscht.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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Amount
Hängt vom Zeilentyp ab:
Credit: Gesamtsumme der Spese
Debit: Bruttobetrag jeder Sollzeile
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
|
| Leer | Leer |
Debit amount
Im Fall von konsolidierten Steuerbeträgen, Credit- und Debit-Zeilen werden bei Gutschriften (Credit Notes) der Debit-Betrag und der Credit-Betrag vertauscht.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
Leer |
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Credit amount
Credit-Betrag der Spese.
Credit line | Debit line | VAT lines for each debit line option | Consolidated tax amounts |
| Leer | Leer | Leer |
Base tax amount net
Im Fall von Sollzeilen wird, wenn die Option Steuerbetrag als Grundsteuerbetrag im obersten Einzelposten exportieren aktiviert ist, der Wert taxItem.amount oder 0 angezeigt.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
Leer | Leer |
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Währung
Hängt vom Typ der Spese ab:
Privat bezahlte Spesen:
Umrechnung in die Unternehmenswährung (alle Spesen werden in die Unternehmenswährung konvertiert)
Umrechnung in die Währung des Mitarbeitenden (alle Spesen werden in die Mitarbeiterwährung konvertiert; falls keine Währung für den Mitarbeitenden festgelegt ist, wird als Fallback die Unternehmenswährung verwendet)
Originalwährung (ursprüngliche Spesenwährung)
Spesen mit Firmenkreditkarte:
Umrechnung in die Kreditkartenwährung (die Spesen werden in die Währung der Kreditkarte konvertiert)
Transaktionswährung (die Spesen bleiben in der Transaktionswährung)
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
Währung abhängig von der gewählten Buchungswährungsstrategie. | Währung abhängig von der gewählten Buchungswährungsstrategie. | Währung abhängig von der gewählten Buchungswährungsstrategie. | Währung abhängig von der gewählten Buchungswährungsstrategie. |
Cost object code
Ein Kostenobjekt ist eine hierarchische Struktur, der innerhalb eines Unternehmens anfallende Kosten zugeordnet werden können. Ein Kostenobjekt kann den Genehmigungsprozess für die Spesen eines Benutzers bestimmen, sofern das für Dein Unternehmen eingerichtet ist. Code (ERP)* ist der hier angegebene Wert.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
Leer |
| Leer | Leer |
Tax code
MwSt. (Mehrwertsteuer) ist eine Steuer auf Waren und Dienstleistungen, die von Unternehmen und Verbrauchern gezahlt wird. Der Steuersatz hängt vom Land sowie von den tatsächlich erworbenen Waren oder Dienstleistungen ab. Daher kann es Waren/Dienstleistungen geben, die von der MwSt. befreit sind oder einem niedrigen, mittleren oder hohen Steuersatz unterliegen.
Im Fall von MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile oder einer Sollzeile, wenn keine Steuer auf die Position anfällt, wird standardmäßig der Steuercode für 0 % verwendet.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
empty |
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Last Name
Nachname des Benutzers.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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First Name
Vorname des Benutzers.
Credit line (Habenzeile) | Debit line (Sollzeile) | VAT lines for each debit line option (MwSt.-Zeilen für jede Sollzeile) | Consolidated tax amounts (Konsolidierte Steuerbeträge) |
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