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Unter Finance > Analytics kannst Du Berichte mit Analysen zu den Ausgaben Deines Unternehmens erstellen, die eine Aufschlüsselung der Spesen nach Ländern, Submittern und mehr enthalten. Du kannst einen Bericht von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende Vorlage verwenden, um Daten zu extrahieren.
Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen, um bestimmte Anwendungsfälle von Transaktionsdaten zu analysieren:
Anwendungsfall 1: Bericht über nicht gematchte Transaktionen
Anwendungsfall 2: Bericht über Kartenausgaben
💡 Tipp
Möchtest Du einen Bericht für Spesen erstellen oder Rechnungen analysieren?
Anwendungsfall 1: Bericht über nicht gematchte Transaktionen
Wenn Du einen Überblick über alle noch nicht gematchten Transaktionen aus einem bestimmten Zeitraum erhalten möchtest, kannst Du einen Bericht als Grundlage für weitere Analysen und Buchhaltung erstellen.
Um dies zu tun:
Wähle unter Auswahl der Zeitspanne den Datumsbereich aus. In diesem Beispiel möchtest Du Dich auf nicht gematchte Kartentransaktionen aus den letzten drei Monaten zwischen dem 1. Januar 2024 und dem 31. März 2024 konzentrieren. Da einige Transaktionen nur wenige Tage nach ihrem Auftreten in Yokoy importiert werden, wird eine Woche Spielraum hinzugefügt, so dass der Zeitrahmen auf den 1. Januar 2024 bis 7. April 2024 festgelegt wird.
In Anwendung von Filterkriterien verfeinern wir unsere Daten, indem wir den Status als Nicht matched filtern. Da nicht gematchte Transaktionen keine zugehörigen Spesen haben, lässt Du den Spesen-Status leer.
Unter Definition der Berichtsstruktur wählst Du Deine bevorzugte Berichtswährung und Berichtssprache aus. In diesem Anwendungsfall ist der Diagrammtyp nicht wichtig, da das Hauptziel darin besteht, einen umfassenden Überblick über die nicht gematchten Transaktionen zu erstellen, die idealerweise in Form einer Tabelle angezeigt werden.
Wähle die relevanten Daten aus, um nicht gematchte Transaktionen mit dem entsprechenden Submitter und Betrag zu identifizieren. Ziehe dazu die folgenden Datenfelder in das Feld Zeilen:
Transaktion-ID
Firmenkarte - Name
Ursprünglicher Betrag
Ursprüngliche Währung
Status
Da Du eine Liste relevanter Daten erstellen willst, ohne sie zu analysieren, lass das Feld Spalten leer und lass Werte (aggregiert) unverändert.
Klicke jetzt auf Bericht generieren, um Deine Einstellungen zu bestätigen.
Um die Informationen anzuzeigen, klicke auf das Download-Symbol im Bereich Ergebnisse. Es wird automatisch eine Excel-Tabelle erstellt und in Deinen Downloads gespeichert. In der Tabelle sind die ausgewählten Daten entsprechend Deiner vorherigen Auswahl in Zeilen und Spalten angeordnet.
Anwendungsfall 2: Bericht über Kartenausgaben
Wenn Du einen Überblick über die Ausgaben, sortiert nach Unternehmenskarte, erhalten möchtest, kannst Du mit der folgenden Anleitung einen entsprechenden Bericht einrichten.
Um dies zu tun:
Wähle unter Auswahl der Zeitspanne den Datumsbereich aus. Da zwischen dem Datum, an dem eine Transaktion erfolgt, und dem Zeitpunkt, an dem sie in Yokoy importiert wird, eine gewisse Zeit vergehen kann, solltest du den Datumsbereich um ein paar Tage erweitern.
In Anwendung von Filterkriterien solltest Du die Daten nicht verfeinern, da Du alle Kartenausgaben unabhängig vom Status erhalten möchtest.
Unter Definition der Berichtsstruktur wählst Du Deine bevorzugte Berichtswährung und Berichtssprache. In diesem Anwendungsfall solltest Du den Diagrammtyp Säulendiagramm verwenden, da er einen einfachen Überblick über die Ausgaben pro Unternehmenskarte bietet.
Wähle die relevanten Daten zur Identifizierung der Ausgaben pro Unternehmenskarte aus. Füge dazu Unternehmenskarte - PAN in das Feld Zeilen und Unternehmenskarte - Name in das Feld Spalten ein. Lass die Werte (aggregiert) unverändert.
Klicke jetzt auf Bericht generieren, um Deine Einstellungen zu bestätigen.
Im Abschnitt Ergebnisse siehst du die Kartenausgaben pro Unternehmenskarte, aufgeteilt in Spalten nach dem Kartennamen. Um den genauen Betrag zu sehen, fahre mit dem Mauszeiger über die Spalte, die du sehen möchtest.
Um die Informationen anzuzeigen, klicke auf das Download-Symbol im Bereich Ergebnisse. Es wird automatisch eine Excel-Tabelle erstellt und in Deinen Downloads gespeichert. In der Tabelle sind die ausgewählten Daten entsprechend Deiner vorherigen Auswahl in Zeilen und Spalten angeordnet.