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Unter Finance > Analytics kannst Du Berichte mit Analysen zu den Ausgaben Deines Unternehmens erstellen, die eine Aufschlüsselung der Spesen nach Ländern, Submittern und mehr enthalten. Du kannst einen Bericht von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende Vorlage verwenden, um Daten zu extrahieren.
Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen, um bestimmte Anwendungsfälle von Spesen zu analysieren:
Anwendungsfall 1: Analyse der Spesen nach Land
Anwendungsfall 2: Erstelle eine umfassende Spesenbericht
💡 Tipp
Möchtest Du einen Bericht für Kartentransaktionen erstellen oder Rechnungen analysieren?
Anwendungsfall 1: Analyse der Spesen nach Land
Mit Yokoy Analytics kannst Du ganz einfach die aggregierten Spesenwerte nach Land über einen bestimmten Zeitraum hinweg anzeigen.
Um dies zu tun:
Wähle unter Auswahl der Zeitspanne den Datumsbereich aus. In diesem Beispiel möchtest du alle Spesen extrahieren, die zwischen dem 1. August 2022 und dem 20. September 2023 eingereicht wurden.
In Anwendung von Filterkriterien verfeinerst Du Deine Daten, indem Du verschiedene Filterkriterien anwendest. Hier möchtest du alle Mitarbeiter und Kostenobjekte anzeigen. Die Standardeinstellungen für den Status werden beibehalten.
Unter Definition der Berichtsstruktur wählst Du ein Säulendiagramm aus, um die Spesen des Unternehmens nach Ländern zu visualisieren. Die Berichtswährung ist CHF und die Sprache für die Spesen ist Englisch.
Wähle jetzt die gewünschten Datenfelder als Basis für die Analyse aus. Da das Land, in dem die Spesen getätigt wurden, die Einheit ist, die uns interessiert, wählen wir dieses Datenfeld aus der Liste aus und ziehen es in das Feld Spalten. Im Feld Zeilen platzieren wir die Datenfelder Mitarbeitername und Kostenobjekt-Name für eine genauere Analyse der Spesen.
Zum Schluss wählst Du in der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) die Option Gesamtbetrag (Berichtswährung) aus, um alle Spesenberichte einschließlich Steuern anzuzeigen.
Klicke jetzt auf Bericht generieren, um Deine Einstellungen zu bestätigen.
In der Sektion Ergebnisse siehst Du jetzt die aggregierten Spesenwerte verteilt auf die beiden Länder Schweiz und Deutschland. Zusätzlich wurden für jeden Mitarbeiter und jedes Kostenobjekt separate Kategorien erstellt, um diese nach Ländern zu vergleichen.
Wenn Du auf das Download-Symbol im Bereich Ergebnisse klickst, wird automatisch eine Excel-Tabelle erstellt und in Deinen Downloads gespeichert.
In der Tabelle sind die Daten entsprechend Deiner vorherigen Auswahl in Zeilen und Spalten angeordnet. In den beiden Spalten für das Spesenland, findest Du die aggregierten Werte der Spesenberichte, sortiert nach Mitarbeitername und Kostenobjekt-Name. Du kannst diese Daten in eine Pivot-Tabelle umwandeln, um sie leichter auszuwerten.
Anwendungsfall 2: Erstelle eine umfassenden Bericht
Vielleicht möchtest Du einen umfassenden Bericht erstellen, der Dir einen Überblick über alle Rohdaten der Spesen gibt, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verarbeitet wurden. Du kannst diesen als Grundlage für weitere Analysen verwenden.
Um dies zu tun:
Wähle unter Auswahl der Zeitspanne alle Spesen aus, die zwischen dem 1. August 2022 und dem 20. September 2023 eingereicht wurden.
In Anwendung von Filterkriterien verfeinerst Du Deine Daten, indem Du verschiedene Filterkriterien anwendest. Hier möchtest du alle Mitarbeiter und Kostenobjekte anzeigen. Die Standardeinstellungen für den Status werden beibehalten.
Bei der Definition der Berichtsstruktur ist die Art des Diagramms nicht wichtig, da das Hauptziel darin besteht, einen umfassenden Bericht zu erstellen, der idealerweise in Form einer Tabelle dargestellt wird.
Wähle die erforderlichen Datenfelder als Grundlage für die Analyse aus. In diesem Beispiel betrachten wir die folgenden Datenfelder als relevant und ziehen sie daher in das Feld Zeilen:
Mitarbeitername
Spesen-Datum
Land
Kostenobjekt - Name
Kategorie - Name
Zahlungsmethode
Genehmigt von (Namen)
Endgültiges Genehmigungsdatum
Prüfungsdatum
Gesamtbetrag (Belegwährung)
Da Dein Ziel darin besteht, eine Liste mit relevanten Rohdaten zu erstellen, ohne sie zu analysieren, bleibt das Feld Spalten leer.
Wähle in der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) den Gesamtbetrag (Berichtswährung) aus, da Du die Beträge der Steuern für die Spesen in diesem Beispiel nicht ausweisen willst.
Klicke jetzt auf Bericht generieren, um Deine Einstellungen zu bestätigen.
Um die Informationen anzuzeigen, klicke auf das Download-Symbol im Bereich Ergebnisse. Es wird automatisch eine Excel-Tabelle erstellt und in Deinen Downloads gespeichert. In der Tabelle sind die ausgewählten Rohdaten entsprechend Deiner vorherigen Auswahl in Zeilen und Spalten angeordnet.
