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In der Regel werden Firmenkartentransaktionen automatisch mit Spesenberichten gematched. Jedoch ist es aus verschiedenen Gründen sinnvoll, Dir selbst einen Überblick über alle Transaktionen und Firmenkartenspesen zu verschaffen. Dies kannst Du im Finance > Kartentransaktionen Menü tun.
Innerhalb dieses Menüs kannst Du Filterfunktionen anwenden, um die Transaktionen, welche Du überprüfen möchtest, einzugrenzen, sowohl wie einen Überblick über die zugehörigen Firmenkartenspesen gewinnen.
Transaktionen
Um die Transaktionsdaten Deiner Firma zu filtern, wähle zuerst die Firma aus, für welche Du die Transaktionen überprüfen möchtest. Wähle dann Transaktionen, um verschiedene Filter auf die Transaktionsdaten Deiner Firma anzuwenden.
Du kannst jetzt die Transaktionen anhand mehrerer Kriterien filtern. Diese sind:
Firmenkarte: Wähle, ob Du alle Kartendaten der Firma oder nur die einer bestimmten Karte filtern möchtest.
Auszug: Wähle, ob Du die Daten nach allen importierten Kartenabrechnungen oder nach einer bestimmten Abrechnung filtern möchtest.
Status: Wähle, ob Du die Daten nach allen Status oder nach einem bestimmten Status filtern möchtest. Die Status bedeuten:
Fehlender Spesenbeleg: Die Transaktion muss noch mit einer Spesenabrechnung gematched werden. Diese Option ist für die manuelle Reconciliation relevant.
Fehlende Genehmigung/Prüfung: Die Transaktion wurde mit einer Spesenabrechnung gematched, aber die Spesenabrechnung hat den Genehmigungsprozess noch nicht durchlaufen.
Bereit für den Export: Die Transaktion wurde mit einer Spesenabrechnung gematched, welche für den Export in Dein Buchungssystem genehmigt wurde.
Um nach dem Zeitraum zu filtern, gebe den Beginn des Zeitraums in das Von-Feld ein, und das Ende des Zeitraums in das Bis-Feld. Du kannst auch direkt auf das Kalendersymbol klicken, um die Daten direkt aus einem Kalender auswählen zu können.
✏️ Hinweis
Da das Importdatum einer in Yokoy erfassten Kartentransaktion leicht von dem Datum der Kartentransaktion auf der Kartenabrechnung der Bank abweichen kann, stelle bitte sicher, dass Du die Zeitspanne in diesem Abschnitt um ein paar Tage erweiterst.
Jetzt kannst Du Deine Daten filtern, um Dir einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Transaktionen möglicherweise von Dir manuell gematched werden müssen. Das Matching kann durchgeführt werden, indem Du auf die Transaktion klickst und die anwendbare Matching-Strategie auswählst.
Spesen Firmenkarten
Um Deine Firmenkartenspesen zu filtern, wähle Auslagen Firmenkarten unterhalb der Firma.
Die in diesem Menü enthaltenen Spesenberichte sind alle die, welche als mit Firmenkarte bezahlt markiert wurden. Du kannst diese Spesenabrechnungen dann nach verschiedenen Kriterien filtern. Diese sind:
Matching-Status: Wähle aus, ob Du die Spesen danach filtern wollen, ob sie gematched wurden oder nicht, oder deaktiviere die Auswahl, um alle Firmenkartenspesen anzuzeigen. Standardmässig ist diese Option auf Not matched eingestellt.
Mitarbeiter/in: Wähle aus, ob Du die Spesen nach allen Mitarbeitenden oder nach einem bestimmten Mitarbeitenden filtern möchtest.
Status (Spese): Wähle aus, ob Du die Spesen nach allen Status oder nach einem bestimmten Status filtern möchtest. Die Status sind:
Entwurf: Eine Spesenabrechnung wurde erstellt, aber entweder noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgerufen
Zur Korrektur: Die Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungsprozesses zur Korrektur an den Submitter zurückgeschickt
In Genehmigung: Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und an den Genehmigenden weitergeleitet
In Prüfung: Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und zur Überprüfung an das Finance-Team weitergeleitet
Bereit für Export (Firmenkartenaufwand): Die Spesenabrechnung wurde vollständig geprüft, aber möglicherweise noch nicht mit einer Transaktion gematched.
Exportiert (Firmenkartenaufwand): Die Spesenabrechnung wurde vollständig geprüft, gematched und exportiert.
Firmenkarte: Wähle, ob Du alle Kartendaten der Firma oder nur die einer bestimmten Karte filtern möchtest.
Jetzt kannst Du Deine Daten filtern, um einen gezielten Überblick über alle vergangenen Firmenkartenausgaben zu erhalten.
💡 Tipp
Du kannst auch einen detaillierten Bericht über diese Firmendaten erstellen, indem Du die Analytics-Funktion des Finance Menüs verwendest. Weitere Informationen hierzu findest Du in diesem Artikel.