🌐 Web | 👤 Submitter
Mit der Unterstützungsfunktion kannst Du Spesen, Reisen und Transaktionen im Namen anderer Personen verwalten. Als Assistent kannst Du Spesen- und Reiseberichte für die Person, die Du unterstützt, erstellen, einreichen und zurückrufen. Außerdem kannst Du den Transaktionsabgleich überprüfen und Transaktionen bei Bedarf manuell den entsprechenden Spesen zuordnen.
Du wurdest als Assistent für Spesen zugewiesen, wenn Du den Menüpunkt Submitter > Assistenz siehst.
💡 Tipp
Du möchtest jemandem erlauben, Deine Spesen zu verwalten?
Spesen mit der Unterstützungsfunktion verwalten
Um mit der Verwaltung der Spesen der Person zu beginnen, die Du unterstützen darfst, gehe zu Submitter > Assistenz.
Wähle im Dropdown-Menü Mitarbeiter die Person aus, deren Spesen Du Sie verwalten möchtest.
Sobald Du die Person ausgewählt hast, siehst Du eine Übersicht über deren Spesen – mit speziellen Registerkarten für Einzelspesen, Reisespesen und Kartentransaktionen.
Die Spesen und Reisen sind in die Kategorien Neu, Eingereicht und Exportiert unterteilt, damit Du schnell erkennen kannst, bei welchen Berichten Handlungsbedarf besteht.
Kartentransaktionen sind in die Kategorien Neue Transaktionen (zu bearbeiten) und Neue Transaktionen (bearbeitet) unterteilt, sodass Du erkennen kannst, welche Transaktionen noch mit der entsprechenden Spese abgeglichen werden müssen.
Du siehst außerdem Optionen, um neue Spesen im Namen der anderen Person zu erstellen.
Du kannst nun Spesen sowie Reisespesen erstellen, einreichen oder zurückrufen,
als wären es Deine Eigenen, und auch den Abgleich von Transaktionen verwalten.
🚧 Vorsicht
Verwende ausschließlich die Optionen in der Unterstützungsansicht.
Wenn Sie die identischen Symbole in der Seitenleiste verwenden, wird die Ausgabe als Ihre eigene erstellt.
✏️ Note
Wenn Du in der Unterstützungsansicht keine exportierten Spesen siehst, wende Dich an Deinen Firmenadministrator. Dieser kann Dir im Bereich Compliance (Admin > Firmeneinstellungen) die entsprechenden Berechtigungen geben.
Rechnungen für jemand anderen verwalten
Um Rechnungen im Namen einer anderen Person einzureichen, gehe zu Submitter > Rechnungen. Dort kannst Du alle Rechnungen sehen, die entweder Du selbst hochgeladen hast oder die von der Person hochgeladen wurden, die Du unterstützt.
Beispiel: Ohne die Berechtigungen des Delegierten des Submitters siehst Du nur Rechnungen, bei denen Du selbst als Einreicher ausgewählt wurdest.
Sobald Du die Berechtigungen des Delegierten des Submitters für eine andere Person erhältst, wirst Du automatisch als gemeinsamer Submitter zu allen Rechnungen dieser Person hinzugefügt. Im Gegensatz zum Weiterleiten einer Rechnung an einen anderen Submitter kannst Du dann alle Rechnungen in der Rechnungsübersicht einsehen.
Um eine neue Rechnung im Namen einer anderen Person hochzuladen, füge die Rechnung wie gewohnt hinzu, als wäre es Deine eigene, und wähle anschließend im Feld Submitter die entsprechende Person aus.
Für ähnliche Artikel über die Aufgaben, die ein Assistent im Namen anderer Benutzer ausführen kann, siehe: